У підприємців залишилося менше місяця, щоб обзавестися онлайн-касою - так постановив закон 54-ФЗ. В першу чергу він стосується власників малого бізнесу, а їм особливо важливо не витрачати зайві гроші на термінал і його обслуговування. Ми розібралися в питанні разом з експертами з МТС - більше року тому компанія об'єдналася з стартапом «Лайтбокс» і почала випускати свої онлайн-каси. Прочитайте і виберіть вигідний для себе варіант, перш ніж наспіх щось купувати.
Скільки коштує онлайн-каса
Для прикладу ми взяли смарт-термінал - сучасне, функціональне і зручне в користуванні пристрій. Це один з трьох основних видів кас, дозволених до використання, поряд з автономними касами і фіскальними реєстраторами.
Автономні каси дешевше - вони коштують від 5 000 до 8 000 рублів. Але це не так вигідно, як здається: закони регулярно оновлюються й уточнюються, все більше товарів отримують обов'язкове маркування, все більше реквізитів з'являється в чеках. Автономна каса рано чи пізно не зможе виконувати необхідні функції, і вам доведеться викладати гроші за нове обладнання.
У розрахунках ми враховували вартість фіскального накопичувача на 36 місяців. Такий варіант закон наказує Федеральний закон від 22.05.2003 № 54-ФЗ «Про застосування контрольно-касової техніки при здійсненні розрахунків в Російській Федерації» використовувати підприємцям на патенті і ЕНВД - це більшість тих, хто в 2019 році переходить на онлайн-каси.
обов'язкові витрати
- Смарт-термінал: середня ціна по ринку - від 11 000 рублів.
- Фіскальний накопичувач: 10 000 рублів.
- Кваліфікована електронний підпис: від 1 500 рублів на один рік. Підпис потрібна, щоб укласти договір з оператором фіскальних даних і зареєструвати фіскальний накопичувач в податковій. Якщо ви не будете реєструвати касу за новою адресою або купувати новий фіскальний накопичувач, в наступний раз підпис знадобиться тільки через три роки.
- Договір з оператором фіскальних даних: на один рік в середньому 3 000 рублів. ОФД - це посередник, який передає дані онлайн-каси в податкову. Працювати з ним зобов'язує Федеральний закон від 22.05.2003 № 54-ФЗ «Про застосування контрольно-касової техніки при здійсненні розрахунків в Російській Федерації» закон.
- Підключення каси до ОФД, реєстрація в податковій і настройка: від 2 000 до 3 500 рублів, в середньому - 2 750 рублів. Можете підключити касу самі, але тільки якщо впевнені, що впораєтеся без помилок. При реєстрації треба вводити серійні номери каси і накопичувача, при налаштуванні - реєстраційний номер та ІПН. Помилитеся в одній цифрі - доведеться купувати новий фіскальний накопичувач.
Деяким категоріям бізнесу потрібно вибрати, купити і налаштувати онлайн-касу до 1 липня 2019 року.
Що ще може знадобитися
- Оновлення програмного забезпечення. Вимоги до торгівлі періодично змінюються. Наприклад, недавно ПДВ підвищили з 18% до 20%, а онлайн-каси перевели на формат фіскальних даних 1.05. Щоб працювати у відповідності до законодавства, потрібно регулярно оновлювати програми для кас. У багатьох виробників кас ця послуга платна - від 1 000 до 2 000 рублів на рік, для розрахунків візьмемо середнє значення - 1 500 рублів. МТС оновлює програмне забезпечення автоматично і безкоштовно.
- Консультації техпідтримки. Самостійно розібратися з роботою онлайн-каси може бути складно. Добре, якщо на зв'язку є фахівець, який допоможе вирішити виникаючі питання. Умови технічної підтримки у виробників кас розрізняються: вона буває платній або безкоштовній, працювати цілодобово або тільки в певний час. У МТС підтримка цілодобова і безкоштовна.
- Сервісне обслуговування. Можна обійтися і без нього, але своєчасна заміна деталей продовжить термін життя каси. Для обслуговування потрібні фахівці на місцях, зазвичай цим займаються регіональні партнери виробників кас. Сервісне обслуговування коштує в середньому 800 рублів на місяць, за рік набігає 9 600 рублів.
- Товароучётная система. Хоч закон і не наказує використовувати її, підключити таку систему все ж варто. Вона потрібна для правильного обліку товарів, автоматизації торговельних процесів, оптимізації асортименту і спрощення контролю за роботою магазину і продавців. Система допомагає стежити за залишками в магазині і вчасно робити закупівлі, вона формує звіт про продажі і показує, які товари купують краще або гірше. На думку експертів МТС, робота з товароучётной системою дозволяє збільшити прибуток на 10-15%. У МТС така система коштує 500 рублів на місяць - за рік вийде 6 000 рублів (за ліцензію).
Підсумкова вартість каси з урахуванням річних додаткових вкладень 45 350 рублів.
Скільки коштує онлайн-каса, якщо брати її в оренду
Касу можна не купувати, а взяти напрокат. Ви отримуєте техніку, набір програмного забезпечення і додаткові послуги: налаштування і підключення каси, сервісне обслуговування і допомогу техпідтримки.
Часто таку послугу пропонують банки, які хочуть, щоб підприємці відкрили у них рахунок і підключили еквайринг - оплату за допомогою карток. Наприклад, у «МТС Банку» можна орендувати касу за 1 250 рублів на місяць, якщо ви перейдете на розрахунково-касове обслуговування банку і підключіть торговий еквайринг.
Якщо прив'язуватися до банку ви не хочете, візьміть касу в оренду у виробника. МТС пропонує в оренду різні смарт-термінали. Наприклад, «MТС Каса 5" »вміє сканувати штрих-коди і друкувати чеки, здатна добу працювати без підзарядки і підходить для стаціонарного та мобільного торгівлі.
МТС пропонує два тарифи: «Економ» і «Бізнес». На тарифі «Економ» ви отримуєте в оренду онлайн-касу і фіскальний накопичувач, програмне забезпечення для роботи каси і товароучётную систему. У вартість входить договір з оператором фіскальних даних на один рік, консультаційно-технічна підтримка і швидка заміна в разі поломки.
Абонентська плата посилання - 1 700 рублів на місяць, за рік вийде 20 400 рублів. До цієї суми доведеться додати вартість електронного підпису, реєстрації і настройки каси - ще приблизно 4 250 рублів.
Тариф «Бізнес» включає повне обслуговування каси: її встановлять, налаштують, підключать товароучётную систему, а якщо пристрій зламається, швидко його замінять. Крім того, в тариф входить консультаційно-технічна підтримка, сервісне обслуговування, заміна ФН і перереєстрація. Вам потрібно буде оформити кваліфіковану електронний підпис, інше фахівці з МТС зроблять під ключ. Оренда за цим тарифом коштує 2 300 рублів на місяць.
Що входить в тариф «Бізнес»
Ви отримуєте повний набір обладнання, програмного обеспечивания і послуг, щоб працювати відповідно до закону:
- онлайн-каса;
- фіскальний накопичувач;
- договір з ОФД на 1 рік;
- швидка заміна каси, якщо вона вийде з ладу;
- програмне забезпечення для каси;
- товароучётная система;
- технічна підтримка;
- щорічна заміна фіскального накопичувача;
- реєстрація каси в податковій і у оператора фіскальних даних;
- щорічна перереєстрація каси, в тому числі і в разі поломки;
- підключення терміналу для оплати картами;
- встановлення та налаштування каси;
- інструктаж персоналу по роботі з касою;
- сервісне обслуговування;
- консультація про роботу з продуктами «МТС Каса».
Одноразові витрати (КЕП) - 1 500 рублів.
Підсумкова вартість: 29, 100 рублів.
Взяти касу в оренду
Що в підсумку
Вам варто купити онлайн-касу, якщо:
- Ви готові вкласти велику суму в покупку і налаштування обладнання. Хороша новина: великі витрати будуть потрібні тільки на першому етапі, далі платити доведеться менше.
- Ви точно знаєте, яка каса вам потрібна. Можливо, ви вже вивчили ринок і знайшли відповідну модель.
Вам варто взяти онлайн-касу в оренду, якщо:
- Прямо зараз немає вільного часу або грошей на вибір і покупку каси. З орендою ви можете не витрачатися на першу-ліпшу або найдешевшу касу, а протестувати кілька моделей і зрозуміти, яка все-таки вам потрібна.
- Ви не хочете зупиняти бізнес через поломки каси. Без каси торгувати не можна. Якщо орендована каса вийде з ладу, новий пристрій вам привезуть протягом одного-двох днів.
- Ви хочете присвячувати час тільки бізнесу і не відволікатися на обслуговування каси. З орендованим пристроєм ви можете покластися на виробника: він бере на себе активацію, реєстрацію та ремонт каси, а з усіма питаннями про роботу апарату допоможе підтримка.
- У вас сезонний бізнес. Немає сенсу переплачувати, якщо каса потрібна всього кілька місяців в році. Оренда допоможе вирішити питання зі зберіганням каси і її перепідключеннями.
- Ви тільки починаєте бізнес. Якщо раптом він не злетить, вам не доведеться шкодувати про гроші, витрачені на покупку каси.
Вартість мінімального набору обладнання, яке потрібно, щоб працювати за законом, порівнянна з річним абонентською платою за орендовану касу з повним сервісним обслуговуванням. У МТС за ті ж гроші ви отримуєте сучасний і зручний смарт-термінал з сервісним обслуговуванням і повною версією товароучётной системи, яка підтримує маркування товару, роботу з ЕГАИС і ФГІС «Меркурій».
З орендою простіше планувати витрати: ви знаєте, що кожен місяць потрібно платитимуть 2 300 рублів, і більше ні про що не турбуєтеся. Якщо каса у вас у власності, можуть бути сюрпризи: коли пам'ять фіскального накопичувача закінчилася раніше, ніж термін його служби, доведеться віддавати 10 000 рублів за новий, знову отримувати електронний підпис і підключати його, зрозуміло, теж за гроші.
Ремонт купленої каси займе мінімум пару тижнів - весь цей час бізнес буде простоювати. До того ж вартість ремонту непередбачувана: наприклад, заміна екрану може обійтися в 70% ціни каси. З обслуговуванням орендованій каси проблем не буде: якщо вона зламається, її швидко замінять на нову, щоб бізнес працював без перерв.
Вибрати онлайн-касу
