Переконайтеся, що мета зрозуміла
Замість того, щоб говорити: «Давайте збиратися всім офісом в 11 ранку», задавайтеся питанням: «А чого ми хочемо досягти?».
Вам абсолютно точно потрібно знати, навіщо ви взагалі влаштовуєте цю нараду:
- щоб згенерувати ідею;
- щоб прийняти рішення;
- щоб оформити угоду;
- щоб відповісти на питання про майбутні зміни.
Може бути, ви влаштовуєте його:
- щоб вислухати скарги співробітників (чи потрібно це робити в форматі групової зустрічі?);
- щоб ще раз обговорити те, що вже було вирішено;
- щоб зробити щось, що можна обговорити або вирішити по телефону або електронній пошті.
Не влаштовуйте масові зібрання
Використовуйте прекрасне «правило двох піц» і не запрошуйте багато людей на нараду. Вам потрібно створити команду, кожна людина в якої знаходиться на своєму місці. Тому на нараді має бути присутнім стільки людей, скільки можна нагодувати двома піцами.
Сенс не тільки в тому, щоб прогодувати всіх, хто прийшов на нараду. Великі групи людей не можуть ефективно приймати рішення. Є навіть поняття «атрофія рішучості». Вона виникає у великих групах людей, коли окремі індивіди не можуть висловити власну думку через побоювання осуду з боку колег і керівників. Маленькі групи більш зручні з цієї точки зору. Тому і більш ефективні.
Спочатку час, потім таймер
Запізнилися дуже дратують і відволікають. Навчіть їх приходити вчасно.
Якщо вони не цінують свій час, не оцінять і час всіх інших.
Чиніть ось як.
Призначте час наради, скажімо, на 8:48. Дивно, але цей хід спрацює, і люди почнуть приходити так, щоб точно бути вчасно. Що ж стосується тих, хто спізнюється, то вам потрібно навчити їх платити за це. І не грошима. Нехай, наприклад, співають. Подібні штрафні санкції працюють набагато краще грошових покарань. Уже через місяць ви забудете, як звучить спів ваших підлеглих.
І, звичайно ж, привчіть себе ставити таймер. Для кожного спікера, якщо такі є, і для всього зібрання в загальному. Так нараду не затягнеться, а ви будете знати, на що витратили кожну хвилину.
Стільці повинні стояти правильно
Те, як люди сідають в залі, теж має величезне значення:
- сидіти в колі корисно для співпраці, обговорення, загального прийняття рішень;
- сидіти рядами корисно, якщо потрібно підштовхнути конкуренцію і бажання позмагатися з колегами.
Якщо ж потрібно провести швидке і дуже результативне нараду, виносьте взагалі всі стільці з кімнати. Численні дослідження показують, що чим довше ми стоїмо, тим більше смикання стаємо. Відразу хочеться взяти і прийняти рішення якнайшвидше. До того ж, трохи постояти може бути корисно для здоров'я.
Ноутбуки та телефони прибрати
Інакше постійно будете відволікатися. І вам, і вашим колегам потрібно скоріше зробити все, що запланували, і завершити нараду. Тому припиніть поглядати на екран смартфона. Замість цього діставайте ручку і аркуш паперу. Інформація, записана від руки, набагато легше запам'ятовується.
Порядок денний створена не «для галочки»
Ви дійсно повинні над нею працювати. Більшість нарад проходять непродуктивно, тому що без кінця обговорюється порядок денний. Спробуйте замість констатації проблеми сформулювати порядок денний у вигляді питання.
Чи не «обговорити відеоконтент», а «коли відеоконтент буде готовий?».
Коли задається питання, на нього автоматично починають шукати відповідь. Це так працює.
