Для чого потрібна корпоративна бібліотека та як її створити

Дмитро Орлов

Програмний директор digital-компанії Ingate.

Навіщо компанії бібліотека

Корпоративна бібліотека робить читання доступним кожному

Співробітникові не треба купувати книгу і переживати муки вибору. В бібліотеці вже зібрано те, що корисно і стане в нагоді в роботі.

Корпоративна бібліотека - перший крок до системи навчання

У нашій компанії у кожного співробітника є індивідуальний план розвитку. Там прописано, з якою метою він повинен досягти через місяць і квартал. Книги - один з інструментів їх досягнення поряд з внутрішнім навчанням і менторством.

Корпоративна бібліотека прискорює процес отримання знань

Якщо компанія націлена на зростання і розвиток, ви просто зобов'язані швидко накопичувати, освоювати і передавати знання. Регулярне читання книг дозволяє створити атмосферу, в якій постійне навчання і самоосвіта - природний процес.

З чого почати

1. Зберіть першу полку

Швидше за все, це вийде стихійно. Розкажіть про неї співробітникам, простежте за їх реакцією. Запропонуйте кілька новинок, які точно зацікавлять найбільш діяльних працівників.

У нас все почалося з того, що ми стали збирати в кабінеті відділу HR роздаткові матеріали з тренінгів, які проводились в компанії. Згодом людей, які заходили за матеріалами і питали додаткову літературу, ставало все більше. Ми зрозуміли, що пора збирати власну бібліотеку.

2. Призначте відповідального за проект - куратора бібліотеки

Ми призначили співробітника відділу HR. Зрозуміло, це не основна його діяльність, але якщо книгами завідує один фахівець, то з часом він стає справжнім експертом і може підібрати книгу будь-якого співробітника під будь-які цілі.

3. Визначте основні рубрики бібліотеки

Як правило, вони відповідають роду діяльності компанії. Збирайте зворотний зв'язок, з'ясовуйте, яких книг бракує, прислухайтеся до думки співробітників. Спочатку в нашій бібліотеці були виключно книги по інтернет-маркетингу. Згодом там стало все більше видань з менеджменту, управління процесами, саморозвитку та дизайну.

4. Виділіть бюджет на закупівлю книг

Важливо враховувати, що деякі книги коштують 300 рублів, а деякі, наприклад з програмування або англомовні по менеджменту, - до 1, 5-2 тисяч без урахування доставки.

Список новинок для закупівлі формують самі співробітники: розповідають куратору, як та чи інша книга допоможе в роботі їм і колегам. А далі куратор розставляє пріоритети щодо закупівлі в рамках бюджету.

5. Організуйте місце для зберігання книг

Всі книги ми видаємо на руки, окремого приміщення під читальний зал не потрібно. Тому компактні стелажі розташовані уздовж стіни в кабінеті HR і не заважають роботі. Плюс такої організації в тому, що куратор, фахівець з навчання та розвитку персоналу, у вільний від роботи з бібліотекою час займається своїми справами разом з колегами з HR.

Як автоматизувати процес

1. Введіть облік книг, навіть якщо бібліотека невелика

Куратор повинен відслідковувати термін перебування книги у співробітника і відправляти нагадування: «Не забудьте здати книгу». У невеликій компанії розсилку з проханням залишити відгук також можна відправляти вручну, головне - вести цю роботу системно. Перший час наша бібліотека існувала тільки офлайн. Потрібно було прийти, вибрати книгу, а співробітник бібліотеки (куратор) робив позначку в Excel.

2. Будьте готові до зростання бібліотеки і ускладнення системи

У 2011 році у бібліотеки з'явилася технологічна оболонка - аналог електронного каталогу з системою обліку. Ми створили новий розділ на корпоративному порталі - систему, за допомогою якої автоматизували процес замовлення і відстеження книг, прив'язали її до бази даних всіх видань. Як тільки новий екземпляр прибуває в бібліотеку, йому присвоюють ідентифікатор і заносять до реєстру і базу даних. Потім книга з'являється на головній сторінці корпоративного порталу в розділі новинок. Туди ж потрапляють електронні книги, які ми закуповуємо, якщо паперові занадто дорогі або рідкісні.

3. Організуйте чергу на книги

При наявності електронного каталогу на порталі співробітники можуть подивитися список книг, почитати відгуки і замовити потрібний екземпляр. Коли співробітник натискає на кнопку «Хочу прочитати», він отримує повідомлення, вільна книга або доведеться почекати.

Вільна - куратору приходить лист, що книгу треба відправити співробітнику в один з офісів. Ні - співробітник потрапляє в електронну чергу і чекає, поки книга звільниться.

Організувати чергу на книги можна в Excel або «Google Таблицях», але це буде складніше. У невеликій компанії співробітники самі можуть домовлятися, кому передати книгу після прочитання. Головне, щоб про зміну читача повідомляли куратору. Можна ввести лист очікування по найбільш популярних книг, куди співробітники самі будуть вписувати імена та викреслювати їх перед здачею книги.

4. Замовляйте додаткові екземпляри популярних книг

Якщо на будь-яку книгу постійно велика черга (не тільки в перші місяці після її замовлення), нашому куратору приходить повідомлення. При наявності великої кількості позитивних відгуків, якщо книга дійсно корисна, замовляються додаткові екземпляри.

Як підтримувати ефективну роботу бібліотеки

Самого наявності бібліотеки недостатньо. Всі співробітники повинні про неї знати, бачити постійні оновлення, розуміти, що колеги читають, обмінюються досвідом.

1. Організуйте систему відгуків

Як тільки співробітник повернув книгу, він отримує лист з подякою і проханням залишити відгук. Відгуки від людей зі схожим інформаційним полем дозволяють іншим зрозуміти, наскільки корисна для них ця книга. Можна задати питання автору рецензії, уточнити деталі або обговорити вже прочитане видання.

2. Обговорюйте прочитані книги

При відсутності корпоративної електронного майданчика введіть правило регулярно зустрічатися і обговорювати прочитані книги. Конкретні видання можуть бути вказані в плані розвитку співробітника або рекомендовані для того чи іншого відділу.

3. Розповідайте про новини бібліотеки

У нас для інформування в щомісячному дайджесті новин є спеціальний розділ. Там публікуються новинки, добірки самих затребуваною літератури або огляди найкращих книг за версією одного із співробітників. Іноді персональні добірки співробітників потрапляють в корпоративний блог.

4. Оформіть стелажі бібліотеки

Так, щоб хотілося погортати книги і поговорити з куратором. Найактуальніші рубрики розмістіть на рівні очей - спеціально для тих, хто зайшов в кабінет HR по своїх справах, щоб людина напевно не пройшов повз популярних видань. Розставте на полицях яскраві дрібниці: привертайте увагу, нехай співробітник затримається довше, погортає і вибере книгу.

5. Враховуйте ризики

Книги часто затримують, навіть якщо дати на прочитання мінімум місяць. Нагадування потрібно відправляти і фахівцям, і топ-менеджменту. Якщо не працюють стандартні повідомлення, то куратор бібліотеки пише повідомлення особисто через пару місяців. Іноді книги рвуться, рідше співробітники втрачають їх. Це означає, що популярну книгу треба буде замовити позачергово.

Якщо нічого не упустити, бібліотека, вироблений нею ефект і досягаються результати будуть подібні снігової грудки: з одного боку, компанія інвестує в навчання, створює середовище для розвитку співробітників, з іншого - співробітники вкладають сили і час в саморозвиток, прагнуть до нового і подають приклад іншим колегам.