Чому потрібно підраховувати побутові витрати, навіть якщо у вас маленький бізнес

Дрібні витрати і нерегулярні витрати дуже часто не враховують, але в сумі за рік вони порівнянні з постійними витратами. Постійні витрати фірми - податки, зарплата, оренда. Ці суми закладають в бюджет в першу чергу.

Візьмемо для прикладу фірму з п'яти чоловік у Великому Новгороді.

Офіс площею 30 м² з вартістю оренди 400 рублів за квадратний метр - 12 000 рублів на місяць.
Якщо комунальні витрати не включені в оренду, то додасться ще близько 2 000 рублів на воду і електрику.
Інтернет і телефонія - по тисячі рублів на кожен пункт.
В офісних центрах в кабінетах встановлено сигналізацію, тому додатково охорону ми не закладає в розрахунки, але якщо вам буде потрібно, пультова охорона коштує близько 3 000 рублів на місяць.
П'ять співробітників із зарплатою Росстат: середня зарплата в Новгородській області - 30800 рублів 30 000 рублів. В сумі це 195 300 рублів: 150 000 рублів + 30, 2% (або 45 300 рублів) відрахувань:
- 22% - до Пенсійного фонду;
- 2, 9% - до Фонду соціального страхування;
- 5, 1% - до Фонду обов'язкового медичного страхування;
- 0, 2-8, 5% - внески по травматизму (чим вище клас ризику, тим більше ставка; веб-студія, наприклад, заплатить мінімум).
Припустимо, оборот фірми - 500 000 рублів на місяць. Тоді за спрощеною системою податок в розмірі 6% від доходу - 30 000 рублів.

Всього отримуємо 241 300 рублів постійних витрат за місяць.

У деяких компаній ще закладений щомісячний бюджет на маркетинг, але в маленькому бізнесі ця стаття витрат часто носить випадковий характер. Про решту витратах зазвичай і зовсім забувають, через що до кінця місяця грошей просто може не вистачити. Розберемося, скільки грошей іде на побутові потреби компанії і чому їх варто планувати.

Що відноситься до побутових витрат

1. Канцелярські товари

Часто витрат на дрібні письмове приладдя не помічають, купуючи їх «мимохідь».

Папір - 500 рублів на місяць.
Блокноти - 1 000 рублів на квартал (~ 333 рубля на місяць).
Ручки - 2 000 рублів на рік (~ 166 рублів на місяць).
Дошки (магнітні, пробкові) - 3 000 рублів на рік (250 рублів на місяць).
Маркери - 200 рублів на місяць.

Разом: близько 1 450 рублів на місяць, 17 400 рублів на рік.

2. Айдентика, сувеніри

Витрати на їх виготовлення варто відносити до маркетингових витрат, якщо вони виділені в бюджеті. Якщо немає - теж можна віднести до побутових.

Візитки - 1 000 примірників, 1 000 рублів на рік.
Буклети, флаєри - 1 000 примірників, 3 000 рублів на рік.
Гуртки, футболки - 10 комплектів, 2 000 рублів на рік.
Календарі, значки, магніти, брелоки - 100 штук на вибір, 1 000 рублів на рік.

Разом: ~ 580 рублів на місяць, 7 000 рублів на рік.

3. Перекуси

Мова не про повноцінну їжу, бізнес-ланчі найчастіше кожен оплачує сам. Але якщо у вас корпоративний обід включений в соціальний пакет, врахуйте і його, зрозуміло.

Вода - 10 бутлів (18, 9 л) в місяць по 150 рублів, всього 1 500 рублів.
Вершки або молоко - 1 000 рублів на місяць (одна упаковка за 100 рублів на три дні).
Кава і чай - 3 000 рублів на місяць.
Печиво - 1 000 рублів (1 кг на три дні).
Фрукти (яблука, банани, груші) - 3 000 рублів на місяць (1 кг в день).

Разом: 9 500 рублів на місяць, 114 000 рублів на рік.

4. Ремонт і обслуговування

Ремонт комп'ютерів, приміщення, меблів, обслуговування оргтехніки. Це потрібно не надто часто, виходить не дуже дорого, але все ж.

Заправити принтер раз в місяць - 300 рублів.
Ремонт сантехніки раз на півроку - 2 000 рублів.
Ремонт (або чистка, або невелике поліпшення) комп'ютерів раз на рік - 2 000 рублів на кожен комп'ютер. Припустимо, що їх в фірмі п'ять.
Ремонт (або покупка, якщо ремонт нераціональний) меблів - 3 000 рублів на рік.

Разом: ~ 1 700 рублів на місяць, 20 600 рублів на рік.

5. Транспорт

Якщо персонал добирається на роботу самостійно, до витрат підприємства відносити це, звичайно, не потрібно. Але ви або колеги їздите на зустрічі та інші заходи, в магазини або склади. Фіксуйте витрати на бензин (а також на мийку і склоочисник, якщо поїздка далека) і таксі.

Поїздки по місту - 15 в місяць, одна поїздка - 200 рублів, всього 3 000 рублів на місяць.
Поїздки в інше місто раз на місяць - 1 000 рублів.

Разом: 4 000 рублів на місяць, 48 000 рублів на рік.

6. Логістика

Сюди включаємо різного роду доставку.

Доставка договорів по місту п'ять разів на місяць по 150 рублів, всього 750 рублів на місяць.
Доставка договорів в інше місто два рази в місяць за 250 рублів, всього 500 рублів на місяць.
Доставка сувенірів партнерам чотири рази на рік за 2 000 рублів, всього 8 000 рублів на рік.
Доставка меблів в офіс або інші кур'єрські послуги - 600 рублів на рік.

Разом: ~ 2 000 рублів на місяць, 23 600 рублів на рік.

7. Навчання

Курси підвищення кваліфікації за 3 000 рублів для кожного співробітника раз на рік - 15 000 рублів на рік.
Вебінари один раз на півроку для всіх - 2 000 рублів на рік.
Література для офісної бібліотеки - одна книга за 300 рублів раз в три місяці, 1 200 рублів на рік.

Разом: ~ 1 500 рублів на місяць, 18 200 рублів на рік.

8. Програмне забезпечення

Навіть якщо ви в основному користуєтеся безкоштовним ПО, спеціалізовані комерційні програми все одно іноді необхідні. Це теж стаття витрат вашої компанії, не потрібно виділяти гроші на необхідний софт з кишені керівника.

Припустимо, що на комп'ютерах Linux, а замість Microsoft Office - OpenOffice, тобто за звичний офісний софт компанія не платить. Швидше за все, буде потрібно хоча б одна програма для дизайнера, або SEO-фахівця, або бухгалтера, або відеомонтажёра, або маркетолога. Вона може коштувати від 1 000 рублів на рік до 5 000 рублів на місяць. Візьмемо середню суму - 2 500 рублів на місяць, 30 000 рублів на рік.

9. Заходи

Ви можете організувати захід самі: майстер-клас, семінар, конференцію, дегустацію, презентацію (частина витрат окупиться партнерськими внесками). Або взяти участь в чужому подію - концерті, Квіза, міський святі, на виставці або ярмарку. Тисяч десять разово виділити доведеться.

Навіть якщо на вашому заході всі спікери погодяться виступити безкоштовно, а в ролі ведучих і модераторів виступлять ваші співробітники, вам потрібно:

орендувати зал - 15 000 рублів;
організувати каву-брейк - 5 000 рублів;
випустити роздаткові матеріали - 3 000 рублів;
оформити приміщення - 4 000 рублів;
заплатити за рекламу події - 10 000 рублів.

Разом: 37 000 рублів за захід раз на рік. Партнери і спонсори можуть частково покрити вартість, тому припустимо, що витрати нашої фірми склали 15 000 рублів.

Зведемо суми за всіма пунктами в місяць і рік.

Стаття витрат	Сума в місяць, рублів	Сума в рік, рублів
Канцелярія	1 450	17 400
сувеніри	580	7 000
перекушування	9 500	114 000
ремонт	1 700	20 600
транспорт	4 000	48 000
доставка	2 000	23 600
навчання	1 500	18 200
Програмне забезпечення	2 500	30 000
заходи	1 250	15 000
Разом	24 480	293 800

Майже 25 000 рублів на місяць - це приблизно як утримувати на півставки одного штатного співробітника (з урахуванням відрахувань «штатник» на фултайм обходиться в 39 000 рублів), а 300 000 на рік - це як старий седан. Такі витрати варто регламентувати. Розпишіть ваші витрати за запропонованими позиціях. Переміщати потрібні суми з однієї статті витрат в іншу можна, а загальний бюджет, закладений в місяць на побутові потреби, перевищувати не варто. Місяця через три знайдете закономірності і зможете планувати точніше.

Що допоможе заощадити

1. Уважний аналіз витрат

Це перший спосіб економити. Розуміючи, на що йдуть гроші, їх набагато легше контролювати.

Заведіть таблицю, куди будете заносити витрати. Введіть рубрики («Канцелярія», «Їжа», «Навчання» та інше) і маркіруйте витрати.
Призначте відповідального, щоб грошима розпоряджався одна людина. З ним інші будуть погоджувати всі витрати (або навіть брати у нього підзвітні гроші).
Збирайте і зберігайте всі чеки. Так ви зможете перевірити суму або уточнити статтю витрат.
Заведіть корпоративну карту і оплачуйте все, що можна, картою або за договором на рахунок - так можна уникнути плутанини з готівкою і чеками.

2. Нормування

Не варто боятися витрат на дрібні витрати, головне - розуміти, що вони є. Ведіть облік і закладайте їх в бюджет, тоді в потрібний момент гроші будуть.

Порахуйте середні витрати за місяць і надалі обмежте витрати цією сумою, якщо вона вас влаштовує. Якщо очевидна розтрата і перевитрата, урежьте.

3. Вибір закуповуваних ресурсів і постачальників

Подивіться, що можна купувати дешевше без втрати в якості (канцелярське приладдя, продукти, які довго зберігаються), і домовтеся про знижку як постійному покупцеві. Або навіть купите все необхідне оптом.

Сувеніри та роздаткові матеріали бувають різного рівня. Приблизно вдвічі можна зменшити витрати, якщо вибрати продумані, а не «шикарні» варіанти: візитки зі звичайного картону зі стильним дизайном замість розкішного крафтового матеріалу з тисненням, наприклад.

Економити на їжі чи ні - питання політики фірми. Можна обмежитися мінімумом запасів: вода, чай, кава і печиво для гостей.