Прочитаєш книжку по тайм-менеджменту - все зрозуміло.
Починаєш втілювати в життя - не йде і все тут!
У цій статті я розповім, як я «прищеплював» собі систему управління часом GTD. Я зробив не одну спробу перш, ніж вона заробила як треба. Я починав і кидав. Починав і кидав знову. Здається, я набив все шишки, які тільки можливо.
Що таке GTD?
GTD - це найпопулярніша методика управління часом в світі. Вона була придумана Девідом Алленом і описана ним у книзі «Як привести справи в порядок».
Чому ж ця система працює у мільйонів, але не працювала у мене?
Помилка №1. У вас незручний інструментарій
У першому виданні книги, система спиралася на папірці, папки і наклейки. Зараз, з появою смартфонів, це викликає посмішку. Це ж дуже незручно! Хоча, для свого часу, GTD стала революцією в організації часу.
Взагалі, будь-яка система організації часу або інформації буде працювати тільки тоді, коли вона по-справжньому зручна. Коли людина отримує задоволення від роботи з інструментом.
Якщо інструмент незручний, то вся його природа протестуватиме. І прищепити таку систему буде набагато складніше.
Я відразу вирішив, що моя система GTD повинна жити на смартфоні - адже він завжди зі мною. Який толк від системи, якщо вона не знаходиться на відстані витягнутої руки? Адже все думки, всі справи, всі замітки - в ідеалі, повинні бути в системі. Це як другий мозок))
В ту пору у мене був смартфон HTC Touch:
Малюк з тупим нечуйними екраном діагоналлю всього 2, 8 дюймів. Порівняйте з сьогоднішніми монстрами!
Управління пальцем було пекельною мукою. Постійно промахувався. Тому управляти доводилося стилусом. Ну, а стилус, самі розумієте, не дістанеш в автобусі або на ходу, коли в іншій руці сумка. Навіть той факт, що управляти смартфоном можна тільки використовуючи обидві руки, говорить про те, як це було незручно. У порівнянні з сучасними смартфонами, які легко управляються однією рукою.
Я поставив туди програму MLO - органайзер під систему GTD.
Перші дні я старанно вбивав туди всі справи, зустрічі та просто думки. Адже GTD вимагає, щоб кожна дрібниця був введений в систему.
Але вже через тиждень я почав лінуватися. Я перестав забивати дрібні справи. Я перестав розбивати великі справи на підзадачі.
Чому? Чи не тому що я такий нехлюй. А тому що було незручно. Забивати поточні справи через смартфон незручно навіть зараз на сучасному смартфоні, а в ті часи, коли я копирсався зі стилусом, було незручно подвійно.
Зараз я використовую зв'язку ПК - Смартфон. Програма коштує і там, і там. Вони синхронізуються між собою.
Тепер, на комп'ютері:
- Я вбиваю нові завдання
- Я планую
- Я додаю замітки і посилання
На смартфоні:
- Я виконую і викреслюю завдання, які роблю далеко від ПК
Така зв'язка набагато зручніше просто смартфона або просто ПК. Саме створивши її, я нарешті-то подружився з GTD. Після цього я систему GTD більше не кидав, а тільки допілівать під свої потреби.
Помилка №2. Не зважати на дрібниці
Система GTD дуже строга. Як я вже сказав, вона вимагає вносити в себе кожну дрібницю.
Наведу приклад: «У мене вискочив прищ. Треба його замазати ».
Яка нормальна людина буде забивати це в свій щоденник? А ось GTD цього від нас вимагає. Адже перша і головна задача системи - зняти стрес з людини. Перекласти тягар дрібних справ і рутини на комп'ютер. ЩОБ ЗВІЛЬНИТИ МОЗГ ДЛЯ СЕРЙОЗНИХ ДУМОК.
Це міні-справа повинна прямо летіти в папку «Вхідні».
Багато хто цього не розуміють. Для них система організації часу - тільки для серйозних справ. Типу «Подзвонити Івану Петровичу» або «Встановити сигналізацію». Але це в корені неправильно.
Або інше заперечення: ЦЕ І ТАК ЗРОЗУМІЛО або ПРО ТАКЕ МОЖНА ЗАБУТИ.
Можна, можливо!
Приклад: завтра ви їдете на шашлики на всі вихідні. Перед від'їздом треба погодувати кота і залишити йому води. Ви думаєте, а навіщо я буду писати це в GTD, якщо Барсик і так постійно кричить і просить жерти?
Помилка!
Саме завтра Барсик засне богатирським сном, і ви про нього забудете. А потім вам доведеться терміново повертатися додому, тому що сусіди скаржаться на нелюдські крики з вашої квартири.
Ага, закон Мерфі в дії.
Закон Мерфі (англ. Murphy's law) - жартівливий філософський принцип, який формулюється таким чином: якщо є ймовірність того, що яка-небудь неприємність може трапитися, то вона обов'язково відбудеться (англ. Anything that can go wrong will go wrong). Іноземний аналог російського «закону підлості», «закону бутерброда» і «генеральського ефекту». вікіпедія
Поки я не завів жорстку звичку забивати АБСОЛЮТНО все, моя система давала збої.
І найзручнішим рішенням було - обзавестися диктофон.
Тепер дістати диктофон і записати будь-яку думку, навіть найдрібнішу, не представляє ні найменшого праці. А взагалі я просто обожнюю свій диктофон.
Помилка №3. Чи не перевіряти контексти при зміні статусу
Я вивів для себе просте правило: «Потрібно перевіряти контексти при зміні статусу».
Що таке «зміна статусу»?
Наприклад, я зараз стою за комп'ютером і вбиваю цю статтю. Для мене працюють контексти «Скрізь», «Дім» і «Комп». Якщо я виходжу на вулицю, то починають працювати контексти «Скрізь» і «Прогулянка». Якщо я зайду в магазин, то підключиться ще й контекст «Покупки».
Мій статус змінювався так: Будинок - Вулиця - Магазин. І для кожної зміни статусу у мене з'являються свої справи.
Наприклад, справа «купити хліб» я можу зробити тільки в магазині. Ще я можу переглянути цей контекст, коли виходжу на вулицю. Щоб взяти з собою гроші. А ось вдома я його зробити не можу ніяк.
Так ось, дуже важливо виробити ЗВИЧКУ - при кожній зміні статусу заглядати в свій смартфон. Причому дивитися в смартфон треба ще ПЕРЕД зміною статусу. Наприклад, справи «завести мамі капусту» і «завести праска в ремонт» не можуть бути виконані, якщо ви не заздалегідь не візьмете ці речі з собою в машину.
Якщо ви забуваєте перевіряти GTD при зміні статусу, то вся міць контекстів летить під три чорти. А контексти - це головна фішка системи GTD.
Помилка №4. брудне дерево
Моя система GTD поступово засмічують - в ній накопичувалися вже виконані справи, які я забув відзначити, або справи, що втратили актуальність.
Тому важливо регулярно чистити своє дерево завдань. Я роблю це щоранку. Просто бігу очками за загальним списком завдань і швидко виловлюють «косяки», щоб:
- вилучити
- Перенести в іншу папку
- Змінити контекст або дату початку
Помилка №5. Чи не розбивати на дрібні підзадачі
GTD вчить, що будь-яку справу треба розбивати на максимум дрібних підзадач. І, тим не менше, люди лінуються це робити.
Чому це важливо?
Поясню на прикладі. Моя сестра попросила купити їй фотоапарат. Якщо я просто додам справу «купити фотик сестрі», то воно так і буде висіти в моєму дереві довго-довго. Вся моя сутність буде «лінуватися» робити його. Це відбувається завжди, коли наші свідомість і підсвідомість не розуміють, як КОНКРЕТНО справа має бути зроблено.
Розіб'ємо цю справу на підзадачі, наприклад:
- Дізнатися вимоги сестри
- дізнатися бюджет
- Взяти гроші
- Зателефонувати знайомому фотографу, попросити поради
- Почитати огляди різних моделей
- Піти в магазин і купити
- Завезти фотік сестрі, не забути чеки і гарантію
Що трапиться? Як за помахом чарівної палички у вас з'явиться бажання цим зайнятися.
Цей ефект я перевірив на собі неодноразово!
Резюмуючи
Якщо ви вирішили стати ефективним людиною і зайнялися тайм-менеджментом, не опускайте руки після перших же невдач. Швидше за все, ви просто зробили одну з перерахованих вище помилок.
Пишіть в коментарях!
Яку систему організації часу ви використовуєте? І з якими труднощами вам довелося зіткнутися?
