Юристи в США виписують рахунки клієнтам за кожні шість хвилин своєї роботи. Це означає, що вони повинні точно розуміти, що корисного було зроблено за такий невеликий проміжок часу. Детальний підхід до відстеження завдань призводить до зростання продуктивності, і ми можемо його перейняти.
Проблема більшості списків справ полягає в тому, що вони заохочують вас збирати завдання, не доведені до кінця. Але незавершені справи стають джерелом постійного відчуття провини і прокрастинації.
Замість цього можна використовувати альтернативну систему, в якій головна увага приділяється відстеженню того, що ви робите і що ви вже зробили. Вона заснована не на почутті провини, а на гордості. І ось в чому переваги детального списку завдань:
- Ви не будете прокрастініровать, так як знаєте, яке завдання потрібно виконати наступній.
- Коли вам потрібна перерва, ви можете робити записи в списку завдань. Так ви відверне, але буде легше потім повернутися до роботи.
- Чи зміниться ваше ставлення до себе. Виконуючи по 100 задач у день, ви будете задоволені своєю продуктивністю.
- Такий список допомагає увійти в стан потоку.
- Чи включається азарт: з'являється бажання закрити якомога більше завдань протягом години.
- До кінця дня у вас буде від 40 до 120 завершених завдань.
Ця система найкраще працює зі звичайним текстовим файлом і додатками Remember The Milk, OmniFocus, Wunderlist або Evernote. Працює не так добре з Trello, Todoist, Things і більшістю інших сервісів зі списками справ.
1. Працюйте з хмарними сховищами
Використання списку завдань - це звичка. Це означає, що у вас завжди повинен бути до нього доступ. Тому найкраще вести і зберігати свій список в хмарі.
Всі додатки, які я порекомендував вище, роблять це автоматично.
Я звик працювати зі звичайним текстовим файлом todo.txt, який зберігаю в Dropbox, тому можу працювати з ним коли завгодно і звідки завгодно. Кожен день я просто додаю новий список вище старого. Мій todo.txt включає закінчені завдання за кілька років.
2. Навчайте гарячі клавіші
Всі програмісти знають: якщо ніколи не прибирати руки з клавіатури, робота йде продуктивно. Це справедливо для людей різних професій, але найчастіше саме програмісти постійно використовують гарячі клавіші.
Кожен раз, коли ви тягнете за мишею, ви виходите зі стану потоку.
Швидкий доступ корисні при роботі зі списком завдань. Найпоширеніший варіант - натиснути Alt + Tab, щоб перейти до списку справ, відзначити завдання, яку ви тільки що закінчили, записати одну-дві нові завдання і натиснути Alt + Tab, щоб повернутися до роботи.
Але можна робити це ще швидше, і в цьому допоможуть гарячі клавіші в додатках. Ось які рекомендую я:
- Remember The Milk: «i», щоб вибрати, «c», щоб завершити завдання.
- OmniFocus: ⌘N, щоб створити нове завдання, і натиснути на пробіл, щоб завершити її.
- Evernote: ⌘ + Shift + T для створення нового завдання. Для завершення немає клавіш швидкого доступу.
- Wunderlist: Tab + стрілки для вибору нового завдання, ⌘D для її завершення.
З текстовими файлами трохи складніше. Я використовую знак «_», щоб вибрати завдання, а «×», щоб позначити її як завершену, тому мій список завдань зазвичай виглядає так:
Текстові файли - кращий варіант для досвідчених користувачів, яким зручно працювати з макрокомандами. У багатьох редакторах, наприклад в Sublime, є можливість самостійно задавати макроси і налаштовувати ярлики.
3. Відстежуйте всі завдання, навіть найменші
Суть альтернативного підходу - розбивати завдання на невеликі, легко здійснимі пункти. Це дуже схоже на принцип наступного дії в GTD.
Завдання на кшталт «Написати пост в блог» занадто великі, щоб виконати їх за раз. Написання поста може зайняти у вас годину, а то й більше. Замість цього почніть з завдання «Відкрити текстовий редактор». Ось і все, просто відкрийте текстовий редактор. Це перший етап завдання, яку ви повинні закінчити.
Наприклад, так виглядав мій список завдань, коли я писав цей текст:
× почати писати про форматах списків завдань
× wunderlist
× things
× todoist
× omnifocus
× remember the milk
× відповісти на питання
× рекомендувати: текстовий файл, RTM, OmniFocus, Evernote
× повернутися до написання
× переписати введення
× список переваг
× додати Gist
× додати технологічну секцію
× додати секцію про завдання на ходу
_ Помістити поточний стан списку завдань в Gist
І ось уже є 15 готових завдань. Мені довелося перерватися, тому в списку є два завдання про відкриття поста в текстовому редакторі.
Обсяг виконаної роботи - це завжди предмет для гордості. Маленькі кроки допомагають утримувати увагу і уникати прокрастинації: так я завжди знаю, що потрібно робити далі, і не боюсь, що це буде важко.
4. Додавайте завдання на ходу
Стандартний спосіб використання списку завдань: ви додаєте багато-багато пунктів, які збираєтеся зробити за день, потім дивіться на нього і думаєте, що стільки справ вам точно не виконати. І починаєте байдикувати.
Коли у вас занадто багато варіантів, це змушує нервувати і негативно впливає на продуктивність.
За альтернативній системі ви просто додаєте одну, максимум дві задачі, і приблизно вказуєте час, коли плануєте приступити до роботи.
5. Позначте завершені завдання
Завжди відзначайте час закінчення роботи над завданням.
Remember The Milk і Wunderlist роблять це автоматично. Якщо ви використовуєте OmniFocus, переходите в настройки: View → Show View Options → Custom Columns → Completion Date.
Якщо ви вмієте працювати з макрокомандами, можете запрограмувати установку позначки з часом. Ось чому я до сих пір використовую Vim: мій макрос автоматично додає позначку про час в кінці кожного рядка.
Інший спосіб зробити це - встановлювати час вручну. Не обов'язково для кожного завдання, досить відзначатися раз на годину.
Сенс тимчасових відміток в тому, що вони допоможуть вам побачити, наскільки зосереджено ви працювали за останню годину.
В кінці дня ви зможете оцінити, як у вас виходить концентруватися. В хороший день ви будете виконувати по 80 ТАСК. У відмінний - 120. У самий натхненний день я встиг зробити 250.
6. шахраювати
Ця система включає в себе можливість трохи схитрувати. У вас з'явиться спокуса ставити собі зовсім дрібні завдання, щоб під кінець дня ви могли зі спокійною душею побачити безліч виконаних справ.
Чим легше завдання, тим більша ймовірність, що ви з нею розправитися. Але завершені завдання підштовхують вас продовжувати працювати далі.
7. Поймайте «потік»
Іноді ви можете виконати кілька завдань, які не записавши їх в список справ. Тоді додайте їх пізніше, коли відкриєте вкладку зі списком.
Довгий список породжує гордість. Я часто додаю завдання постфактум. Першим завданням в моєму сьогоднішньому списку справ було «вигуляти собаку в парку». Це сталося ще за годину до того, як я включив свій комп'ютер, але мені був потрібен невеликий поштовх для початку.
І навпаки, коли відчуваєте, що застрягли, перемикайтеся на свій список завдань і переконайтеся, що у вас є крихітне наступна дія.
Мета альтернативного підходу до списку завдань - увійти в стан потоку, а цього легше домогтися, якщо ви завершуєте завдання одну за одною.
