Якщо ви схожі на мене, то ви, ймовірно, витрачаєте багато часу на перевірку і розбір електронної пошти. Проте, мені знадобилося б набагато більше часу, якби мені не вдалося знайти ефективні способи управління моєї поштою. Я чув про людей, у яких поштові скриньки зберігають понад 1000 непрочитаних листів. І так, це мене дивує. Нижче наведено поради, як ефективно і результативно керувати вашими листами.
1. Не перевіряйте свою пошту занадто часто
Так, перевірка пошти і її обробка відразу ж, як отримали лист, - це добре, але якщо ви будете одержимо перевіряти свою пошту і витрачати час на прочитування одних і тих же повідомлень знову і знову, ви ніколи не заощадите час. Встановіть для себе певний час, для того щоб перевіряти пошту і відповідати на імейли. Це істотно допоможе вам утримувати баланс життя / робота.
2. Позначте свої листи
У більшості поштових сервісів у вас є можливість додавати ярлики до ваших листів. Таким чином ви можете позначати певні листи, на які потрібно відповісти терміново; ті, які можуть почекати; особисті, по роботі і так далі. Позначаючи свої імейли, ви можете заощадити певну кількість часу, тому що ви можете просто поглянути на ярлик листи і вам не знадобиться його відкривати і читати. Крім того, якщо ви прочитали лист і вирішили, що з відповіддю можна почекати, ви можете відзначити його, як непрочитане. Так що, ви не забудете відповісти на нього. Таким чином, ви можете, просто глянувши на папку вхідні, визначити, які листи потребують термінової обробки, а які можуть почекати.
3. Створіть шаблони
Якщо ви виявили, що говорите одне і те ж безлічі людей, тоді ви просто можете створити стандартний шаблон. Звичайно ж, ваші листи не повинні бути схожі на ті, що пишуть роботи. Але, якщо ви пишете одне й те саме в безлічі листів, то шаблон допоможе вам зберегти якусь кількість часу.
4. Прибирайте листи з вхідних, якщо робота з листом закінчена
Порожня папка вхідних - чудова річ. Як тільки ви завершили всю роботу з імейлом, приберіть його в іншу папку або архівуйте. Головне, щоб цей лист більше не з'являлося в ваших вхідних. Таким чином ви не будете витрачати час з'ясовуючи, прочитали ви це лист чи ні. Замість цього ви будете знати, що робота з листом закінчена, тому що листи немає. Також, мала кількість листів у вхідних вберігає вас від стресу і надає нові сили.
5. відпишіться від підписки на сайти, які ви не використовуєте
Всі отримують листи, які вони ніколи не відкривають, але все одно продовжують їх отримувати. Якщо у вас є такий тип листів у вхідних, які надходять щодня або щотижня, відпишіться від них! Ці листи можуть бути від магазинів, соціальних мереж і т.д. Також відключіть на сайтах все повідомлення, крім тих, що вам дійсно потрібні.
6. Розбирайтесь з листом в той час, як читаєте його
Замість того, щоб читати всі листи у вхідних, перш ніж відповідати на них, ви повинні спробувати відповідати або реагувати на лист по ходу читання. Читайте і завершуйте всю роботу з листом одночасно.
7. Не шліть так багато листів
Якщо ви не хочете отримувати багато листів, ви не повинні надсилати так багато листів. Все просто. Чим більше листів ви пишете, тим більше листів, найімовірніше, отримаєте назад. (Via lifehack.org)
