CEO консалт-бюро «Ненудні фінанси».
Що таке KPI
KPI - це ключові показники ефективності (Key Performance Indicators). Показники бувають різні. Ключові - це ті, які впливають на прибуток. Сам показник може змінитися зовсім трохи, а ось прибуток - відчутно.
Наприклад, власник барбершопа вирахував, що якщо збільшить середній чек барбера на 100 рублів, річний виторг виросте на 300 тисяч рублів. Якщо витрати залишаться на тому ж рівні, виросте і прибуток. Середній чек барбера для барбершопа - ключовий показник.
Навіщо потрібні KPI
Завдання KPI - полегшити життя керівнику підприємства, власнику бізнесу і рядовим співробітникам. Я впровадив систему KPI, коли наша команда з двох чоловік зросла до 22. Занадто багато часу стало йти на рішення оперативних завдань, стало не вистачати його на прямі директорські обов'язки. Завдяки KPI я делегував повноваження і відповідальність на рівень керівників підрозділів і рядових співробітників, але все тим не менше контролюю.
Коли від KPI користі немає, справа в тому, що компанія працює з ними неправильно. Саме так було у співвласників косметологічної клініки. Вони працювали з лійкою продажів, збирали показники, але не знали, що робити з ними далі. А коли розібралися, які показники впливають на прибуток і хто повинен за кожен відповідати, за три місяці зробили бізнес з збиткового прибутковим.
Як працювати з KPI
впроваджуємо KPI
Автори книг з менеджменту зображують впровадження KPI як багатоступеневу процедуру: розписати організаційну структуру компанії, фінансову структуру, бізнес-процеси. При такому підході процес загрожує затягнутися мінімум на півроку. Великому бізнесу це, можливо, під силу. А ось малий бізнес не може собі дозволити так довго тупцювати на місці.
Але є більш простий і швидкий спосіб. Вам знадобиться визначити, які показники відчутніше інших впливають на прибуток і хто в компанії впливає на ці показники. Універсального набору показників немає. Для кожного бізнесу вони індивідуальні. Для продажу через інтернет ключові показники - ціна за клік і конверсія сайту. Для колл-центру - тривалість розмов оператора.
Виділили показник, який впливає на прибуток, зрозуміли, від кого він залежить, і призначили відповідального.
мотивуємо персонал
Наступний крок - створення системи мотивації персоналу. Популярний варіант, коли бонус співробітника прив'язаний до загального результату компанії або підрозділу, працює слабо. Співробітник відповідає за власний результат. Але як він вплине на результати колег? Тому треба знати, на що впливає і за що відповідає конкретний підлеглий, і прив'язувати бонуси кожного до його індивідуальним результату.
Треба враховувати, прямо або опосередковано співробітник впливає на фінансовий результат. В нашу команду входить редакція, яка виробляє контент для сайту. Контент працює на збільшення попиту, але побічно. Редакція - це центр витрат. Тому прив'язувати мотивацію головного редактора до прибутку немає сенсу. А ось у відділу продажів є план за кількістю дзвінків і конверсії заявок в продажу. Вони прямо впливають на виручку.
Ознака гарної системи мотивації по KPI - це коли співробітник в середині місяця бачить, скільки вже заробив і що належить зробити, щоб отримати стільки, скільки він хоче.
Робимо висновки на основі KPI
Співробітники не завжди досягають цільових показників. І не завжди з власної вини. Коли бачите, що щось йде не так, не поспішайте розстрілювати персонал в коридорі. Спершу розберіться, в чому причина. Якщо провини працівника немає, значить, треба йому допомогти і створити умови, при яких він зможе досягати цільових показників.
Якщо ж співробітник з місяця в місяць не виконує план і справа саме в ньому, залишається тільки замінити його тим, хто буде справлятися. Тут не врятують ні чарівність, ні добре ставлення керівництва. Проти показників ці фактори безсилі.
Проводимо ревізію системи KPI
Впровадити і налагодити систему KPI - це ще не все. Треба розуміти: система, яку ви впровадили, - це не раз і назавжди. У бізнесі постійно щось змінюється. З кожною зміною може знадобитися коригування системи KPI. До цього треба бути готовим.
Коли знадобиться відкоригувати систему KPI, розберіться, які показники перестали бути актуальними, якими їх потрібно замінити і хто повинен відповідати за нові показники. Скорегувати систему легше, ніж створити з нуля.
Потребує корегування і система мотивації. Найкраще це робити з залученням співробітників. У кожного співробітника є особисті цілі. І найкраще система мотивації працює, коли і ви, і співробітник розумієте, чого він хоче і що повинен зробити для компанії, щоб реалізувати свої особисті цілі. Якщо співробітник хоче заробляти 150 тисяч в місяць, нехай його оклад буде 75, а решта - бонуси. Так він зрозуміє, що коштує 75 тисяч, але може заробляти 150, якщо буде успішним професіоналом.
Запам'ятайте
- Розберіться, які показники впливають на прибуток і хто в компанії впливає на них.
- Виберіть ключові показники, сильніше інших впливають на прибуток, і призначте відповідальних за них. Встановіть по 2-3 чітких KPI для кожного підрозділу.
- Мотивуйте співробітників по їх ключовими показниками.
- Слідкуйте, чи досягають співробітники цільових показників.
- Коли показники не досягнуті, розберіться, в чому причина. Якщо співробітнику потрібна допомога - допоможіть. Якщо справа в ньому - замініть іншим.
- Постійно проводьте ревізію системи KPI і мотивації. Вносьте корективи, коли зрозумієте, що система потребує них.
