Здавалося б, зараз люди тільки і роблять, що спілкуються за допомогою соціальних мереж і email, навіщо їм ще якісь правила, коли і так вироблені певні норми? Насправді, в 9 випадках з 10 співрозмовники забувають про абсолютно елементарні речі, виникає маса непорозумінь і затримок. Гаразд би йшлося тільки про особистому листуванні: в діловому спілкуванні відбувається рівно те ж саме (і часом навіть набагато гірше, ніж в неформальному). Хочу поділитися з вами своїми 10 правилами для спілкування в соцмережах і по електронній пошті і дуже сподіваюся, що ви знайдете їм застосування, зробивши цифрове спілкування не менш ефективним, ніж оффлайн-комунікації.
1. Завжди представляйтесь незнайомим людям і не починайте з «Доброго времени суток»
Зрозуміло, що ваше ім'я і так видно. Але хоча б в 1 реченні розкажіть, хто ви, звідки, яку компанію уявляєте і чому пишете абсолютно незнайомій людині. Так буде зрозуміло, звідки ви дізналися про вашого співбесідника, відбувається якась «настройка» майбутнього тону розмови. Адже з аватарки і імені-прізвища не ясно, хто ви: серйозна людина або черговий інтернет-шахрай (всяке трапляється, скажу я вам, і в Мережі перше враження не менше - а то і більше - оманливе, ніж в оффлайн-життя). А чому не починати з «Доброго времени суток»? Тому що так ви схожі на продавця прасок і «гербалайфа»:) Ні, правда: що заважає вам написати «Добрий день!» Або «Здрастуйте!» (Або навіть «Привіт!» Нарешті). І обов'язково додавайте до привітання звернення на ім'я. Безлике «доброго часу доби» дозволяє закрастися сумнів, що подібні листи або повідомлення ви розсилаєте пачками кожен день десяткам незнайомих людей, і тому навіть не потрудилися «вплести» вітання в ситуацію і тимчасової контекст.
2. У першому повідомленні / листі завжди звертайтеся на «ви»
Писати «Ви» або «ви» - залежить лише від вас (на цей рахунок холівор в Рунеті вже років зо три не вщухає:)). Важливим є те, що ви з людиною поки не знайомі, і до рівня звернення на «ти» переходити за замовчуванням відразу не варто (не всі люди ставляться до цього однаково просто, повірте мені). Якщо співрозмовник одного з вами віку або молодше вас, можете запропонувати перехід на «ти» тільки після декількох листів або повідомлень (але тільки якщо бачите, що загальний тон «розмови» - доброзичливий, і на емоційному тлі спілкування зміна «ви» на «ти "не позначиться негативно). До людей, які набагато старше вас, в діловому листуванні завжди звертайтеся на «ви.»
3. Не дзвоніть абсолютно незнайомим людям на мобільний або в Google Hangouts без дозволу
Навіть якщо ви десь знайшли / побачили / дізналися телефон цікавить вас людини, не починайте йому дзвонити. Наприклад, сам ніколи не беру трубку на незнайомі номери, якщо не чекаю дзвінка. Мобільний телефон або служба відео-дзвінків - це той «останній рубіж, " який є у будь-якого сучасного людини (неважливо, ким він працює, чим займається і на якій посаді перебуває). Брати трубку абсолютно на всі вхідні дзвінки може і зобов'язаний лише піарник або офіційний представник компанії. В інших випадках з 90% -ною вірогідністю вам все одно не дадуть. Економте свій час і чужі нерви. Інша справа - якщо ви попросили номер для уточнення деталей, вам цей номер дав сам співрозмовник і ви з ним зв'язалися (вже з його дозволу).
4. Починайте з головного
Пoнятно, що у вас «великий проект, " що ви - «компанія, що займається тим-то і тим-то, " що «вам рекомендували звернутися» і т.д. Вся вступна «вода» повинна зводитися максимум до 2 невеликим пропозицій. Далі переходите до суті: ви звертаєтеся з конкретною пропозицією / питанням / запитом, а не для того, щоб рекламувати себе, свою компанію і те, які ви круті (цієї «хворобою» страждає чи не третина компаній і агентств, які пишуть фрілансерам, до наприклад).
5. Не затягуйте з відповіддю на запит і не бійтеся говорити «ні»
Про те, чому важливо і потрібно відмовляти і робити це вчасно, я вже писав раніше. Про всяк випадок ще раз нагадаю: затягування з відповіддю на питання, резюме або пропозицію про співпрацю збільшує негативну «карму» в очах протилежної сторони і ставить вашого співрозмовника в стан хронічної невизначеності.
6. Будьте ввічливі і стримані, використовуйте «говорить» тему листа
У заголовку листа сформулюйте чітко в 3-5 словах то, навіщо і про що пишете. Так вище ймовірність, що вам дадуть відповідь. Навіть якщо тон співрозмовника вас зачіпає або здається вам гордовитим, проявляйте стриманість і ввічливість: можливо, ви просто зіткнулися з «захисною реакцією» людину, якій десятками в день приходять листи від різноманітних некомпетентних і навіть недалеких людей (що відомо людина або компанія, на яку він працює, тим відсоток таких листів стає вище).
7. Якщо у вас виникають сумніви - гуглити
Буває і так: ви вже досить довго спілкувалися з людиною у справах чи у приватних якимось темам, але вас «мучать сумніви» щодо порядності, намірів і серйозності вашого співрозмовника. Не полінуйтеся вбити ім'я і прізвище в пошуковик, погортайте проекти, блоги, пов'язані з цим ім'ям. Подивіться Facebook, Twitter і навіть іноді анкети знайомств: «скелети в шафі» часом лежать на самому видному місці. Недарма в великих ІТ-компаніях при прийомі на роботу перевіряють «цифрове я» майбутнього співробітника.
8. Пошту перевіряйте двічі в день, в першу чергу відповідаючи на листи від незнайомих людей
Для себе встановив правило перевіряти пошту вранці до 10 ранку і ввечері в період з 17: до 19:00. Орієнтуйтеся за адресами відправників і темі листа. Періодично заглядайте в папку «Спам» в поштовому профілі і у вкладку «Інші» в повідомленнях Facebook: туди іноді потрапляють важливі і потрібні вам листи (тому що технології, як і раніше ні-ні - та й дають збій).
9. На час відряджень і відпустки включайте в пошті автовідповідач
В правильно налаштованому автовідповідачі у відповідь на який ви отримали лист повинні бути контактні дані людини, з яким можна зв'язатися на час вашої відсутності, а також примітки про вашу доступності / недоступності для дзвінків і листів в певний період часу, можливості / неможливості написати вам в Skype, Facebook або по інших каналах зв'язку.
10. Ставте в копію тільки тих, кого стосується цей лист. Користуйтеся ярликами, групами і папками для роботи з листами
«Купа мала» з вкладених листів, розісланих відразу 20 людей з однієї компанії - це недобре і незручно. 250 вхідних, перемішалися у випадковому порядку - це теж незручно. Забути про лист і ритися в архіві повідомлень і листів у пошуках потрібної вам теми обговорення або проекту - для фрілансера або менеджера взагалі непрощенна штука. Чим більше порядку в ваших «Вхідних» і «Відправлених», тим зручніше вам самим і тим менше часу ви витрачаєте на проміжну рутину.
Фото: Shutterstock
