1. Конкретний список завдань на сьогодні
Ми не особливо роздумуємо над списком справ на день, але, на думку Ріццо, він повинен бути конкретним. У нього ви повинні вносити тільки справи, на які у вас є час і ресурси. Великі проекти повинні дробитися на конкретні завдання.
Перший крок до складання таких списків - планування. Перш ніж піти з роботи, напишіть список справ на завтра. Визначте основні завдання, складіть план листування і телефонних дзвінків. Коли прийдете на роботу вранці, перед вами буде готова дорожня карта.
Паула радить розбивати завдання по різних рівнях продуктивності. Наприклад, найважливіші завдання краще робити, коли продуктивність на висоті, наприклад вранці. А завдання простіше, такі як робота з електронною поштою або дзвінки клієнтам, краще залишити на другу половину дня.
Якщо в кінці дня деякі завдання залишилася невиконаними, запитайте себе, чи було у вас достатньо часу і ресурсів для їх виконання? Або краще делегувати їх комусь іншому? «Не потрібно картати себе за невдачу», - радить Ріццо. Якщо залишилися завдання вам під силу, просто перенесіть їх на завтра. Якщо ж у вас немає на них часу або ресурсів, делегуйте їх.
2. Список делегованих завдань
Успішні люди завжди делегують завдання. «Те, що ви можете це зробити, зовсім не означає, що ви повинні це зробити», - зазначає Ріццо. Витрачати час на виконання чорної роботи не завжди ефективно.
Паула Ріццо радить поглянути на список справ і запитати себе: «Невже я єдина людина, хто може це зробити?» Всі завдання, які ви делегували, повинні зберігатися в спеціальному списку.
3. Список довгострокових цілей
Список довгострокових цілей допоможе домогтися більшого. «Навіть якщо ви впевнені, що цій мрії не судилося збутися, все одно запишіть її», - каже Паула Ріццо. Дослідження показують, що ймовірність завершення зафіксованих завдань на 33% більше. Зробіть такий список для себе і для компанії, в якій працюєте.
4. Список за і проти
Коли вам належить ухвалити важливе рішення, складіть список всіх за і проти. Цей список повинен бути ретельно продуманий. Однак чисельна перевага за над проти не означає, що ви повинні прийняти позитивне рішення. Якщо сумніваєтеся, залиште список і поверніться до нього завтра: свіжий погляд допоможе зробити правильний вибір.
Великий плюс такого списку - можливість поділитися ним і дізнатися думку оточуючих. Можна відправити його своїм друзям або колегам. Як то кажуть, одна голова добре, а дві краще, тому не бійтеся цікавитися думкою людей, яким довіряєте.
5. Проектний список
Якщо ви працюєте з кимось в команді, варто зробити окремий проектний список, в якому будуть детально описані ролі і обов'язки кожного члена команди. На думку Ріццо, це допомагає уникнути дріб'язкових суперечок з приводу зон відповідальності і позбавляє від необхідності пояснювати кожному його обов'язки.
6. Список тем для розмови
Якщо скоро чекає зустріч або телефонний дзвінок, слід заздалегідь створити список, в якому будуть відображені теми майбутньої розмови. «Такі списки роблять переговори ефективніше, тому що теми для обговорення завжди під рукою», - каже Паула.
Для складання списків добре підходить Wunderlist. Списки в ньому можна об'єднувати в папки, що дуже зручно.
