Іноді здається, що є люди, у яких талант хорошого доповідача. Талант важко перейняти, а технології - цілком можна. Підготовка успішного виступу - це технологічний процес, який вимагає часу і зусиль. Я хочу розповісти вам, як я готуюся до своїх виступів.
Підготовка до виступу складається з декількох частин:
- Опрацювання ідеї.
- Створення презентації.
- Прогін презентації.
- Виступ.
- Просування контенту.
Давайте поговоримо, що включає кожна з них.
опрацювання ідеї
Метод розробки концепції виступу описаний в книгах, численні тренери ведуть по ньому заняття. Особисто я користуюся матеріалами Олексія Бурби, але він не єдиний, у кого можна цьому навчитися.
Для створення концепції я використовую Mind Map. Це дозволяє одним поглядом охопити всю презентацію. З картами думок легко і радісно працювати.
Поки розробка ментальної карти була для мене чимось новим, я витрачала на створення документа один-півтора робочих дня. Зараз я здатна зробити схему контенту за 4-6 годин.
створення презентації
Візуальне оформлення презентації - це частина виступу. Важливо, щоб воно підтримувало розповідь, допомагало йому, а не суперечило або відволікало.
Гарна презентація, на мою думку, має кілька параметрів:
- Єдина стилістика ілюстрацій (ілюстрації, подібні або за змістом, або з оформлення, а краще - по обох параметрах).
- Єдині шрифти (один шрифт для заголовків, підзаголовків, основного тексту, підписів і приміток).
- Однакові візуальні елементи: стрілочки, графіки, схеми, рамки, таблиці і так далі.
- Однакові анімаційні ефекти.
- Включений логотип агентства, а також логотип або назва заходу, на якому читається доповідь.
Вибір візуального контенту і підбір ілюстрацій - це те, на що витрачається основний час при верстці презентацій.
Це воістину творчий процес, він приносить величезне задоволення.
Пара слів про Prezi. Я давно знала про це форматі і мріяла навчитися ним користуватися. Виявилося, що не боги горщики обпалюють: на YouTube є безкоштовні відео, де докладно розповідається про всі тонкощі роботи з редактором. Правила складання документа в Prezi такі ж, як в PowerPoint. Зробивши послідовно всі вправи, можна навчитися користуватися програмою.
Prezi підходить для верстки складних презентацій: яскравий візуальний ряд допомагає слухачам краще сприймати і запам'ятовувати зміст виступу.
Посів контенту після заходу - важлива частина маркетингу. Необхідно відразу підготувати презентацію для коректного відображення в Slideshare. Досить виконати кілька простих правил:
- Писати заголовок і тексти в спеціальних модулях шаблону слайдів (можна перевірити в режимі відображення «Структура»).
- Графіки і таблиці включати в презентацію у вигляді малюнків (Slideshare перетворює графіки і таблиці PowerPoint в довгі послідовності цифр).
- Використовувати встановлені шрифти. Якщо ви використовуєте нестандартні шрифти, вивантажувати презентацію слід тільки в PDF. В цьому випадку ви можете втратити анімацію.
Терміни верстки презентації приблизно в два рази більше, ніж терміни придумування ментальної карти: один-півтора дня, якщо мене не відволікають (8-12 годин). Презентація повинна бути готова мінімум за тиждень до заходу, інакше на інші етапи часу не залишиться. Тому я відмовляюся від виступів, які підтверджуються в останню хвилину.
прогін
Прогін презентації - це генеральна репетиція виступу. Мета прогону - знайти максимум помилок в презентації, виступі і відповідях спікера. Крім мене, в прогоні бере участь керівник відділу маркетингу, один з керуючих партнерів агентства та хтось із фахівців. Моє завдання - прочитати доповідь. Завдання слухачів - розкритикувати його, а також задати якомога більше каверзних питань.
Прогін стандартного доповіді тривалістю 15-20 хвилин займає рівно одну годину. В результаті прогону я отримую список недоліків. Про необхідність другого прогону команда домовляється за результатами першої оцінки: якщо коментарів багато, призначається друга зустріч. І так до тих пір, поки команду не влаштує якість матеріалу. Після внесення коригувань я зберігаю готову презентацію в незмінному форматі (для PowerPoint це PPSX) і відправляю файл організаторам.
На виправлення презентації я витрачаю від двох до чотирьох годин.
виступ
Мистецтву виступати на публіці можна і потрібно вчитися. Курси акторської і ораторської майстерності, книги … Якщо у вас немає часу або грошей на очне навчання, можна скористатися безкоштовним і напівбезкоштовні контентом (на YouTube є прекрасні ролики школи голоси «Говори», в «Нетологія» та інших центрах онлайн-освіти - відео про підготовці та проведенні виступів).
Я вважаю за краще неформальний стиль спілкування з залом. Знаю, що іноді мене це підводить.
На виступ витрачається від трьох до восьми годин. Я намагаюся приїхати на майданчик мінімум за півгодини до «ефіру». Обов'язково привожу з собою флешку з двома форматами презентацій: редагується і Нередагована. Редагований може стати в нагоді, якщо в презентації потрібно буде щось екстрено підправити.
Перед виступом необхідно:
- Звикнути до залу: зрозуміти, де я буду стояти на сцені, скільки простору у мене є для руху, чи немає сторонніх предметів на підлозі сцени, наприклад проводів, про які я можу спіткнутися.
- Перевірити, як відкрилася презентація.
- Перевірити яскравість проектора (іноді потрібно змінити колір деяких візуальних елементів так, щоб все коректно відображався).
На цьому сам виступ завершується. Наступні етапи пов'язані з просуванням контенту.
просування контенту
i-Media підтримує своїх спікерів. В агентстві є відпрацьована схема публікації контенту після заходів:
- Ми викладаємо презентації на корпоративний Slideshare.
- Виходять пости на сторінці агентства в Facebook (1 700 передплатників) і в прес-центрі сайту.
- Ми купуємо трафік з Facebook. Всі пости з презентаціями промотуючих.
Нещодавно я трансформувала свій особистий профіль в Facebook в бізнес-сторінку. Це дало доступ до професійних інструментів публікації, просування і аналітики. Зараз у моїй сторінки 2 700 передплатників. Схема розміщення в ній контенту аналогічна схемі агентства: Slideshare - Facebook - промо постів. Так як презентації містять лого або назва заходу, всі читачі знають, для кого створювався матеріал.
Написання статей, вичитка текстів, узгодження відео, публікації і відповіді на коментарі займають час. Вся маркетингова підтримка - це зазвичай ще половина мого робочого дня (чотири години).
І це ще не все…
За мотивами доповідей часто пишуться і публікуються статті. Але це вже зовсім інша історія.
Описана вище схема підготовки до виступів вимагає певних ресурсів:
- Опрацювання ідеї: 4-6 годин.
- Верстка презентації: 8-12 годин.
- Прогін: 1 година.
- Виправлення презентації: 2-4 години.
- Виступ: 3-8 годин.
- Маркетинг: 4 години.
Підготовка одного виступу зазвичай займає у мене від 22 до 36 годин, 4-5 робочих днів. Такі доповіді я читаю не частіше одного-двох разів на квартал, інакше на роботу часу не залишається. Однак результат того вартий.
