Часто список справ на день перетворюється в список приводів себе звинувачувати або в «список справ, до яких у мене ніколи не дійдуть руки». Реєстром того, що ми хочемо зробити, але не робимо. І з кожним днем він росте, росте і росте …
Пітер Брегман, блогер і фахівець з особистої ефективності, знайшов оптимальний спосіб впоратися з завалами і не перетворювати список справ в нескінченну низку нездійсненних пунктів.
Почніть зі стандартного заповнення щоденника: виберіть, що можна вмістити в обмежений час, складні завдання залиште на ранок, прохання і потреби людей - відкладіть на більш пізній час.
Погляньте на список - якщо він значного обсягу і здолати за день його зможе хіба що супермен - прийшов час «правила трьох днів» Пітера Брегман (не плутати з «правилом трьох цвяхів»!). При правильному вживанні це правило гарантує, що жодна справа не затримається в to-do-листі довше, ніж на три дні і, отже, не буде пригнічувати.
Отже, ось що радить робити Пітер, після того, як розпланували день:
Подивіться, що ні вмістилося в плані на день. Якщо завдання додані в останні два дні - перевірте, чи можна їх поставити в розклад на завтра. Завдання «висять» вже більше трьох днів? Час діяти. До того ж варіантів рішучих кроків всього чотири, вибрати потрібний легко:
1. Робіть негайно
Часто завдання, які пробули в списку багато днів, в результаті виходить виконати за кілька хвилин. Наприклад, відповіді на листи або телефонні дзвінки.
2. Плануйте
Якщо завдання не можна виконати негайно - знайдіть для неї час. Нехай навіть через півроку. Потім завдання завжди можна буде перенести, коли будете переглядати сторінку за це число. Але якщо справа важливо зробити - необхідно його запланувати. Якщо щось взагалі не хочеться планувати (наприклад, цікаву, але не пріоритетну зустріч) - така справа стоїть «відпустити».
3. Відпустити
Це слово приємніше, ніж «видалити». Визнайте, що не будете займатися тим, що не хочете робити прямо зараз або планувати на конкретну дату і час. Якщо викреслити деякі завдання не піднімається рука - вони переносяться в список «Коли-небудь / може бути».
4. Занести в список «Коли-небудь / може бути»
Цю ідею озвучував ще Девід Аллен, автор бестселера «Як привести справи в порядок». Завдання з цього списку рідко виконуються і перевіряються не частіше одного разу на місяць. Теоретично, можна взагалі не вести такий список, але, як каже Брегман, «мені спиться трохи краще, якщо я знаю, що можу вносити в нього справи, коли я відчуваю провину або мені не вистачає рішучості, щоб відразу про них забути». І хто знає? Може бути, коли-небудь ви зробите щось з цього списку.
А ще Пітер веде «лист очікування». Працює він так: якщо ви послав комусь лист або просто чекаєте відгуку на якусь тему - заносите це в список. Так ви зверніть виду то, чого чекаєте, не будете через це метушитися і при необхідності зможете повторити запит. Простіше вести цей список в електронному варіанті і налаштувати нагадування на потрібні дні.
Ніколи не залишайте пункти в списку справ більше ніж на три дні. Інакше вони завадять вам займатися головним.
