Про те, що наради - це марна трата часу, вже написано безліч книг і статей. І кожен новий автор намагається знайти якомога більше мінусів і довести, що все це - марна трата часу і, відповідно, грошей. Тому що якщо годину працівника варто, наприклад, 100 $, то під час чергового двогодинного зборів компанія викинула на вітер 200 $. Дзинь! А якщо там 10 таких працівників? Дзинь! Дзинь! Дзинь !!!
Але, може бути, нарада влаштовано не зовсім правильно? Може бути не всі наради є чистісіньким злом і вбивцею продуктивності? Може бути є і такі, які, навпаки, підвищують продуктивність і сприяють народженню справді вартісних ідей і продуктів?
Copyright Shutterstock
Сьогодні мені на очі потрапило дві статті на одну тему, але з абсолютно протилежними знаками! Як ви вже зрозуміли, статті були на тему корисності і потрібності нарад. Як у першому, так і в другій статті, наводилися досить розумні доводи, підкріплені цифрами і фактами. І я вирішила об'єднати всі ці «за» і «проти» в одній статті.
І почну я, мабуть, зі стандартного думки більшості і варіантів скорочення негативних наслідків.
бочка дьогтю
Згідно з даними статистики праці в США зборів коштували країні близько 37 мільярдів доларів. Значна цифра, правда? І всі ці гроші (або майже все) були викинуті на вітер. Коли співробітники знаходяться на нараді, вони не займаються своєю роботою.
Ніхто не любить ходити на наради. Значить, це не просто марна трата грошей, це ще й марна трата трудових ресурсів і наших нервових клітин. Хоча, деякі примудряються використовувати цей час собі на благо, встигнувши подрімати, перевірити свою пошту або прочитати щось цікаве, але абсолютно не стосується роботи.
Як скоротити марні зусилля часу? Всі численні пункти можна об'єднати в кілька загальних.
1. Обмежений час і чіткий порядок денний. Це стосується не тільки скорочення часу проведення наради, але і кількості нарад. Програма наради повинна бути чітко розписана по пунктах з відведенням на їх обговорення обмеженої кількості часу. Так, щоб ваші співробітники не встигли заснути, занудьгувати, відволіктися або почати тихо вас ненавидіти.
2. Обмежена кількість учасників. Те ж саме стосується і списку тих, хто повинен на ньому присутні. Зовсім не обов'язково витрачати час інших людей на те, що не стосується їх роботи. Або стосується, але вони не мають достатньо повноважень для того, щоб впливати на те, що відбувається. Хоча, деякі компанії з «горизонтальною структурою» влаштовують наради, запрошуючи на них всіх, починаючи від сисадміна і закінчуючи начальником відділу маркетингу. Тому що в таких компанія цінується голос і думка кожного працівника, навіть якщо це прибиральниця тітка Клава. І саме такі збори створюють найбільшу плутанину і витрачають найбільше часу.
3. Конференц-зв'язок. Ще одним варіантом зустрічей може бути повна або часткова їх віртаулізація. Тобто ви не зриваєте всіх з місця і не чекаєте, хто запізнився. Ви просто не встаєте з-за свого робочого столу і обговорюєте робочі питання в звичній обстановці. Або ж ті, хто може бути присутнім, збираються на нараду, а ті, хто в даний момент з якихось причин не зміг приїхати, беруть участь віртуально. Для цього зараз є величезна кількість різних сервісів і програм.
ложка меду
Девід Буркус, професор менеджменту в Oral Roberts University, пропонує подивитися на наради з іншого боку. Він вважає, що правильно організовані наради сприяють творчості і генерування дійсно цікавих і вартісних ідей. При цьому він посилається на ряд досліджень, проведених психологом Кевном Дунбар, який вивчав роботу чотирьох мікробіологічних лабораторій. І навіть в такій, здавалося б, сухий і суто наукової роботи знайшлося місце спільної творчості, яке виявилося набагато результативнішим, ніж робота на самоті.
Тобто якщо люди, які працюють в одній компанії, одній сфері або над спільним проектом, зберуться разом і почнуть ділитися своїми ідеями і розробками, шанси на те, що разом вони знайдуть краще рішення, ніж окремо, підвищуються в рази. І це не залежить від того, чи працюєте ви над новими ліками, або над новою комп'ютерною програмою.
Ці наради повинні бути правильними і люди повинні йти на них не як на каторгу. Хорошим прикладом проведення подібних зібрань є австралійська компанія Atlassian і Google. Atlassian регулярно влаштовує своїм співробітникам щось на зразок вільних днів, коли вони можуть протягом 24 годин на добу працювати над своїми проектами. Після цього влаштовується неформальне зібрання, на якому всі діляться своїми досягненнями. І збори це проводиться не за столом із суворим робочим дрес-кодом. Ні. Це, скоріше, нагадує корпоративні свята з фуршетом. У такій атмосфері співробітники відчувають себе вільніше і охочіше діляться своїми ідеями. Компанія повідомляє про підвищення після подібних вільних днів і зборів кількості дійсно успішних і якісних продуктів, а також нових технологічних удосконалень.
В Google надійшли трохи інакше. Компанія ввела для своїх співробітників програму безкоштовного харчування. В якому б місці робочого кампусу не перебувала співробітник, він завжди може отримати смачний і вишуканий обід. Але справа не тільки в тому, що подібне харчування підвищує лояльність (хто ж не любить безкоштовні печеньки?). Справа в тому, що ця програма робить так, що люди виходять зі своїх робочих кабінетів і лабораторій, і зустрічаються зі своїми колегами з інших відділів і за смачним ланчем. Там вони діляться своїми останніми ідеями або робочими проектами. Таким чином без всяких нудних і примусових зборів в компанії відбувається циркуляція ідей і проектів між відділами.
У мене немає великого досвіду відвідування нарад і придумування відмазок від них. Але після прочитаного я зрозуміла, що була як і в першій, так і в другій ситуації.
Коли я тільки починала працювати в одній телекомунікаційній компанії, керівник нашого відділу вирішив проводити збори два рази в день. Вранці він скликав усіх, щоб повідомити про завдання на день прийдешній і почути нашу думку. А ввечері ми збиралися для того, щоб розповісти про виконану роботу, успіхи і думках про вдосконалення робочого процесу. У підсумку через два тижні цих зборів один з найбільш шанованих і цінних співробітників ввечері висловив одну пропозицію, яку підтримали всі, окрім директора. Він запропонував перестати витрачати дорогоцінний час співробітників і дозволити їм спокійно працювати, скликаючи робочі зборів у міру необхідності. Якщо ж керівництво вже дуже хоче знати, на що йде оплачуваний час, вони можуть заповнювати щотижневі звіти. Як тільки всіх залишили в спокої, робота відділу налагодилася.
На іншій роботі мені пощастило більше. У нас не було нудних нарад з сухими звітами і графіками зростання продажів. Ми просто збиралися після досить насиченого робочого дня (яким тільки може бути день перед новорічними святами в магазині подарунків) за смачним чаєм і булочками або на офісній кухні, або, якщо дозволяла погода, на веранді в саду за будинком. І обговорювали виконану роботу, ділилися думками і міркуваннями про те, як можна було б прискорити і при цьому не втратити якість нашої роботи. І так в спокійній, неофіційній обстановці народжувалися нові цікаві ідеї, робота над якими починалася з наступного ж дня. Для нас це було щось на зразок приємного ритуалу. Нам це подобалося. І навіть до сих пір, не дивлячись на те, що пройшло вже 6 років, мені не вистачає ось таких ось зборів «у справі і просто так».
Тобто ми можемо перетворити наради в неприємне примус, яке не тільки буде витрачати дорогоцінний робочий час, але ще і псувати колегам настрій. А це точно не сприяє настрою на продуктивний лад і генерування нових ідей.
Або ж ми можемо зробити з цього ненав'язливе і навіть приємна подія, якого співробітники будуть чекати з нетерпінням для того, щоб поділитися своїми ідеями, почути щось нове від своїх колег і обговорити їх разом з усіма в пошуку оптимального рішення.
А як проходять ваші наради? Хотіли б ви щось змінити в процесі їх проведення? І чи є у вас своя конфігурація наради-мрії?
