У 2011 році Рудольф Дютель влаштувався на роботу в Google. «Мій перший робочий день в офісі Google нагадував приїзд Гаррі Поттера в Хогвартс: сильно хвилюєшся, як школяр на першому побаченні, що робити - теж незрозуміло, - ділиться спогадами Рудольф. - Тому я був радий будь-якому даному мені справі і можливості навчитися чогось нового в процесі ».
Наступні два роки йому було призначено впритул займатися навчанням співробітників компанії роботі з поштовим сервісом Gmail, а також його корпоративними продажами.
Дютель вже не числиться в Google, зараз він співробітник компанії Buffer і засновник проекту Remotive - електронного тижневика для віддалених працівників. Однак деякі фішки, яким він навчав своїх колишніх колег, він використовує до сих пір.
Як приручити електронну пошту: 7 забійних рад по роботі з Gmail
Інший раз відкрити папку «Вхідні» вранці понеділка - справжнє одкровення. Здається, розібратися в нескінченному потоці листів неможливо фізично.
Електронною поштою сьогодні не користуються хіба що в глухих селах, де немає ні електрики, ні веж стільникового зв'язку. Згідно з даними досліджень Глобального інституту McKinsey, ми проводимо в середньому третину нашого робочого дня, відповідаючи на листи.
Середньостатистичний кваліфікований працівник витрачає до 28% корисного часу на розбір електронної пошти. Це приблизно 13 годин на тиждень.
Звичайно ж, не хочеться погоджуватися з такою сумною статистикою. Більш того, кожному хочеться витрачати свій час на щось більш корисне. З цією метою Дютель провів чимало часу в тестуванні можливостей Gmail, утиліт і сервісів, виділивши сім найкорисніших, на його погляд, для щоденного використання. Мабуть, робоче листування - це не таке вже й довге справу.
1. Користуйтеся кнопкою «Скасувати відправку»
Чи бувало у вас так, що, натиснувши «Відправити», ви раптом помічали в листі кілька прикрих помилок? Упевнений, так.
Відтепер боятися більше нічого: у вас є функція скасування відправки, користуватися якою - строго обов'язкова умова для тих, хто вирішив всерйоз зайнятися управлінням дорогоцінним робочим часом.
Активувати функцію можна, зайшовши в меню і поставивши галочку навпроти відповідної функції: «Налаштування» → «Загальні» → «Скасувати відправку». За бажанням період скасування можна зробити рівним 10, 20 або 30 секундам.
Спробуйте самі, мені особисто сподобалося!
2. Застосовуйте шаблони для економії часу
Ми пишемо величезну кількість однотипних листів, схожих один на одного як дві краплі води. Іноді ми беремо в якості основи для нових листів ті, що вже були написані нами раніше іншим людям. Наприклад, для працівників сфери продажів це зручно і може істотно заощадити час.
Так чому ж не підготувати кілька шаблонів для такого роду послань, замість того щоб переписувати одне і те ж з разу в раз? Адже замінити пару-трійку слів і зворотів куди простіше, ніж писати заново. Головне - не забути потім перечитати.
Підготуйте і збережіть кілька шаблонних відповідей, якими ви зможете скористатися пізніше при необхідності.
Щоб активувати цю функцію «Шаблони відповідей», Ви повинні зайти на вкладку «Лабораторія» в меню налаштувань.
Завдяки цій неймовірно корисною функції Рудольфу з братом вдалося вручну відправити свої контактні дані першим півтора тисячам передплатників Remotive в стандартному листі-розсилці.
3. Використовуйте функцію онлайнового доступу
Ще одна хитрість, про яку ми дізналися від Дютеля: як продовжувати роботу з Gmail, не маючи доступу до інтернету.
Можливо, комусь із вас подобається відключатися від оточуючих на якийсь час, щоб повністю присвятити себе творчим завданням. Однак в більшості випадків без папки «Вхідні», куди вам, наприклад, скинули технічне завдання, просто не обійтися. Як же бути?
Для всіх подорожей поїздом, випадків з платним або обмеженим доступом до мережі Wi-Fi і інших непередбачених обставин можна використовувати функцію «Офлайн». Вона дозволяє читати, відповідати, шукати і архівувати листи без доступу в інтернет.
Це дійсно дуже зручно, так як даний режим дозволяє вам працювати не тільки з поштою, але і c Google Drive і Google Docs.
4. Не встигаєте? Поставте на паузу
Часом вхідні повідомлення прямо-таки валяться в ящик одне за іншим, дратуючи і відволікаючи від роботи, на якій ми зосереджені. Одне, два, чотири, десять нових листів … А раптом там що-небудь важливе?
Кращим рішенням цієї проблеми, на думку Дютеля, виявилася функція «Пауза входять» (Inbox Pause). Сенс цієї функції дуже простий: припиняєте потік вхідної кореспонденції, якщо зайняті чимось важливим, а коли звільняєтесь від тягаря турбот і рябіють подіями календаря, повертаєтеся до них, ніби отримали їх в ту ж саму секунду, зайшовши на вкладку сторінки з поштою.
5. відпишіться від непотрібних поштових розсилок
Так вже виходить, що важко повністю позбутися від попадання різного роду розсилок в ваш робочий електронну скриньку. Як же позбутися від тих, що вам зовсім не цікаві?
Зустрітися з Unroll.me - утилітою, яка допоможе вам організувати розсилання найкращим чином в лічені хвилини. Як тільки ви зареєструєтесь в сервісі, відкрийте список розсилок, на які ви підписані. Потім відпишіться від непотрібних.
6. Увімкніть двоетапну перевірку
Здається, Gmail знає про нас майже все: з ким ми спілкуємося, які картинки шукаємо в пошуку, що зберігаємо в «Документах». Можна сказати, що це якийсь центр управління польотами і головний командний штаб - всі посилання ведуть сюди, подібно дорогах в Рим. А значить, про безпеку слід подбати в першу чергу.
Найкращим чином з цим завданням впорається функція двоетапної аутентифікації. «Дво-», тому що для захисту вашої інформації знадобиться не тільки ваш пароль від поштової скриньки, а й унікальний код, який ви кожен раз при спробі доступу до ящика будете отримувати з мобільного додатка або SMS-повідомлення.
А ще Рудольф радить звернути увагу на сервіс 1Password.
Багато інші популярні сервіси, наприклад Dropbox, Facebook і Twitter, також використовують двоетапну перевірку для доступу.
До речі, для збереження ваших даних важливо стежити за тим, щоб ваш Gmail-аккаунт не використовувався відразу на декількох пристроях, наприклад на двох комп'ютерах одночасно.
7. Використовуйте більш інформативні повідомлення
У багатьох месенджерах використовується відразу кілька статусів для повідомлень: «Відправлено», «Доставлено», «Прочитано». Подекуди, наприклад в Facebook, для позначення цих повідомлень використовуються значки.
Для сервісу Gmail існує схоже рішення - Sidekick. Це непогане додаток для тих, хто шукає роботу, або того, чия діяльність пов'язана з продажами: дуже зручно отримувати статуси ваших відправлених листів.
Тепер ви знаєте про безпеку і економії робочого часу при роботі з Gmail трішечки більше. Сподіваємося, поради бувалого фахівця допоможуть вам стати продуктивніше.
