Електронне листування завжди була і залишається основним способом комунікації в діловому світі. Правильно складений лист означає вже половину успіху. Але такі листи вміють складати не все. Іноді, читаючи лист з діловою пропозицією, стає не зовсім зрозуміло, що саме вам хочуть запропонувати, яку саме вигоду ви від цього отримаєте і навіщо ви взагалі витратили свій час на прочитання і осмислення цього листа.
Уміння писати правильні, переконливі листи приходить з практикою. І добре, коли накопиченим досвідом діляться, дозволяючи, тим самим, іншим людям не наступати на ті ж граблі. Джефрі Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts», пропонує свою просту систему складання переконливих листів, яка складається з 6 кроків.
Copyright Shutterstock
1. Завжди чітко уявляйте те, про що збираєтеся написати
Основна мета листа - зробити так, щоб одержувач прийняв певне рішення. Тому, перш ніж почати складати лист, запитайте себе ще раз про те, чого саме ви хочете від одержувача? Яке рішення він повинен прийняти після прочитання вашого листа?
В даному випадку, невизначеність - ваш заклятий ворог. Чим ясніше ваша мета, тим більш переконливим вийде ваш лист.
2. Починайте лист з вашого ув'язнення
Ваш висновок є твердженням того рішення, яке повинен прийняти одержувач, грунтуючись на змісті вашого листа.
У школі нас учили завжди починати зі вступу. У випадку з складанням переконливих листів дане твердження є неправильним. У діловому світі все дуже зайняті для того, щоб оцінювати ваші літературні здібності. Тому ви повинні відразу переходити до справи.
Наприклад, ви хочете отримати від свого начальства дозвіл на установку спортзалу в одному з приміщень вашої компанії.
неправильно:
«Джим,
Як ви знаєте, прогули співробітників на даний момент є основною проблемою, яка має досить сильне фінансове вплив як на нашу компанію, так і на інші компанії в нашій галузі … бла-бла-бла … Таким чином, ми повинні розглянути питання про виділення грошей на облаштування тренажерного залу в головному офісі нашої компанії. »
правильно:
«Джим,
Я хочу, щоб ви затвердили установку тренажерного залу в нашому офісі. »
3. Розділіть ваші аргументи на кілька легко перетравлюваних абзаців
Для того, щоб аргументи на підтримку вашої ідеї легко читалися і сприймалися, розділіть їх на кілька абзаців.
неправильно
«Згідно з недавно опублікованої доповіді уряду групи фізичної активності надзвичайно важливі навіть не дивлячись на те, що лише деякі компанії демонструють свою прихильність до подібного заохочення співробітників. Багато фірм визначають подібні групи як недооцінений активи, але при цьому у них немає плану по впровадженню подібних груп в цій галузі, навіть не дивлячись на те, що фітнес тісно пов'язаний з корпоративними і особистими успіхами. Я вважаю, що якщо ми не введемо подібні фізичні групи в нашій компанії, ми залишимося далеко позаду конкурентів. »
правильно
«Тренажерний зал в офісі дозволить:
- зменшити прогули
- збільшити загальну продуктивність »
4. Підкріпіте кожен аргумент доказами
Якщо ви напишете лист, що складається з суцільних аргументів, його можуть сприйняти як суцільне особиста думка і не більше. Для кожного аргументу потрібно доказ. Інакше як зрозуміти, що це дійсно працює?
неправильно
«Тренажерний зал в офісі буде правильним рішенням, тому що люди віддадуть перевагу йти на роботу, а не залишатися вдома. Також це допоможе знизити загальну захворюваність в офісі. »
правильно
«Зниження кількості прогулів. Згідно з опитуванням, проведеним Національним Інститутом Здоров'я серед 1.000 фірм, у яких є тренажерні зали в офісах, прогули співробітників в цих компаніях на 20% нижче, ніж в тих компаніях, у яких немає подібного обладнання. »
5. Повторіть ваш висновок, як заклик до дії
В кінці листа знову повторіть свій висновок, заявлений на самому початку. Тільки тепер уже в якості призову до конкретної дії. Таким чином ви підводите одержувача до конкретного висновку, який він повинен зробити після прочитання вашого листа. Цей заклик повинен бути простим і конкретним.
неправильно
«Ми будемо дуже вдячні вам, якщо ви підтримаєте цей проект.»
правильно
«Якщо ви відповісте на цей лист ствердно, я відразу ж ініціюю процес.»
6. Вкажіть вигоду в рядку теми листа
Рядок теми в листі є мало не найголовнішою частиною. Так як вона повинна предвкушать основну тему листи і налаштовувати одержувача на потрібний вам лад. І саме тому ви повинні заповнювати її в останню чергу вже після того, як ви написали всі аргументи і докази, які підтримують ваше основне висновок.
В ідеалі, тема листа повинна вирішувати два важливих завдання: вона повинна настільки зацікавити одержувача, щоб він відкрив і прочитав лист; і вона повинна містити в собі висновок, який ви хочете донести до одержувача.
У більшості випадків кращий спосіб виконати відразу обидва завдання - це написати про переваги, які можна отримати в результаті прийняття бажаного для вас рішення.
неправильно
«Вплив на здоров'я співробітників програми по обладнанню тренажерних залів в офісах»
правильно
«Як ми можемо зменшити кількість прогулів співробітників»
Цікаво ваша думка. Як би ви відреагували на обидва варіанти і якими правилами керуєтеся ви під час складання подібних листів?
