Вчора я перебирав свої блокноти в OneNote за 2009 рік. У мене, коли я був на п'ять років молодший, була інша система ведення заміток, по-іншому формулювалися ідеї. В одному з цих блокнотів виявився список вимог до потенційного проекту під назвою «Онлайн Todo List для спільної роботи». Придумано було класно, але я так і не реалізував цей проект. І не буду.
«Чому?» - запитаєте ви. Тому, що через три роки після написання цього списку я почав користуватися Asana.com. Ще до цього у нас на сайті був невеликий огляд цього сервісу. На даний момент в Asana вже є всі фішки, які я хотів п'ять років тому. Що це за фішки і як вони реалізовані - про це і піде мова в цій замітці.
Сам список, написаний п'ять років тому, виглядав таким чином:
- Онлайн-сервіс з простою реєстрацією.
- Наявність мобільної версії.
- Гарячі клавіші.
- Зручний візуальний інтерфейс.
- Спільна робота на запрошення.
- Планування в стилі Now / Tomorrow / Later.
- Ієрархічність: вкладеність завдань, проекти, контексти, мітки.
- Можливість ведення заміток до справ з форматуванням.
Онлайн-сервіс з простою реєстрацією
У 2014 році здається природним саме онлайн-сервіс, а не десктоп-програма. Особливо це очевидно, коли ми говоримо про сервіс, спочатку нагостреними для спільної роботи. У Asana.com ваш список справ буде доступний через будь-який сучасний браузер. Творці цього сервісу віднесли до них:
- Chrome;
- Safari;
- Firefox;
- Internet Explorer 10 & 11;
- Fluid for Mac.
На жаль для мого знайомого - любителя Opera, в цей список браузер не потрапив. Мені його шкода, чого не можу сказати про людей, до сих пір користуються IE старих версій. Ще варто відзначити, що, як і у будь-якого складного веб-додатки, у Asana можуть виникнути конфлікти з уже встановленими в вашому браузері розширеннями. Повний список наведено тут.
Що стосується реєстрації, то в ній є стандартна можливість прив'язати аккаунт Google або Facebook.
Наявність мобільної версії
Зараз у кожного якісного сайту є версія для мобільників і планшетів. Десь це досягається за допомогою адаптивної верстки, десь спочатку інтерфейс оптимізується для невеликого екрану. Розробники Asana пішли другим шляхом. Додайте до цього додатка для iOS і Android, і ви зрозумієте моє задоволення від роботи з цією системою.
Гарячі клавіші
Мене шалено дратує, коли рутина займає багато часу. Інструменти повинні бути зручними, тому я можу просидіти дві години, розбираючись в тонкощах нової програми. Зате потім, коли після натискання двох клавіш я чую: «А що це ти таке зробив?», - відчуваєш себе чарівником. У Asana гарячі клавіші є, їх багато. Причому вони інтуїтивно зрозумілі і вказуються прямо внизу екрану. Сказати по правді, мені їх дуже не вистачає в додатку на iPhone.
Зручний візуальний інтерфейс
На жаль, в Asana інтерфейс зроблений не на 100% так, як би мені хотілося. По-перше, немає можливості вибрати мову інтерфейсу. У деяких людей, з якими я працюю через цей сервіс, англійська викликає утруднення. Їм можна порадити плагін для перекладу інтерфейсу під Chrome. По-друге … так ні по-друге. До інтерфейсу дійсно швидко звикаєш. Потім інші планувальники дратують зайвими кліками і незручними системами фільтрів. Спробуйте самі. Упевнений, що можливість фокусування на завданні, різні фільтри завдань і секції вам сподобаються.
Спільна робота на запрошення
Запросити людини працювати з тобою над проектом дуже просто. Досить вислати йому запрошення на email. Не чекаючи того, як він погодиться, можна вже ставити йому завдання або згадувати в тексті завдання або в коментарі, використовуючи улюблений Твіттером значок @.
Планування в стилі Now / Tomorrow / Someday
Одне з моїх правил: спочатку зроби все, що не можеш відкласти на завтра. Тому принцип виставлення пріоритетів справах я вважаю за краще робити у вигляді: Сегодня / Завтра / Коли-небудь. У Asana при перегляді ваших завдань ви можете виставити або точні дати дедлайнів, або поставити їм одне з трьох: Today / Upcoming / Later. Це варто робити для того, щоб ваші колеги могли бачити, коли ви приступите до проекту. І, звичайно, для цих дій є гарячі клавіші.
Ієрархічність: вкладеність завдань, проекти, контексти, мітки
Ієрархія завдань в Asana реалізована декількома способами. По-перше, при списку завдань можна в кінці завдання поставити дві крапки - це буде секція. Складати список завдань з ними дуже зручно. Тим більше що потім з секції в секцію завдання можна просто перетягувати.
По-друге, у будь-якого завдання можна зробити підзадачі. Наприклад, мені не потрібно, щоб клієнт вникав в суть того, як саме я оптимізує швидкість роботи сайту. Це просто одне із завдань в списку справ проекту. Зробивши підзадачі, я можу звичним інструментом розпланувати оптимізацію аж до трихвилинний справ.
По-третє, це проекти. Кожна справа може ставитися відразу до декількох проектах. Так що це одночасно і мітки, і папки для ваших завдань.
По-четверте, це workspace і організації. Вони мало чим відрізняються з точки зору ієрархії. До речі, я спеціально НЕ перекладаю термін wokrspace на російську мову. Погодьтеся, «робочий простір» в контексті списків справ звучить якось дивно. Так ось, wokrspace - це об'єднання людей і проектів, які ніяк не пов'язані один з одним. Переносити завдання з одного wokrspace в інший не можна. Якщо вам ну дуже це буде потрібно, то можна скористатися ось цим сервісом. Тільки спочатку в потрібний workspace додайте всіх учасників, які будуть в переносимому проект. Мені треба було це зробити, коли я з особистих справ переносив проекти по фрілансу в новий workspace.
Можливість ведення заміток до справ з форматуванням
Наявністю заміток до задачі зараз мало кого здивуєш. А ось те, за що я просто обожнюю Аsana, це коментарі. Замість того, щоб по кожному завданню писати email або плодити в email ланцюжка діалогів, можна обговорити питання по кожній задачі окремо. Виходить такий своєрідний форум. Додайте до цього ще кнопочку Like, і це буде дійсно зручно для спільної роботи. Варто відзначити, що Аsana активно розвивається. Так, буквально днями додалася можливість використовувати форматування безпосередньо коментарів і заміток завдань.
Те, чого не було в моєму списку
У моєму списку вимог не було багатьох речей, які ви виявите в Аsana. Це і прив'язка хмарних сховищ на ваш вибір: Dropbox, Box, Google Drive. І зручні фільтри, і друк вибраного списку справ, і шаблони завдань за прикладом існуючого проекту, і робота з дублюючими справами. Є багато сервісів, які інтегруються разом з Аsana. Їх повний список тут. Обов'язково потрібно згадати добре зроблену довідку. Для такого потужного інструменту, як Аsana, це обов'язкова річ.
Інструмент з Аsana вийшов дійсно зручний. У ньому ми планували весілля моїх друзів в минулому році. Саме в ньому я розпланував і зробив вже не один проект по фрілансу. У будь-якому з цих проектів я зручно і швидко співпрацював з іншими людьми. Коли ж мова йде про мої особисті проектах, я чомусь користуюся іншою програмою. Тільки це вже зовсім інша історія.
