1. Складати список вранці
Здається цілком природним насамперед з ранку записати плани на день. Однак це вже занадто пізній час. Так вважає Ейлін Рот (Eileen Roth), автор книги «Організація для чайників». «Якщо ви зробите список завдань вранці, а о 8:00 у вас призначена зустріч на іншому кінці міста, то ви навряд чи на неї встигнете», - стверджує вона.
Складати список необхідно в кінці дня. Це дозволить вам залишити робочі справи позаду і спокійно відпочити. «Ви йдете з роботи додому і більше не думаєте про список майбутніх завдань, оскільки ви вже його склали і знаєте, що вам необхідно буде виконати завтра. Ваш розум може нарешті відпочити », - каже Ейлін.
2. Включати в список занадто багато завдань
Якщо виконання справ з вашого списку може зайняти тижні або місяці, то ви заздалегідь прирікаєте себе на невдачу. Так ви будете почувати себе перевантаженим.
На думку Кіри Бобінет (Kyra Bobinet), автора книги «Добре організоване життя: 10 уроків когнітивної психології і дизайн-мислення для свідомої, здорового і наповненого сенсом життя», ідеальним кількістю для списку є три завдання. «Наш мозок сприймає інформацію, сгруппированную з трьох складових, - стверджує вона. - Так що для початку заносите в список три найважливіших справи ».
Більшість людей навіть не здогадується, як мало дійсно продуктивних годин в одних добі.
«Наші розумові сили - набагато більш обмежений ресурс, ніж час. На кожен день доводиться лише 3-6 годин, коли ми можемо посилено попрацювати », - вважає Христина Вільнер (Christina Willner), авторка списку завдань Amazing Marvin - додатки для підвищення продуктивності.
Крім того, багато хто не усвідомлює, як багато часу може займати виконання деяких справ. Саме тому дуже довгі списки справ неефективні. Вільнер радить записувати поруч з кожним завданням приблизний час її виконання. Відстежуйте цей час, щоб в майбутньому робити більш точні розрахунки.
3. Включати в список справ мрії або дуже великі цілі
Амбітні цілі, наприклад написання книги або підкорення Евересту, не повинні входити в список завдань. Замість цього вносите їх в окремий список бажань.
Список щоденних справ повинен містити чіткі плани.
Якщо вам необхідно закінчити великий проект, необхідно розділити його на кілька дрібних і досяжних завдань і тільки потім записувати їх в список. Так радить надходити Паула Ріццо (Paula Rizzo), автор книги «Списочное мислення: як використовувати списки, щоб бути більш продуктивним, успішним і менше переживати».
Дивлячись на великий список всіх своїх цілей, ви будете почувати себе перевантаженим. Крім того, ви будете незадоволені тим, що не можете виконати всі записані плани. Адже на деякі з них потрібно досить багато часу і сил.
4. Чи однаково оцінювати кожну задачу
Тренер по продуктивності Ненсі Гейнс (Nancy Gaines) стверджує, що список справ повинен являти собою список пріоритетів. «Вносьте туди тільки ті справи, які просунуть вашу кар'єру або бізнес вперед, - каже Гейнс. - Якщо це не пріоритетна задача, то її не повинно бути в списку. Вона буде лише відволікати вас ».
При складанні списку вона радить дотримуватися системі «3-3-3»: викресліть зі списку три найменш важливі завдання, делегуйте три завдання, які не варті вашого часу, і виконайте три найбільш пріоритетні завдання.
5. Ставити нечіткі цілі
Якщо завдання в списку сформульовані розпливчасто, то в подальшому доведеться думати, як саме їх виконувати, і навіть згадувати, що вони означають. Так що складання списку варто приділити належну увагу.
«Витратьте на планування трохи більше часу і зробіть список справ якомога конкретнішим», - радить автор книги «Секрети особистої продуктивності» Мора Томас (Maura Thomas). Наприклад, замість того щоб писати «звіт про витрати», напишіть пункт «занести дані в електронну таблицю».
Уникайте невизначених слів, наприклад «запланувати», «здійснити» або «розробити». «Якщо у вас мало часу, то, глянувши в списку на слово" розробити ", вам напевно захочеться пропустити цей пункт, - вважає Мора. - Прибережіть подібні слова для списку великих проектів ».
6. Використовувати один і той же список, поки не будуть виконані всі завдання
«Проблема в тому, що кожен день приносить щось нове. Тому те, чим ви займалися сьогодні, не обов'язково потрібно буде виконувати і завтра. І ваші плани на завтрашній день можуть змінитися ще до того, як закінчиться цей ", - стверджує Ейлін Рот. Так що щодня необхідно складати новий список справ.
7. Не прив'язувати список до свого календаря
Якщо список і календар не прив'язані один до одного і в них вказані різні завдання, то вам навряд чи вдасться виконати їх всі. «У такому разі у вас не буде часу на виконання справ зі списку. Хіба що вам доведеться пожертвувати сном, вихідними, відпусткою або часом, який ви хотіли б провести з сім'єю », - застерігає Кеті Маццокко (Katie Mazzocco), автор книги« Революційна продуктивність: як максимізувати час, вплив і дохід при веденні малого бізнесу ».
Намагайтеся завжди виділяти в календарі час на виконання завдань зі списку.
