1. Проводьте якомога менше нарад
За тиждень ми проводимо до чотирьох годин на нарадах. Більше половини з цього - марна трата часу. Якщо у вас є можливість, постарайтеся скоротити кількість нарад.
- Продумайте кількість учасників. Не запрошуйте колег на нараду просто про всяк випадок. Нехай вони краще проведуть час продуктивніше, займаючись своєю роботою.
- Часто гарною заміною нарад можуть стати розмови віч-на-віч. Набагато простіше спочатку обговорити деталі проекту з відповідальним за нього співробітником і тільки потім представляти ідею всьому колективу.
- Перед тим як призначити офіційне нараду або бути присутнім на ньому, ретельно обміркуйте, якою інформацією ви збираєтеся поділитися з колегами. Найчастіше основну інформацію можна повідомити якимось іншим способом, наприклад дати посилання на документ, написати в чаті або навіть просто передати усно за чашкою кави. Тоді співробітники зможуть відреагувати на вашу інформацію, не порушуючи свій робочий процес.
2. Змініть взаємодія з колегами
Звичайно, співпраця зазвичай допомагає підвищити продуктивність. Але не все так просто. За даними опитувань, кожного співробітника в середньому відволікають сім разів за годину. І 80% таких відволікань - дрібні незначні справи.
Тому замість того щоб задавати питання, як тільки він прийде вам в голову, не поспішайте відволікати колег. Складайте список, а потім питайте все разом, коли співробітник звільниться. Крім того, часто буває, що через якийсь час ми самі знаходимо відповідь на своє питання або розуміємо, що перші три питання просто підводили нас до однієї великої четвертому.
Якщо відволікають вас, необов'язково розробляти складну систему зв'язку з колегами. Наприклад, щоб подати сигнал «Не турбувати», зазвичай досить надіти навушники. Якщо це не допомагає, спробуйте перейти в іншу частину офісу, де вам не будуть заважати. Більшість колег звикне до таких сигналів і не стане турбувати вас, коли ви зайняті.
3. Скоротіть потік електронної пошти
Проблема не в самій електронній пошті, а в тому, як ми її використовуємо. Якщо раніше електронні листи містили великий обсяг інформації, зараз вони стали більше схожі на СМС. У типовому листі тепер міститься від 5 до 43 слів - коротка інформація і прості уточнюючі питання. Такі листи швидко множаться в папці вхідних, погрожуючи буквально втопити вас в потоці непрочитаних повідомлень.
Перш ніж відправити електронний лист, подумайте, чи не зручніше буде скористатися іншим способом передачі інформації.
Наприклад, за допомогою різних месенджерів можна швидко відправляти короткі повідомлення і відповідати на них без зайвої офіційності, яку нав'язує електронна пошта. А в коментарях до документів з відкритим доступом кілька людей відразу можуть залишити свої пропозиції щодо якогось проекту, замість того щоб захаращувати ними поштові скриньки своїх колег.
4. Працюйте з дому та висипайтеся
Добре відпочив співробітник часто за шість годин зробить більше, ніж невиспаний за все десять. Тому робота з дому для багатьох стає ідеальним варіантом. А завдяки сучасним засобам зв'язку співробітникам необов'язково перебувати в одній кімнаті, щоб вирішити якесь питання.
Звільнившись від необхідності проводити кілька годин в транспорті, ви зможете виспатися, а це позитивно позначиться на продуктивності.
Звичайно, в деяких сферах діяльності більш тісне спілкування з колегами необхідно, але один або два робочих дні на тиждень, проведених вдома, будуть корисні представникам будь-якої професії. Це дасть можливість зосередитися на власному проекті і просто відіспатися. Головне - знайти такий щотижневий ритм, який буде зручний і вам, і вашій команді.
5. Частіше робіть перерви
Перерви важливі не менше, ніж сама робота. Однак простий зміни діяльності часто недостатньо. Щоб перезарядитися, потрібно вставати з-за столу через кожні півтори години.
Для творчих людей корисні більш тривалі перерви, наприклад обід з друзями або прогулянка. Така перерва - то, що потрібно, щоб непродуктивне післяобідній час перетворилося в творчий прорив.
Ви не відпочинете, якщо будете відволікатися на пару хвилин кожні півгодини. Краще кілька разів на день відходити від робочого місця хоча б на десять хвилин.
Нехай такі перерви фактично скоротять кількість робочих годин, зате ви будете працювати ефективніше в інший час. Дійсно продуктивно провести робочий день можна, тільки відпочиваючи і відновлюючись.
