Наради в сучасному суспільстві прийнято вважати марною тратою часу, на цю тему існує маса мемів і карикатур. Але зовсім без нарад обійтися важко в будь-якому проекті, де зайнято понад 3-х чоловік. Проблема не в нарадах, проблема скоріше в їх невмілої організації і нечітких цілях. Пропонуємо подивитися на великі компанії і повчитися у них того, як варто проводити високоефективні наради.
Експерименти в області нарад, що проводяться за останнє десятиліття в стартапи і компаніях зі списку Fortune 500, привели до позитивних результатів. З досвіду цих компаній вимальовується набір правил, серед яких можна виділити три універсальних:
1. Всі наради повинні мати чітку заявлену мету або порядку денного. Без порядку денного наради можуть легко перетворитися в безцільне захід, а не продуктивну робочу сесію.
2. Учасники наради повинні йти з нього з чітким розумінням того, які наступні кроки потрібно зробити. Найбільш успішні компанії вимагають, щоб співробітники покидали нараду маючи конкретний список завдань.
3. У наради має бути чітко визначено час закінчення.
Чи не вказуючи тривалість наради, ви, тим самим, стимулюєте нескладні розмови не по темі.
Звичайно, не варто зупинятися на цих трьох пунктах. Дійсно продуктивні компанії завжди адаптують і налаштовують правила нарад відповідно до їх конкретної культурою.
Apple
В епоху Стіва Джобса, коли Apple ставала найбільшою компанією в світі, вони намагалися зберегти принципи, які були на самому початку.
- У кожного компоненту проекту або завдання є "ноч". За даними журналіста Адама Лашінскі, на кожній нараді в Apple є Безпосередньо Відповідальний Людина, чиє ім'я знаходиться з усіма пунктами порядку денного, за виконання яких він несе відповідальність. Так як у кожного завдання є відповідальний, то в Apple рідко виникає плутанина з тим, хто що повинен виконувати.
- Будьте готові кинути виклик і бути оскарженим. Існує безліч розповідей про здатність Джобса доводити своїх співробітників навіть до сліз, піддаючи їх ідеї та пропозиції сумніву в досить агресивній формі. Ви можете не доводити своїх співробітників до сліз, але кожен повинен бути готовий захищати свої ідеї та працювати з чесної критикою.
Catalyst
Catalyst - група молодих християнських лідерів з південних штатів Америки, робить акцент на тому, щоб зустрічі проходили в позитивному ключі і зберігали свободу духу. Ось їх принципи, які також можуть бути корисні:
- Принцип відповідати завжди «Так» і ніколи «Ні». Зберігайте позитивний настрій і можливість висловити все ідеї, які не перекрикуючи один одного і не задовго початкові пропозиції.
- Перерва кожні 30 хвилин. Якщо ваша зустріч триває довше півгодини, переконайтеся, що відвідувачі можуть піднятися, вийти з кімнати і провітрити мізки.
- Думайте і мрійте без жодних обмежень. Їх час настане пізніше.
В одному з недавніх випусків «Think With Google», віце-президент Google по бізнес-операцій Крістен Гіль розповіла в тому числі і про те, як компанія переглянула свій підхід до нарад. Ось деякі витяги:
- На всіх зустрічах повинен бути чітко визначена людина, що приймає рішення. Цей підхід допомагає команді великого корабля Google+ ввести більш 100 нових функцій за 90 днів після їх анонса.
- На нараді повинно бути не більше 10 осіб. «За участь в нарадах ви не отримаєте особливу медаль», пише вона.
- Якщо для прийняття рішення вам потрібно нараду, не тягніть з ним. В іншому випадку швидкість розвитку компанії буде обмежена графіком нарад. Якщо вам потрібно провести нараду, щоб щось зробити, проведіть його якомога швидше.
- Вбивайте ідеї і наради. Після того, як Ларрі Пейдж змінив Еріка Шмідта на посаді CEO Google, він прикрив проекти Buzz, Code Search і додатки для робочого столу. Він сфокусувався на більш важливих продуктах. Сфокусованість має бути присутня у всіх справах компанії, в тому числі і в нарадах.
37Signals
Що до компанії 37Signals, вони б убили наради зовсім, обмеживши всі обговорення по email і IM. У найбільш продаваною книгою компанії, Rework, вони настійно закликають пам'ятати, що «кожну хвилину, яку ви витрачаєте на нараду, ви можете витратити на реальну роботу». Насправді, компанія навіть придумала в 2011 році Національний День Бойкоту Нарад. Але якщо ви обов'язково повинні зустрітися, для цього існує три правила:
- Будьте короткі. Ні, ще коротше. І використовуйте таймер для дотримання термінів.
- Повинна бути порядок денний.
- Запросіть настільки невелика кількість людей, наскільки це можливо.
Reily
Новоорлеанський компанія, яка виробляє харчові продукти і напої, Reily, була згадана в книзі «Good Boss, Bad Boss» Роберта Саттона. Компанія практикує наради стоячи (stand up зустрічі), які стали настільки популярні в Agile розробки програмного забезпечення.
- Наради повинні проходити в один і той же час. Збереження ритму дозволяє уникнути ситуацій, коли поточна робота співробітників компанії раптово переривається.
- Stand up зустрічі призначені для взаємодії і спілкування, а не для прийняття конкретних рішень. Якщо у вашій команді регулярно плануються stand up зустрічі, «відсутність зв'язку» більше не є виправданням при виникненні проблем. Взаємодія та спілкування - для stand up зустрічей, для великих дискусії - наради.
А як ви проводите свої наради?
