1. Відсутність вітання
Туристичний ваучер ви пишете не для задоволення, вам щось потрібно від адресата. Тому правильно почати його з акту ввічливості - вітання. Обходитися без нього - все одно що відкривати двері в чужій кабінет ногою.
Як не треба
Краще так
2. Фраза «Доброго времени суток»
Якщо ви пишете ділове лист не прямо з двохтисячних років, то вибирайте більш сучасні формулювання. Неважливо, що ви не можете передбачити, коли саме співрозмовник прочитає повідомлення. Варіант «добрий день» самий нейтральний, але можна використовувати і період, коли ви відправляєте лист. А «добрий час доби» залиште напівмертвих формами з минулого.
Як не треба
Краще так
3. Звернення з помилками
Дивно, як багато помилок можна зробити в такому короткому відрізку тексту. По-перше, багато хто сприйняв правило «звернення виділяється комами» буквально. Це породжує шедеври на зразок «Шановний, Антон Михайлович». Звернення - це не тільки ім'я, а й залежні від нього слова.
По-друге, уважно перевіряйте, як звуть адресата. Не називайте Алексєєв Олександрами, Марін Мариями і розшифровуйте ініціали.
Як не треба
Краще так
4. Скорочення і односкладові відповіді
Діловий стиль листування передбачає, що ви будете спілкуватися повними реченнями. У такого підходу є практична користь: співрозмовнику не доведеться здогадуватися, що ви мали на увазі, тому що ви розкриваєте всі нюанси і не даєте можливості тлумачити слова неправильно. А ваше «ОК» може означати що завгодно. До того ж скорочення економлять не так багато часу.
Як не треба
Краще так
5. Гумор і метафори
Візовий збір не повинно залишати простору для інтерпретацій. Всі слова вживаються в прямому значенні і не припускають різних тлумачень. Інакше чекайте додаткового витка листування, в якому ви будете з'ясовувати, хто що мав на увазі. І це може відняти чимало часу.
Як не треба
Краще так
6. Знаки оклику
Знаки оклику і в художніх текстах використовуються нечасто, тому що покликані виражати сильні почуття. Візовий збір - це не майданчик для експресії, навіть якщо вам дуже хочеться висловити співрозмовнику, що ви про нього думаєте.
Ви, може, нічого особливого не мали на увазі, але для співрозмовника знак оклику буде сигналом, що він, ймовірно, робить щось не так. Тому тримайте і почуття, і поєднання клавіш Shift + 1 під контролем. Вигук доречно тільки в зверненні.
Як не треба
Краще так
7. Велика кількість канцеляриту
Прагнення виражатися більш формально часто породжує монструозні конструкції, в яких вкрай важко розгледіти сенс. Не зловживайте складними оборотами і пишіть простіше.
Як не треба
Краще так
8. Caps Lock
Виділяти рядки великими літерами не варто. В інтернеті це все ще символізує крик. Нікому не подобається, коли на нього кричать. Щоб суть послання була ясна, просто пишіть зрозуміліше.
Як не треба
Краще так
9. Фраза «Заздалегідь дякую»
Спасибі, звичайно, в кишеню не покладеш, але дострокова подяку ставить співрозмовника в незручне становище. Вихована людина відчує себе зобов'язаним виконати ваше прохання, навіть якщо розумітиме, що не повинен цього робити. І ви запам'ятали тим, що підкидаєте проблем.
Якщо співрозмовника все-таки треба підстьобнути, краще опишіть, ніж йому вигідно відгукнутися на ваше прохання.
Як не треба
Краще так
10. Дивна тема листа або повна її відсутність
Відкривати незрозумілі листи небезпечно, тому послання без теми ризикує відправитися в спам. Природно, людина буде дуже злитися, коли виявить, що під словами «Зіна, гума» переховувався важливий документ від менеджера заводу з виробництва шин Зінаїди.
Як не треба
Краще так
11. Панібратство
Не варто відступати від ділового стилю, навіть якщо адресат - ваш кращий друг. По-перше, йому може знадобитися переслати лист начальнику або підрядникам. По-друге, лист може потрапити в треті руки випадково і скомпрометувати його, а заодно і вас.
По-третє, потрібно розмежовувати персональне і робоче. Не завжди корпоративні інтереси збігаються з особистими. Варто залишити собі поле для маневру, щоб зберегти дружні відносини, не йдучи на поступки в переговорах.
Як не треба
Краще так
12. Відсутність історії листування
Якщо ви активно спілкуєтеся з кимось в чаті, адресат в курсі, про що йде розмова, і легко може повернутися до початку діалогу, крутанув колесо миші. Але коли ви зрідка обмінюєтеся листами по електронній пошті, співрозмовник може забути, хто ви і що вам від нього треба.
Полегшите людині завдання: в одному абзаці нагадайте, про що йде мова.
Як не треба
Краще так
13. Невдале поводження з гілками листів
Поштові сервіси та агенти дозволяють працювати з гілками листів. Це дійсно корисний інструмент, якщо поводитися з ним правильно. Але виходить не у всіх.
Можливо, ви вже ставали жертвою масової розсилки, учасники якої відповідають не безпосередньо автору, а всім. В результаті нецікава вам бесіда переповнює поштову скриньку, а ви придумуєте кари тим, хто не може знайти потрібну кнопку. При цьому в загальний інфополе нерідко потрапляє інформація, не призначена для чужих очей.
У медалі є й зворотний бік: коли у важливій розмові один з учасників відповідає не всім, а кому-то одному. І одержувач змушений витрачати купу часу на пересилку листів, замість того щоб виконувати свою роботу.
Читайте також ????
- 12 речей, які дратують в листування
- 14 правил спілкування в месенджері
- 5 правил поведінки в соцмережах для співробітників компаній
