Можливо, вам вже знайомі деякі прийоми. Але часто виявляється, що навіть справжні професіонали йдуть довгою дорогою і не знають багатьох корисних прийомів.
1. Автотекст
Це може бути корисним для швидкого введення часто використовуються слів і фраз - так ви заощадите багато часу. Можна поділитися цією порадою з колегами і полегшити життя їм теж.
Потрібно просто написати той текст (або зробити графіку), який ви часто використовуєте в документах, і відформатувати його, якщо це потрібно. Потім виділіть текст і натисніть Alt + F3. Задайте коротку назву (наприклад, абревіатуру) і збережіть. Надалі замість цілої фрази надрукуйте назву, яке ви вибрали, і натисніть на F3. У документі автоматично з'явиться збережений текст або зображення.
2. Автозаміна
Автотекст скоротить витрати часу на написання повторюваного тексту, але не вирішить проблему помилок і помилок. Автозаміна виправляє деякі часто зустрічаються помилки. Word сам робить це по ходу вашої друку. А ще краще, якщо ви самі додасте ті слова, в яких часто бувають помилки.
Наприклад, ви знаєте, що вічно пропускаєте «т» в слові «агентство». Відкрийте настройки («Файл» → «Параметри» → «Правопис» → «Параметри автозаміни» у версіях 2010 2013, 2016) і внесіть то, що підлягає заміні. Наступного разу при написанні «агентство» без «т» Word сам виправить помилку. Там же можна додати або прибрати заміну лапок-лапок на лапки-ялинки, дефіса на довге тире і так далі.
3. Параметри вставки
При вставці тексту з інтернету або інших файлів доводиться форматувати його під стиль вашого документа. Звичайно, можна кожного разу вибирати варіант «тільки текст», але, ймовірно, ви часто будете про це забувати. В такому випадку можна зробити вставку без форматування опцією за замовчуванням.
Зайдіть в «Файл» → «Параметри» → «Додатково» → «Копіювання, вирізання та вставка» і виберіть у пункті «Вставка з інших програм» варіант «Зберегти тільки текст». Тепер в будь-яких документах, над якими ви будете працювати, при копіюванні вмісту з файлів або веб-сторінок його форматування буде відповідати вашому тексту.
4. Видалення стилю
Ще один спосіб прибрати форматування тексту - це менеджер стилів. Виділіть потрібний зміст і натисніть Ctrl + Пробіл або виберіть «Звичайний» на вкладці «Головна» в групі «Стилі».
5. Колаборація в режимі реального часу
Office Online з'явився в Office 365 2013 року. Версія 2016 року пропонує ще більше функцій, наприклад спільну роботу в режимі реального часу. Напевно, більшості користувачів знаком цей принцип по Google Docs.
Збережіть документ у OneDrive або SharePoint Online. Натисніть «Поділитися» і виберіть, з ким ви хочете працювати над цим файлом. Надішліть запрошення для спільного редагування, і тоді вибрані люди зможуть до вас приєднатися. Всі, хто має доступ до документа, будуть бачити, хто і які зміни вносить. Так робота над проектами буде набагато ефективніше: нікому не доведеться чекати відповідей з правками і новою інформацією поштою.
6. Шаблони
У Мережі можна знайти і скачати величезна кількість шаблонів. Ви можете почати роботу з їх допомогою і редагувати по мірі необхідності - це набагато швидше, ніж створювати проект заново.
7. Додаток
У мобільному додатку на Android і iOS можна створювати і редагувати документи зі смартфона або планшета і переглядати файли з хмарного сховища. Краще використовувати додаток Word, ніж інші мобільні редактори: так ви будете впевнені в одноманітності форматування і завжди зможете мати доступ до останньої версії документа - в деськтопной програмі, в браузерної версії Word, на смартфоні або планшеті.
Для роботи необхідно увійти в обліковий запис. Якщо у вас або у вашій організації є підписка на Office 365, вам не потрібно буде нічого платити в додатку.
8. користувача формат таблиць
Якщо ви часто форматуєте таблиці під свій смак, обсяг роботи можна скоротити. Створіть стиль і додайте його в групу «Стилі таблиць». Потім в цій групі клікніть на потрібний стиль правою кнопкою і зробіть його форматом за умовчанням.
9. Друкуйте будь-де
Можливо, для когось це здасться дивним, але більшість користувачів Word використовують стрілочки на клавіатурі, коли їм потрібно перемістити курсор і почати писати в новому місці документа. А адже це можна зробити набагато швидше - подвійним кліком. Відкрийте порожній лист і натисніть два рази в будь-якому місці, щоб почати там друкувати.
Тепер ви готові до максимально продуктивної роботи в Word!
