Head of HR Preply. Раніше працював в Wargaming, «СТБ», «Альфа-Банку». Більше 12 років в HR.
Темі адаптації співробітників, або, як її називають на Заході, onboarding, присвячено багато досліджень, статей, рекомендацій і навіть книг в стилі «Ваші перші 90 днів на новій роботі». Не буду перевантажувати вас згадками книг, статистикою, посиланнями і іншим, а відразу перейду до справи і дам кілька порад з мого 12-річного досвіду роботи в HR.
Адаптація не відбувається сама по собі
Який би крутий не був професіонал. Поширене переконання, що якщо ми беремо на роботу суперкруті профі, то він вже точно сам розбереться, що робити і як адаптуватися. Мовляв, це мало не ознака професіонала. Чи не адаптувався - значить, не профі. Наступний!
Насправді в кращому випадку адаптація затягнеться і співробітник вийде на повну потужність через 3-6 місяців (залежить від рівня позиції і складності посади). З якісної адаптацією цей термін скорочується вдвічі.
Скільки ви там платите вашому новому маркетинг-директору? 5 000 доларів на місяць? І як ви вважаєте, стоять ваші зусилля 15 000 доларів, які ви заощадите компанії? Агентствам за пошук кандидатів вам три зарплати платити шкода, а на адаптації ви їх легко втрачаєте?
Перший день критичний
Отже, ви зрозуміли, що адаптація - вкрай корисна штука. Що робити, куди бігти? Наймати терміново HR-менеджера, який займеться адаптацією ваших співробітників? Ні, спочатку заспокоїтися. 90% успіху адаптації закладені в перший робочий день, і керівнику під силу зробити це якісно самому. Але доведеться підготуватися.
документи
Переконайтеся, що до цього часу документи підписані (співробітники не люблять, коли підписання документів з компанією затягується на кілька днів). Краще зробити це заздалегідь, якщо можливо.
У «СТБ» ми, наприклад, висилали анкету кандидата, яку людина заповнювала вдома і надсилав нам. В «1С» у нас були шаблони всіх договорів, куди ми довантажувати анкету кандидата і за 5 хвилин друкували всі документи. Співробітникові не доведеться чекати, поки ваш кадровик набере його дані від руки.
У Preply ми взагалі підписуємо всі контракти в DocuSign, у нас навіть немає такого поняття, як піти до відділу кадрів. Людина висилає скан паспорта, ми вносимо в контракт, завантажуємо в DocuSign і висилаємо на підпис СЕО і співробітникові. Підпис цифрова, можна поставити навіть з телефону.
Робоче місце і необхідні доступи
Все учеткі повинні бути заведені: пошта, Slack та інше. Ми це робимо відразу після підписання контракту.
Перевірте, що комп'ютер готовий, стіл і стілець чекають господаря. Вишенька на торті - пакет новачка: ручка і блокнот з фірмовим логотипом, футболка, набір наклейок, стрічка для пропуску, значок компанії (бюджет - 10-15 доларів).
Знайомство з офісом і співробітниками
Співробітники повинні бути проінформовані. Якщо в компанії працює менше 100 осіб - пишемо в Slack, хто до нас приєднався, кидаємо посилання на профіль в LinkedIn (в Росії - на Facebook). Якщо в компанії більше 100 чоловік - робимо те ж саме, але тільки в межах департаменту (який теж до 100 осіб).
У перший день влаштуйте екскурсію по офісу: тут у нас кухня, тут туалет, тут переговорна (яку ми бронюємо ось так), куримо ми ось там, тут бухгалтерія, а тут улюблений поні нашого директора.
Познайомте новачка з тими, хто сидить поруч: «Колеги, хвилиночку уваги, до нас приєднався (…), прошу любити і жалувати».
Як себе вести, якщо ви …
керівник
Вітаю, вам випала честь адаптувати нового співробітника. За вас це ніхто не зробить, але точно зможуть допомогти. Отже, що ж від вас вимагається:
- Зустріньте співробітника вранці. Відзначте це відразу в своєму календарі або попросіть HR завжди відзначати дати виходу нового співробітника.
- Проведіть його по офісу. Покажіть робоче місце, перевірте, що співробітник всюди залогінився.
- Приділіть час бесіді з новачком. Поговоріть про вашу компанію, про підрозділ, про основні завдання (загальних і персональних). Розкажіть, що працівник повинен вивчити в перший тиждень, чого від нього чекають в перші три місяці.
Ось тут потрібні тобі документи. Ось імена тих, з ким я б хотів, щоб ти поговорив про те-то. Зі мною краще спілкуватися в такому-то вигляді, зустрічі так призначати, звертатися з таких питань. Наступного разу ми з тобою зустрінемося тоді-то.
- Посміхайтеся. Це вкрай важливо. Навіть якщо у вас паралізовано півобличчя, посміхайтеся залишилася частиною. Я серйозно, то не будьте букой, співробітники приходять в компанію, а йдуть від керівника.
- Поставте завдання і письмово їх зафіксуйте, хоча б відправте у вигляді листа поштою (це вже після зустрічі, коли завдання обговорили усно).
- Дайте всі необхідні документи і доступи.
- Виберіть в команді досвідченого і товариську людину і призначте його наставником для співробітника. До нього новачок зможе звертатися з усіх питань.
Новий співробітник
- Подумайте, який інформації вам не вистачає і де ви її будете брати. Сміливо задавайте питання.
- Зрозумійте свої завдання на перший тиждень, місяць, три місяці. Якщо керівник не озвучив, питайте самі.
- Записуйте імена всіх, з ким ви знайомитесь. Взагалі, перший час рекомендую записувати все: обсяг інформації великий, точно забудеться.
- Розповідайте про себе дуже коротко при кожному знайомстві, наприклад:
Я Міша, 12 років в HR, працював в «Альфа-Банку», «СТБ», Wargaming, зробив найуспішніші онлайн-курси HR в Laba, автор статті про Лайфхак для резюме, яку прочитали 1 мільйон разів.
У стартап-середовищі це називається «пітчинг» або elevator speech. Підготуйтеся заздалегідь. Для нових співробітників ви ніхто, поки не розповісте про себе. Не пропустіть шанс справити хороше враження відразу. - Якщо посада передбачає впровадження змін в компанії, найпростіше їх зробити в перші 60 днів, потім буде важче. Особливо якщо потрібно прийняти непопулярні рішення або просто складні: найм, звільнення співробітників, переведення на іншу посаду, перехід на нове програмне забезпечення, нова форма звітності, перестроювання процесу, інвестиції в щось нове.
- Сплануйте маленькі перемоги, вони допоможуть сформувати довіру до вас. Наприклад, виберіть невеликі завдання, які ви б могли вирішити в перші 60 днів, і сфокусуйтеся на них. Відкладіть поки завдання, які вимагають понад 60 днів вашої роботи. Тут я б навів аналогію з підходом Agile в програмуванні, коли ми не намагаємося зробити відразу дуже великий і дуже складний продукт, а ділимо його на частини і розробляємо поетапно.
- Домовляйтеся про 30-хвилинних зустрічах з усіма, з ким будете працювати. Підготуйте заздалегідь список питань і записуйте відповіді.
- Запитуйте, що працює добре, що погано, що потрібно поміняти. Зберете багато інформації і побудуєте довірчі відносини.
- Проведіть аудит і презентуйте результати, якщо ви керівник чи експерт.
- Домовтеся з керівником про регулярну зустрічі один на один, щоб розповідати про результати і отримувати зворотний зв'язок.
- Посміхайтеся колегам. Ніхто не хоче працювати з похмурими співробітниками, навіть якщо ви поки що в стресі.
HR
Міг би написати цілу книгу, але дам кілька найбільш важливих порад:
- Робіть дні новачків: зберіть їх перед старими співробітниками і попросіть коротко розповісти про себе (5 хвилин). Ми так робимо в Preply, і це дуже круто працює.
- Використовуйте спеціальний софт для налаштування повідомлень співробітнику і всім залученим, щоб ті не забували, що потрібно зробити при виході співробітника. Ми користуємося BambooHR, де є розділ Onboarding, що дозволяє настроїти повідомлення будь-яким співробітникам з будь-якими завданнями і зазначенням термінів. Наприклад, за три дні до виходу співробітника адмін отримує повідомлення про створення облікового запису, а в день виходу - керівник про необхідність поставити завдання.
- Регулярно спілкуйтеся з новачками. Якщо у вас немає HR-бізнес-партнера, нехай ваші рекрутери спілкуються з новачками один раз в тиждень.
колега
Звичайно, як колега ви не маєте ніяких обов'язків по адаптації новачків, але виразно можете отримати користь для себе. Люди добре пам'ятають, хто їм допомагав у важкі хвилини (хоча не завжди говорять про це публічно), тому у вас є всі шанси побудувати хороші відносини з новачком і потім розраховувати на його допомогу. Ось кілька порад:
- Зустрітися першим. Підійдіть і скажіть: «Привіт, мене звуть Міша, я тут Head of HR. Бачу, ти новенький, давай знайомитися ».
- Скажіть, щоб він звертався до вас по будь-яких питань.
- Розкажіть, що самі вважаєте важливим і потрібним.
- Запросіть на обід.
- Розпитайте новачка про минулий досвід, плани та цілі. Дайте інформацію, корисну для їх досягнення.
висновок
Адаптація в багатьох компаніях або не здійснюється, або здійснюється вкрай погано, в результаті чого страждає як бізнес, так і співробітник. Причина - відсутність розуміння процесу з обох сторін. Прості поради, описані вище, допоможуть значно поліпшити процес адаптації в компанії, навіть якщо у вас немає HR-співробітників.
