Нещодавно Google оновив свій онлайновий пакет офісних інструментів. Про зміни, що відбулися докладно розповідають «інтернетні штучки», а Web Worker Daily ділиться корисними порадами, як використовувати Google Docs більш ефективно.
1. Швидкий доступ для запуску Google Docs. Лео Бабаута (Leo Babauta) з WWD насамперед радить завести клавіатурне поєднання для швидкого доступу до Google Docs. Він для цього використовує програму AutoHotKey. Крім того, в браузері Mozilla Firefox можна створити закладку на Google Docs і в поле keyword написати буквене поєднання (наприклад, «gd»). Тепер можна набирати в адресному рядку gd і відразу потрапити в Google Docs. Якщо ви активно використовуєте GD, то ця рада може заощадити чимало часу.
2. Швидкий доступ для створення документа. Аналогічно першому пункту. Використовуючи клавіатурні поєднання можна швидко створювати новий документ.
3. Використовуйте пошук для швидкого знаходження документів. На головній сторінці Google Docs знаходиться список документів. Замість того, щоб клацати по папках в пошуках потрібного файлу, можна скористатися формою пошуку. Google Docs шукає під час набору тексту. Якщо ключове слово відсутнє в назві документа, але знаходиться в його утриманні, натисніть enter. GD покаже список файлів, в яких зустрічається це слово.
4. Швидкий доступ для популярних документів. Якщо ви активно використовуєте Google Docs, то у вас напевно є кілька документів, з якими ви працюєте найбільш часто. Наприклад, це може бути таблиця із сімейним бюджетом, велика стаття або книга, що знаходяться в процесі написання, і т.п. Для швидкого доступу до них також можна створити клавіатурні поєднання, як це описано в першому пункті.
5. Спільна робота. Одне з найголовніших переваг онлайнових офісних пакетів - це можливість людей, що знаходяться в різних куточках земної кулі, працювати над одним документом. Досить просто перейти на вкладку Share і ввести адресу електронної пошти співробітника. Після того, як він прийме запрошення, ви зможете спільно працювати. GD відстежує всі зміни документа, так що можна зробити «відкат» і повернутися до попереднього стану.
6. Публікація. Ще одна причина, щоб використовувати онлайновий текстовий процесор - публікація. WWD пишуть, що їм відомий принаймні один випадок, коли документ Google Doc потрапив на головну сторінку Del.icio.us. Не можна забувати і про таку можливість, як публікація в блог.
7. Папки. Папки не обов'язкові, оскільки пошук працює дуже швидко. Однак вони можуть бути корисними для групування документів за конкретним проектом. Папки прийшли на заміну тегами.
8. Мінімалізм. У колишній версії Google Docs була кнопка «Archive», яка давала можливість переміщати документи, над якими робота завершена, в спеціальну архівну папку. Зручність такого рішення полягає в тому, що всі старі файли прибираються з поля зору. Зараз Archive зник, але його можна спробувати відтворити. Для цього відзначайте поточні документи зіркою. Потім клацніть в в бічній панелі за посиланням Star view.
9. Форматування. Якщо вам потрібно створити документ в кілька колонок, досягти це можна використовуючи таблиці. При друку кордони не будуть видні, і текст буде виглядати в кілька колонок.
10. Швидкий доступ. Клавіатурні поєднання дозволяють швидше виконувати роботу, ніж постійно «смикати» миша. Google Docs підтримує найбільш поширені гарячі клавіші Ctrl-C, Ctrl-V, Ctrl-X, Ctrl-A, Ctrl-S, Ctrl-Z, Ctrl-B, Ctrl-I і Ctrl-U. Але крім них є й інші корисні хоткеі:
Ctrl-J - вирівнювання по обох краях
Ctrl-L - вирівнювання по лівому краю
Ctrl-E - вирівнювання по центру
Ctrl-M - вставка коментаря
Ctrl-Пробіл - видалення форматування
Ctrl-1, 2 і 3 - стилі для заголовків
F2 - редагування активної комірки (в таблицях)
Ctrl-Shift-L - ненумерований список
WWD також пишуть свої побажання до команди Google Docs. На їхню думку необхідно додати офлайновий режим роботи Google Gears, поліпшити редагування тегів, повернути архіви, зробити пошук в стилі Gmail, додати можливість форматування друкованої версії, поліпшити табличний процесор.
У коментарях до статті WWD додають, що у GD є ще відмінна фіча - чат, де співробітники можуть обговорювати вносяться зміни.
