Список завдань (to-do-лист) - необхідний елемент ефективної роботи. Теоретично. На практиці списки справ часто не призводять до продуктивності. Чому? Є безліч причин.
Часом ми ледарює і зволікаємо з виконанням простих завдань, часом прокрастініруем і відкладаємо на потім вирішення складних. To-do-лист повинен мотивувати, але часто він, навпаки, наводить на нас смуток. Особливо якщо в кінці дня бачиш, що велика частина запланованого не зробили.
Коли все це накладається один на одного, створюється враження, що складання списків займає більше часу, ніж реалізація завдань, що значаться в них. У статті про систему використання списків Бенджаміна Франкліна ми говорили про деякі секрети складання ефективних to-do-листів (доведення справи до кінця, розстановка пріоритетів, адаптація списку справ під мінливі обставини і т. Д.). У цьому матеріалі Інфія познайомить вас з п'ятьма новими оригінальними способами ведення списків.
1-3-5
Що таке звичайний to-do-лист? Вірно, це нумерований список завдань на день (або місяць / рік, якщо мова йде про довгострокове планування). Забудьте про це.
Спробуйте будувати свій список завдань за принципом 1-3-5.
Як це працює?
Запишіть одну головну задачу, три середніх за обсягом і важливості справи і п'ять дрібних, які при нестачі часу можна буде відкласти на завтра. Зробіть це ввечері, щоб вранці чітко уявляти, що у вас сьогодні на порядку денному.
Якщо ваша сфера діяльності настільки динамічна, що ви не можете спрогнозувати (не) поява нових термінових справ, то залиште кілька трійок або п'ятірок вакантними. Це дозволить вам зробити список завдань максимально гнучким.
Будьте готові до того, що, будуючи список справ за принципом 1-3-5, не завжди вдасться викреслити з нього всі пункти. Наприклад, обставини можуть змінитися, і виконання головного завдання в поточний день стане неможливим. Зате ви зможете зробити сет з трьох завдань середньої важливості або п'яти - невеликий.
Головна перевага даного підходу - не потрібно розставляти пріоритети. Ви апріорі вносите в список те, що вважаєте актуальним для наступного дня.
Bullet Journal
У чому головна проблема паперового планування? Викресливши одного разу завдання зі списку, забуваєш про неї, і ніколи не вгадаєш, коли деталі її реалізації (номера телефонів, дати, примітки та інше) можуть знову знадобитися. Електронні планувальники частково вирішили цю проблему - більшість дозволяють робити посилання на минулі завдання, групувати їх і т. Д. Але як бути тим, хто тачскріну воліє приємний шелест паперу? Веб-дизайнер Райдер Керролл придумав систему, яка впорядковує паперове планування. Ім'я їй - Bullet Journal.
Як це працює?
Про систему швидких записів, придуманої Керроллом, Інфія вже розповідав в одній з минулих публікацій. Нагадаємо основні принципи.
Насамперед необхідно пронумерувати сторінки щоденника. На першій сторінці зробіть зміст - воно буде допомагати знаходити потрібну інформацію. Потім складіть календар на місяць: числа і дні тижня, а навпаки - завдання і події, які точно не зміняться. На іншій сторінці зробіть маркер-список справ на ці 30 днів. При цьому важливо використовувати примітки (чекбокси, кружечки та інше), щоб візуально легше зчитувати інформацію. Таким чином можна складати список справ і на день, і на тиждень. Головне - не забувати вносити номера сторінок в зміст.
Анти-to-do
Список завдань повинен бути мотиватором, що піднімає настрій: «У мене стільки справ, і як приємно викреслювати черговий пунктик!». Але на ділі багато, відкриваючи в кінці дня свій to-do-лист, впадають у відчай: «Я ледар! 6 завдань з 10! ». Невиконані завдання тягнуть за душу, як камінь на дно.
Але є вихід - паралельно з to-do-списком вести стрічку анти-to-do.
Як це працює?
На думку співзасновника корпорації Netscape Марка Андресс (Marc Andreessen), анти-to-do - це процес, коли ви записуєте не те, що повинні зробити, а то, що вже зробили, свої досягнення.
Кожен раз, коли ви робите щось корисне протягом дня, записуйте це в свій список анти-to-do на іншій стороні картки. Кожен раз, записуючи своє досягнення, ви будете отримувати дозу ендорфінів, на зразок тієї мишки, що тисне на кнопку в клітці і отримує за це шматочок їжі. А в кінці дня, перед тим як приготувати нову картку на завтра, погляньте на сьогоднішню картку, на ваш список анти-to-do і порадійте, скільки речей ви насправді зробили в цей день. Після цього розірвіть і викиньте картку. Ще один день прожитий не дарма.
Таким чином ви зможете додатково мотивувати себе на виконання цього списку справ.
До речі, схоже працює додаток iDoneThis. Воно теж допомагає зрозуміти, на що ви витрачаєте свій час і що корисного зробили за день, тиждень, місяць.
Дзен-система продуктивності
GTD - відмінний шлях підвищення особистої ефективності. Однак методика Девіда Аллена підходить далеко не всім. Тому інший відомий гуру продуктивності Лео Бабаута вирішив спростити цю систему і придумав Zen to Done (ZTD).
Як це працює?
ZTD - це простота і фокус на діях і укладення тут і зараз. Бабаута виявив п'ять основних проблем GTD і запропонував шляхи їх вирішення. Відносно to-do-списків це означає наступне:
1. Складайте прості тематичні списки. Наприклад, в картку під назвою «Робота» записуйте тільки завдання, пов'язані з вашої професійної діяльності.
2. Постійно оновлюйте список. Завжди носіть з собою гаджет або блокнот, куди зможете записати раптово виниклі ідеї або завдання.
3. Будьте актуальні. Заносите в список завдань тільки по-справжньому важливі завдання.
Стоп-листи
Термін «stop doing лист» на перший погляд повністю суперечить to-do-планування. Але тільки на перший.
Як це працює?
У stop doing лист ви теж записуєте свої справи, але не ті, що вам потрібно і має бути зроблено, а ті, від яких хочете позбутися. Наприклад, ви хочете кинути курити, перестати сидіти в соціальних мережах і відучитися їсти солодке на ніч. Це і будуть пункти вашого stop doing листа. По суті, це один із способів боротьби з хронофаги.
Кріс Гильбо (Chris Guillebeau) в своїй книзі «Мистецтво нон-конформізму» (The Art of Non-Conformity) пише:
Кращий спосіб припинити витрачати час на дурниці - це скласти стоп-лист. Стоп-лист - це список того, що ви більше не хочете робити. Це навіть краще, ніж список завдань, так як дозволяє зрозуміти, що тягне вас вниз.
Сам Кріс становить стоп-листи щорічно в новорічні свята. Це дозволяє йому оцінити, якого прогресу він досяг за останні 12 місяців.
Щоб stop doing лист працював, важливо пам'ятати про хронометражі. Порахуйте, скільки часу у вас з'їдає та звичка, від якої ви хочете позбутися. Потім встановіть собі на неї часовий ліміт (максимум 20 хвилин в день на YouTube) і поступово знижуйте його.
резюме
Отже, якщо класичне to-do-планування вам не підходить, спробуйте одну з альтернатив, запропонованих вище. А краще комбінуйте їх: складайте не довгі списки, а короткі з однією головною і декількома другорядними завданнями; ведіть зручні і зрозумілі записи; мотивируйте себе списком своїх досягнень і знайдіть час скласти перелік звичок, від яких вам слід позбутися.
Якщо у вас є свої підходи до складання списків завдань, діліться ними в коментарях.
