Сучасні технології дозволяють нам спілкуватися один з одним швидше і частіше, але це зовсім не означає, що комунікація стає краще і ефективніше.
Деякі непорозуміння можуть просто нас дратувати, а деякі цілком можуть стати приводом для сварок і конфліктів аж до припинення відносин. Ось чому важливо розглянути п'ять прикладів найпоширеніших комунікаційних помилок і навчитися грамотно їх запобігати.
Помилка № 1. «Вони ж знають, про що я думаю»
В нашій голові постійно роїться безліч думок. Можна нескінченно довго і нудно просторікувати про те, що близькі, колеги і друзі розуміють нас з півслова, але на практиці все набагато цікавіше: те, про що ми думаємо, незрозуміло нікому, крім нас самих.
А тепер уявіть, в яке становище ви ставите навколишніх людей, коли говорите: «Ви ж знаєте, про що я думаю». Нічого подібного. Вони і не підозрюють. Звідки їм знати? Адже буває і так, що нам самим іноді не до кінця зрозумілий хід власних думок.
Припустимо, ви делегіруете комусь завдання і чекаєте, що вона буде виконана в точності так, як ви собі уявили. Але чудес не буває, думки читати ніхто не вміє, і, найімовірніше, ви отримаєте результат, яким будете розчаровані.
Що робити. Якщо ви хочете, щоб оточуючі зрозуміли вас якомога правильніше і краще, є розкажіть їм про те, чого від них очікуєте. Поясніть свою думку, складіть міні-інструкцію, поділіться ідеями та побажаннями. Переконайтеся, що всі зрозуміли, що саме ви мали на увазі, щоб уникнути непорозумінь і непорозумінь.
Помилка № 2. Прагнення все ускладнювати
Ви занадто багато говорите і постійно все ускладнюєте. Ви розповідаєте про речі, без яких цілком можна було б обійтися і нічого при цьому не втратити. Ви впевнені, що чим більше інформації (навіть не особливо потрібною), тим краще. Коли ви щось розповідаєте, то іноді забуваєте, з чого почали і до чого хотіли прийти.
Що робити. Щоб позбутися від усього зайвого і відразу перейти до суті справи, попередньо запишіть те, що хотіли б сказати. Приберіть з тексту все метафори, емоційні вигуки, відсилання до власного дитинства і інші непотрібні речі. Скорочуйте до тих пір, поки не отримаєте простий і переконливий текст, який наочно ілюструє вашу точку зору.
Помилка № 3. Зайва емоційність в діловому листуванні
Коли ви відправляєте комусь повідомлення, то ніколи напевно не знаєте, що саме відбувається в даний момент з тим, кому воно адресоване. Ви не можете це контролювати. Якщо одержувач повідомлення раптом виявиться в поганому настрої, то він цілком може витлумачити ваші слова зовсім не так, як хотілося б. Ніколи не можна передбачити можливу реакцію.
Що робити. Щоб уникнути незручності в діловому листуванні, постарайтеся відправляти колегам і клієнтам максимально нейтральні повідомлення без будь-якої емоційного навантаження. Дотримуйтеся ділового тону і залишайтеся професіоналом в будь-якій ситуації. Не давайте емоціям взяти над собою верх.
Помилка № 4. Використання емодзі замість звичайних слів
І ще пару слів про листування. У наших месенджерах зберігається небувала кількість емодзі і стікерів буквально на всі випадки життя. Іноді вони такі хороші, що хочеться спілкуватися тільки з їх допомогою. Але ми знову стикаємося з проблемою, про яку вже говорили вище: навіть емодзі можна витлумачити неоднозначно.
Так, можна відправити усміхнений смайлик одному у відповідь на щось смішне або якщо ви в гарному настрої. Але як реагувати на повідомлення від ділового партнера, який раптом вирішив призначити вам зустріч, використовуючи замість тексту набір сумнівних смайликів? Що у цієї людини на розумі? Не дуже зрозуміло.
Що робити. Навіть якщо ви обізнані в етикеті емодзі, то не чекайте того ж самого від всіх тих, з ким вам доведеться спілкуватися. Далеко не всі люди розуміють їх значення, і далеко не всі готові витрачати свій час, відгадуючи, що ж ви мали на увазі. Залиште емодзі для своїх хороших приятелів (але і тут знайте міру), а в діловому листуванні обмежтеся звичайними словами.
Помилка № 5. Звичка робити занадто багато припущень
Іноді люди не слухають співрозмовника через те, що думають, що вже заздалегідь знають, про що саме той хоче їм сказати. Або не слухають тому, що відволікаються, готуючи власну відповідь і мріючи швидше вже почати говорити.
Те ж саме відбувається і з листуванням. Ви вважаєте, що вже знаєте, що людина має на увазі в своєму електронному листі або повідомленні, ще навіть не дочитавши його до кінця. Може трапитися так, що ви втомилися, на щось відволіклися або на кого-то розлютилися і прийшло повідомлення знайшло зовсім інший зміст, який ви придумали самі.
Що робити. Щоб бути хорошим співрозмовником, потрібно поважати того, з ким ви спілкуєтеся, і уважно слухати, про що вам говорять, не відволікаючись і не роблячи поспішних висновків. Якщо справа стосується листування, то повільно і вдумливо прочитайте прийшло повідомлення, не роблячи ніяких припущень заздалегідь. Зосередьтеся на тексті, при необхідності уважно перечитайте і задайте уточнюючі питання, якщо щось дійсно незрозуміло.
Ці п'ять помилок в спілкуванні найбільш часто зустрічаються в нашому повсякденному житті. Постарайтеся звернути на них увагу і по можливості уникати, щоб не заробити собі репутацію неприємного співрозмовника.
