Навіщо підприємцям вести фінансовий облік

Олександр Афанасьєв

Спеціаліст з фінансів бізнесу в консалт-бюро «Ненудні фінанси».

Багато підприємців не ведуть фінансовий облік. У них максимум є табличка, куди вони вбивають парафії і витрати. Деякі взагалі записують все в зошит. Але толку від цього мало - інформації не вистачає, бізнес згодом стає збитковим.

Чому в малому бізнесі не прийнято вести облік

Так склалося, що в малому бізнесі немає культури ведення фінансового обліку. В першу чергу підприємці вчаться маркетингу та продажу. Але без знання основ фінансового обліку бізнесу нереально вирости до середнього або навіть великого.

За статистикою Бізнес живе три роки., Малий бізнес рідко живе довше трьох років. Є відчуття, що справа саме в незнанні бази з менеджменту і фінансів. Фінанси - це не просто збір цифр в таблички, а інформація, яка допомагає приймати рішення, планувати дії і досягати цілей. Бізнес стає зрозумілим і керованим, а не просто як-то кудись рухається.

Чому важливо вести облік

Уявімо Семена, у якого магазин сантехніки. Поки тепло, люди активно займаються ремонтом, змінюють унітази, ванни, змішувачі. Замовлень у Семена багато, гроші падають в касу і скупчуються на рахунку компанії.

Семен захотів новий iPhone і MacBook. Зняв 200 тисяч з розрахункового рахунку магазину і купив.

Підприємець видав співробітникам зарплату і заплатив за оренду. Але тут подзвонив постачальник і нагадав, що завтра день оплати за поставлений товар. Семен включив комп'ютер, зайшов в онлайн-банк, а там не вистачає 300 тисяч. Довелося брати в борг.

Семен не записав, що через 30 днів після відвантаження повинен заплатити постачальнику. Тоді він ще не розумів, що якщо ми беремо відстрочку у постачальника, то як би тримаємо його гроші у себе, а їх ні в якому разі не можна витрачати.

І це тільки одна з можливих ситуацій. Деякі підприємці працюють в плюс, але не бачать грошей, тому що вони зариті в запасах. Інші дають занадто довгі відстрочки і живуть на хлібі з водою, поки клієнт нарешті не заплатить.

Що таке фінансовий облік

Фінансовий облік - це система звітів, яка дозволяє тримати фінанси бізнесу під контролем. Він складається з трьох звітів - про рух грошей, про прибутки і збитки та балансу. У сукупності ці звіти дають відповіді на важливі питання: зростає чи компанія, чому виникають касові розриви, чи ефективно працює менеджмент, як збільшити прибуток, чому прибуток є, а грошей немає. Без цієї інформації керівнику складно управляти бізнесом.

Звіт про рух грошей (ДДС)

що враховує

Скільки грошей надходить і йде з рахунків.

Навіщо потрібен

За звітом керівник бачить, чи вистачить бізнесу грошей на виконання зобов'язань: оплату оренди та заробітної плати, закупівлю товару. Без ДДС він не буде контролювати кошти на рахунках і з часом потрапить в касовий розрив - ситуацію, коли у бізнесу немає грошей для роботи і оплати за рахунками.

Разом зі звітом про рух грошей потрібно вести платіжний календар. У нього треба вносити плановані в майбутньому надходження і списання грошей. Так ви зможете передбачити касові розриви і заздалегідь вжити заходів.

Звіт про прибутки і збитки (ОПіУ)

що враховує

Виручку і витрати бізнесу за закритими актам або накладними.

Навіщо потрібен

За звітом керівник вважає чистий прибуток бізнесу.

Прибуток - це не гроші в касі. У збиткового бізнесу може бути повна каса грошей, а у прибуткового - порожня. Розглянемо це на двох прикладах.

Повна каса, збитковий бізнес. Кирило перед Новим роком вирішив підзаробити на ялинкових іграшках. Замовлень було багато. Кирило закуповував сировину для виробництва, платив премії, запускав таргетовану рекламу. Новий рік настав, замовлення закінчилися. Кирило заплатив податки, оренду, а на зарплату всім співробітникам вже не вистачило. Виявилося, бізнес був збитковим. Кирилу треба було підвищити ціни на іграшки. А він і не підозрював - в касі ж була купа грошей.
Порожня каса, прибутковий бізнес. Настя виробляє косметику. Все нею захоплюються, пишуть відгуки, у неї багато замовлень. Але грошей немає - вона займає у родичів на виробництво. А бізнес був прибутковим. Просто прибуток була в формі запасів на складі, а також дебіторської заборгованості - відстрочок оптовим покупцям.

баланс

що враховує

Активи і пасиви бізнесу. Активи - це все, чим володіє компанія: нерухомість, обладнання, запаси. Пасиви - це гроші, на які бізнес купив активи.

Навіщо потрібен

Керівник знає, росте чи бізнес і на чиї гроші розвивається. Також за балансом він бачить, у чому полягає прибутковість бізнесу.

Уявіть: підприємець веде три звіти. За ДДС він бачить, що грошей немає. Дивиться ОПіУ - прибуток є. А потім перевіряє по балансу і розуміє, що прибуток - повний склад товару і нове обладнання.

Ситуації, через які у компаній виникають фінансові проблеми

Неправильно звертаються з грошима

Власник думає, що всі гроші компанії - це його власність. Це невірно, тому що бізнес - окремий організм, в який не можна просто так залізти і забрати 100 тисяч на новий смартфон.

Більш того, гроші, які витрачає власник, можуть навіть не належати компанії. Наприклад, якщо вам дали передоплату за проект, а ви свою роботу ще не здали, ці гроші - власність не компанії, а клієнта, які просто зберігаються у вас на рахунку.

Ще підприємець може не розуміти, скільки можна брати собі без шкоди бізнесу. Щоб це знати, потрібно правильно рахувати прибутки, планувати майбутні витрати і розвиток, а лише потім отримувати дивіденди.

Думають, що заробляють

Часто компанія вважає прибуток по грошах в касі або на рахунках: віднімає з доходів витрати і отримує певну суму. Але це не правильно. Прибуток - це віртуальний показник, який не можна помацати або висловити цифрою на розрахунковому рахунку.

Проблема неправильного розрахунку прибутку в тому, що керівник робить на основі нього висновок, ефективно працює компанія чи ні. Але кількість грошей ніяк не пов'язане з ефективністю і показником прибутку.

Чи не планують і неправильно ставлять цілі

Якщо керівник неправильно ставить цілі або взагалі цього не робить, компанія не розвивається. Найчастіше думають так: «Чим більше заробимо, тим краще». В таких цілях немає ні конкретики, ні плану, ні оцифровки. Через це бізнес тупцює на одному місці, впирається в стелю, а підприємець перестрибує на новий проект.

Планування і виконання плану - це базова частина управління компанією. Щоб план збувся на 80-90%, потрібно поставити цілі по прибутку і розвитку, скласти фінансову модель з різними сценаріями, порахувати бюджети, призначити терміни і відповідальних і регулярно стежити за виконанням плану. Без цього підприємства малого бізнесу так і будуть закриватися в перші три роки.

Думають, що якщо збільшити продажі, то збільшиться і прибуток

Логіка начебто проста: чим більше продажів, тим більше заробіток. Але варто враховувати, що разом з продажами ростуть і витрати на наймання нових співробітників, закупівлю сировини і товарів, організацію додаткового обсягу продажів, доставку. Витрати часто відсуваються на задній план, а враховується тільки кількість грошей від майбутніх продажів.

Якщо не планувати збільшення продажів, можна замість прибутку заробити збиток. Потрібно чітко розуміти, як збільшиться виручка, які витрати це за собою потягне, як це відіб'ється на оборотному капіталі, чи вистачить на це грошей компанії. Якщо спочатку не оцифрувати збільшення продажів, вам або пощастить, або ні. А якщо облік ведеться неправильно і компанія насправді збиткова, то збиток тільки збільшиться.

З чого почати вести фінансовий облік

Фінансовий облік потрібен, щоб вести бізнес на основі цифр, а не інтуїції. Почніть вести його з звіту ДДС. Це найпростіший спосіб. Вносьте кожен день парафії і витрати для всіх гаманців, порівнюйте їх з фактичною кількістю грошей на рахунках.

Шаблон ДДС →

Разом зі звітом ДДС ведіть платіжний календар: визначайте кількість грошей на початок місяця, додавайте плановані надходження і витрати. Так ви побачите, чи вистачить вам грошей, щоб з усіма розплатитися.

Шаблон платіжного календаря →

Коли ви тільки розбираєтеся в обліку, не потрібні складні програми. Буде досить таблички в Excel. Важливо навчитися самому групувати надходження і витрати на категорії і вести звітність регулярно.