Попри наявність безлічі найрізноманітніших способів передачі інформації, електронна пошта залишається головним засобом ділового спілкування. Саме тому Інфія часто звертається до email-темі, розповідаючи своїм читачам про принципи етикету і правилах написання професійних листів.
Отже, що ж нам радять профі.
В який день тижня відправляти
Існує думка, що понеділок і вівторок - найкращі дні для відправки електронного листа. Можливо, повір'я пов'язане з тим, що людина найбільш активний в перші дні робочого тижня після гарного відпочинку, тому у нього достатньо сил для виконання незапланованих завдань. А ось в маленьку п'ятницю, предпятніцу і п'ятницю у одержувачів повідомлення залишається все менше бажання виконувати зайве навантаження.
Реальність же така, що немає ніякого оптимального дня. За результатами аналізу, ймовірність перегляду повідомлення і відповіді на нього досить рівномірно розподіляється з першого до останнього робочого дня.
Однак, коли справа стосується вихідних, ситуація змінюється на користь відправника, і його шанси на відповідь зростають.Дослідники пов'язують цей факт з меншою «конкуренцією» в поштовій скриньці одержувача.
Якщо вам до вподоби робота в свої вихідні або у вас назріло виїзд за межі доступу до Інтернету, скористайтеся послугами спеціальних сервісів для відправки послань за розкладом. Наприклад, Boomerang, Right Inbox або MXToolbox.
В який час доби відправляти
Хто перший встав, того і тапки. Почасти справи йдуть саме так. Ранні листи частіше трапляються на очі одержувачу. Але інша частина правди полягає в тому, що і пізні листи не менш ефективні.
Переважна більшість листів відправляється з 9:00 до 15:00. Здавалося б, якраз в робочий час. Однак листи, відправлені між 07:00 і 8:00, а також після 20:00, «пробиваються» частіше.
40% листів, написаних рано вранці або ввечері, отримують свою відповідь.
Як писати тему листа
Напевно ви часто чули про те, що тему повідомлення потрібно писати за принципом «стислість - сестра таланту». Якщо це так, вам приготовлений невеликий сюрприз: довжина теми повідомлення не впливає на ймовірність прочитання і відповіді.
Проте дослідники виділили деякі слова, дійсно вплинули на частоту прочитання і швидкість відповіді.
Наприклад, листи зі словами «кроки», «кампанія» (не плутати з «компанія») і «наступний» мали найвищий відсоток відповідей, а зі словами «календар» і «онлайн» - нижчий.Скільки адресатів можна вказати
Один удар - чотири дірки. Ця незаперечна істина про вилці не працює у випадку з множинністю адресатів email. Не варто заганяти в поле одержувачів повідомлення побільше народу.
Коли ви додаєте людини в розділ «Кому», ви звертаєтеся до конкретної персони за відповіддю. Коли ви вписуєте ще одну особу в графу «Копія», ви надаєте соціальний тиск на людину з поля «Кому». Також ви даєте собі додатковий шанс на відповідь, якщо першочерговою одержувач не відреагує.
Як довго чекати відповідь
Жебрак, хвостик, набриднуть - ті нерішучі ярлики, якими ви нагороджуєте себе при думці про відправку повторного звернення, і відкладаєте дію на потім. А дарма! Не потрібно втрачати по п'ять днів в очікуванні заповітного відповіді, як це робить більшість з нас. Геть сором'язливість і невпевненість!
У дослідженні говориться, що 90% відповідей приходять протягом одного дня з моменту отримання.
Якщо після закінчення доби ви не побачили зворотної реакції - відправляйте повтор без зайвих роздумів.Це на 21% збільшить ваш шанс на отримання результату.
