Іноді, коли я пишу лист важливого людині, я перечитую його кілька разів. Іноді навіть десять. Нічого не можу вдіяти з цією звичкою, але, можливо, вона не така вже й погана? Але мій спосіб не дуже практичний, є набагато більш ефективний варіант - поставити собі кілька запитань і пробігтися очима по листу в пошуках відповідей.
Чи правильно я написав ім'я одержувача?
В поле адресата ви навряд чи помилитеся, вашу помилку виправить поштовий сервіс. Замість цього краще уважно прочитайте тіло листа. Чи правильно ви звернулися до людини, якій пишете?
Це сама банальна помилка, але вона буде коштувати вам дорожче інших. Навряд чи людина захоче читати лист, бачачи, що його назвали іншим ім'ям, а відправник навіть не спромігся це перевірити.
Чи доречні вітання і прощання?
Звертатися до якого-небудь Павлу Сергійовичу словами «хай» або «салют» недоречно. Ідеальний варіант - встановити стандартну підпис, це можуть робити все поштові сервіси. Нейтральні і добре підходящі варіанти: «з повагою …», «доброго дня» або ваша контактна інформація.
Іноді підпис доведеться редагувати. Наприклад, відправляти лист другові з підписом «з повагою» не дуже здорово. Але в якості стандартної підписи краще мати класичний і нейтральний варіант.
Я зміг вмістити ідею листи в 250-300 слів?
250-300 слів - це оптимальна довжина електронного листа. Написавши менше 300 слів, ви можете бути впевнені, що ваш лист прочитають, а не перегорнути, як простирадло марного тексту. Сподіваюся, ви не зробите так само з цією статтею.
Чи є в листі даремна інформація?
Напевно. Саме тому я кілька разів перечитую важливі листи. Деякі пропозиції завжди можна скоротити, замінити п'ять слів одним або зовсім викинути непотрібне пропозицію. Постарайтеся, щоб сам лист відповідало темі і розкривало її.
Не робіть непотрібних відсилань і пояснень, не пишіть багато лише для того, щоб одержувач зрозумів, як серйозно ви підійшли до написання листа. Краще поставтеся серйозно до його часу. Він це оцінить.
Чи зміг би я сказати в обличчя людині те, що написав?
Один з недоліків спілкування в інтернеті, знайомий всім нам, - це відсутність моралі і етики. Ми не боїмося висловлювати людині все, що думаємо про нього, до того моменту, поки не бачимо його перед собою.
Написавши лист, подумайте, чи немає в ньому чогось такого, що ви не змогли б сказати людині в обличчя? Це можуть бути плітки, образи, сарказм або цинічні жарти. Ніхто не любить циніків, пам'ятайте про це.
«Навіщо мені все це? Я просто хочу відіслати листа », - скажете ви і матимете рацію. У більшості випадків подібні поради не потрібні. Вони стануть в нагоді лише тоді, коли ви пишете важливий лист важливого людині. Ось тоді ви згадаєте про те, що не завадило б перевірити лист ще раз. А потім ще раз. І ще.
І ще разок.
