Електронна пошта є одним з найкращих засобів комунікації і, мабуть, єдиним, яким користуються всі користувачі без винятку. Ви можете любити або не любити месенджери, використовувати Skype або чат Facebook, але адреса електронної пошти у вас є напевно.
Кожен день ми отримуємо в свою поштову скриньку не тільки повідомлення від друзів і колег, а й десятки рекламних листів, повідомлень, просто спам. Щоб не потонути у величезній кількості вхідних повідомлень, дуже важливо виробити і застосовувати навички ефективної роботи з електронною поштою.
Заплануйте час перевірки пошти
Якщо ви відчуваєте, що витрачаєте занадто багато часу на обробку пошти, а кількість листів у вхідних все одно не зменшується, то спробуйте більш жорстко розпланувати час перевірки своєї поштової скриньки. Зазвичай ми починаємо перевіряти пошту, знаходимо в листі цікаву посилання, переходимо на сайт, звідти на інший … а через півгодини згадуємо і в усьому зростали до розбору листів. В результаті час минув, а справа з місця не зрушила.
Тому постарайтеся виділити для себе певний обмежений час для роботи з поштою. Частоту і тривалість цих інтервалів кожен може встановити для себе самостійно, в залежності від обсягів своєї кореспонденції. Можливо це буде година вранці і годину в кінці робочого дня, а може бути вам зручніше заходити в свій поштовий акаунт кожну годину на п'ять хвилин. Найголовніше - намагайтеся строго дотримуватися встановленого для себе графіка і не відволікатися ні на що стороннє. Свідомість того, що ваш час обмежено, неминуче призведе до збільшення ефективності обробки поштових надходжень.
Кожен лист означає дію
Головне правило, яке ви повинні застосовувати при розборі пошти, - кожне відкритого листа вимагає від вас будь-які дії. Якщо ви відкрили лист, то ні в якому разі не можна знову залишати його під Вхідних. Ви повинні або відразу ж відповісти на лист, або переслати його тому, хто краще впорається з цим питанням, або намітити для себе завдання в Google Task або календарі - в будь-якому випадку в результаті вашого дії лист повинен бути видалено або переміщено в архів, тобто покинути папку Вхідні. При дотриманні цього простого правила ваша папка вхідних рано чи пізно очиститься.
Фільтри і ярлики
Якщо ви щодня отримуєте велике число листів, то їх розбір вимагає від вас великої кількості часу і зусиль. Чому б вам не використовувати для цього ресурси поштової служби, тим більше, що в більшості сервісів ця можливість присутня і відмінно реалізована?
Мова йде про налаштування фільтрів для автоматичної обробки пошти. Замість того, щоб вручну кликати по кожному повідомленню, а кожен ваш клік - це теж час і зусилля, просто один раз налаштуйте потрібні фільтри. Наприклад, всі повідомлення з адрес ваших родичів автоматично потрапляють в папку Сім'я і відзначаються маркером як важливі. Всі прес-релізи йдуть в окрему папку минаючи папку Вхідні, а повідомлення від соціальних мереж відразу летять в Корзину.
Таким чином, ви можете розподілити повідомлення з основних тем і підготуватися відповідним чином до їх обробці. У вас не буде більше ситуації, коли ваш мозок при розборі пошти перемикається з домашніх справ на службові питання, а потім відразу ж на розважальні розсилки, і потім назад.
Варіантів створення різних фільтрів існує величезна кількість і я впевнений, що один раз побудувавши систему автоматичної фільтрації, ви заощадите дні і місяці свого часу. Крім цього, за допомогою привласнених ярликів або розподілу по папках, ви легко зможете знайти потрібні листи в архіві (ви ж пам'ятаєте, що папка Вхідні у нас абсолютно порожня?).
користуйтеся пошуком
Багато користувачів, особливо початківці, зберігають всі свої листи у Вхідних, тому що їм здається, що при архівування вони більше ніколи їх більше не знайдуть. Якщо ви налаштували систему фільтрів і ярликів, як це описано в попередньому абзаці, то ваш архів вже впорядкований і в ньому набагато легше орієнтуватися. Але не забувайте ще про рядок пошуку. Наприклад, в Gmail система пошуку листів настільки досконала (хто б сумнівався!), Що знайти будь-який лист не складе ніяких труднощів.
використовуйте позначки
У багатьох поштових службах є функція позначки повідомлень спеціальними маркерами (в Gmail це зірки). З їх допомогою легко виділити необхідні повідомлення, що вимагають вашої уваги і помістити їх в окрему папку. У Gmail ви можете самі вибрати набір позначок і досить гнучко ними користуватися. Таким чином, одного погляду на вміст вашої поштової скриньки буде досить, щоб виділити листи за ступенем їх важливості.
Використовуйте клавіатурні скорочення
Використання гарячих клавіш може настільки прискорити обробку кореспонденції, що варто витратити кілька годин для їх вивчення. Але перед цим загляньте в налаштування (в Gmail це Настройки - Загальні - Швидкі клавіші) і переконайтеся, що вони включені. Після цього досить просто натиснути на клавіатурі знак питання і перед вами з'явиться підказка з усіма гарячими клавішами Gmail.
Електронна пошта є відмінним засобом комунікації, але це не означає, що ви повинні приділяти цьому процесу половину свого життя. Максимальна автоматизація всіх процесів, швидкі відповіді або переадресація повідомлень, планування свого часу разом з іншими радами з цієї статті дозволять вам досить швидко справлятися з будь-якою кількістю листів і зберегти більше часу для більш приємною діяльності.
