Електронна пошта для багатьох як і раніше безальтернативний робочий інструмент і щоденні страждання. У кого-то сім вхідних листів, і він зараз їх швидко розбере. У кого-то 46 вхідних, але він їх теж разгребёт за день, тому що звик. Для кожної людини існує певний поріг кількості вхідних імейлів в день, з яким він може впоратися, не відкладаючи обробку на наступний день і, відповідно, не створюючи завалів в електронній скриньці. Можна назвати цей поріг «природним».
Якщо ж листів більше, ніж людина може обробити, то необхідно міняти свій підхід до email-менеджменту. Це дозволить збільшити поріг до необхідного в конкретному випадку значення. Потрібно встигати обробляти 100 листів в день? Значить, зможете і 100, тільки використовуйте в роботі з поштою правильну методику. Яку? Зараз розповімо.
Єдиним показником того, що людина справляється з поштою, є нуль входять в кінці робочого дня. Ключовий принцип грамотної обробки вхідних - розуміння того, що за лист перед тобою. Для початку потрібно навчитися чітко класифікувати листи і знати, що робити з кожним типом.
Всі вхідні листи можна розділити на сім категорій:
- Не потрібно відповідати, не обов'язково читати. Шляхи у таких листів два: архів або видалення. Якщо ви отримуєте чергову розсилку, яку ніколи не читаєте, то зробіть собі послугу - відпишіть. Одна дія в обмін на звільнення від десятків таких листів в майбутньому. Ми ж хочемо навчитися справлятися з потоком листів за день? З меншим потоком впоратися легше. Не бійтеся втратити щось важливе. Дійсно необхідна інформація потрапить до вас іншим способом і спливе перед вами ще як мінімум один раз.
- З вкладеними файлами. Це можуть бути повідомлення про необхідність щось оплатити або інформація для поточної або майбутньої роботи. Для таких листів корисно створювати окремі папки, але без фанатизму. Виходить дуже багато папок? Спрощуйте. Для того щоб знайти щось потрібне потім, потрібна не тисяча папок, а вміння використовувати пошукові функції поштовика.
- Відповідати за бажанням. Відповідь начебто не є обов'язковим, але іноді чемність корисна. Тут дійте виключно по ситуації.
- З запасом часу для ознайомлення. Цікаво читати, але не обов'язково. Намагайтеся відносити до цієї та попередньої категоріям якомога більше листів. Це ключ до ефективної роботи з поштою.
- Потрібно відповісти сьогодні. Тут все просто: берете і відповідаєте або зараз, якщо щось зовсім термінове, або в кінці робочого дня.
- Потрібно відповісти, але не сьогодні. Принадність електронної пошти в тому, що вона не чат і не телефон. Ніхто не очікує і не повинен очікувати оперативної відповіді по імейл, якщо про це не говориться в заголовку листа. Якщо терміном для відповіді названий якийсь день або ви самі знаєте і розумієте, протягом якого часу потрібно дати відповідь, то пишіть такі листи в відповідну папку. Наприклад, «Відповісти в понеділок», «Відповісти у вівторок» і так далі. Тепер створіть собі чек-лист, в якому є пункт «Вранці обробити пошту, відкладену на сьогодні». Для таких цілей також є спеціалізовані інструменти автоматизації: RightInbox для Gmail, FollowUpThen.com і FollowUp.cc.
- Незрозуміле лист. Бувають такі листи, які важко віднести до якоїсь із категорій. Чи не терзайте себе роздумами і домовтеся з собою відносити такі листи до однієї з перерахованих вище категорій.
Виходячи з такої класифікації, нам знадобляться папки для категорій № 2, 3, 4 і 6.
Правила ефективної обробки електронної пошти
- Виділіть 30 хвилин в кінці робочого дня для доведення інбокса до нуля. Це ефективніше, ніж намагатися миттєво реагувати на кожен лист. Люди не багатозадачні. Менше відволікань і перемикань - вище ефективність.
- Що робити з терміновими листами? Встановіть собі інтервал, з яким перевіряєте ящик протягом дня. Наприклад, раз на годину. Перевіряєте ящик на наявність термінових важливих листів і, якщо таких немає, повертаєтеся до роботи. Пам'ятайте перевага пошти: це не засіб для миттєвого взаємодії. Цілком можливо, що проблема, про яку говорилося в одному з нетермінових листів, вирішиться без вашої участі до кінця дня, або до кінця дня ви отримаєте більше інформації, що дозволить вирішити проблему швидше і ефективніше.
- У будь-який момент, коли ви не перевіряєте пошту, тримайте поштовик закритим. Вимкніть повідомлення. Позбавте себе від відволікаючого споглядання кількості листів, що надходять. Зараз у вас інша робота, а час для пошти ще не настав. У моменти сумнівів щодо правильності такого підходу пам'ятайте: ви не на атомній станції, але навіть якщо б були на ній, то про перегрів реактора вам в будь-якому випадку повідомили б не по імейл.
- Використовуйте своє прагнення вчасно закінчити робочий день для прискорення обробки пошти. Саме тому рекомендується розбирати інбокс до нуля в кінці дня. У вас 30 хвилин, і вам хочеться швидко з усім покінчити. По суті, виходить своєрідна гра, але ви можете і цілеспрямовано гейміфіціровать обробку електронної пошти.
- Пишіть коротко і по суті.
- Будьте позитивні і доброзичливі. Електронні листи здатні налагоджувати і руйнувати відносини. Замість вирішення дійсно важливих питань люди часом скочуються до спроб максимально делікатно і приховано назвати опонента ідіотом, і на цьому будується весь текст. Немає нічого дивного в тому, щоб висловити свій позитив адресату невеликий приємною фразою в тілі листа. Ваша доброзичливість повернеться до вас, а листування стане куди більш осмисленою і результативною.
- Розгрібати листи потрібно в зворотному порядку. І тільки так. Здається, що логічніше починати з більш старих листів, але ж наша мета - нульовий інбокс, а значить, до кінця робочого дня ми доберемося навіть до самого першого отриманого листа. Якщо ви зробите собі поблажку і почнете залишати останні отримані сьогодні листи на завтра, то вся методика перестає працювати. Навіщо вам взагалі вивчати грамотну роботу з поштою, якщо ви не дотримуєтесь фундаментальному правилу? Продовжуйте працювати, як раніше, і страждайте.
- Відкривайте тільки потрібні листи, відправляючи в архів або на видалення інші. Ми занадто зловживаємо підписками на непотрібні речі (підписка на Інфія, навпаки, дуже потрібна) і в результаті отримуємо більше інформації, ніж можемо прочитати. Як відрізнити потрібні листи? Є одне просте, але дуже дієвий правило: відкривайте тільки ті листи, що адресовані конкретним людиною особисто вам. Решта - в одну з описаних на початку статті категорій по ситуації.
- Створіть шаблони. Найчастіше відповіді на листи досить стандартні, тобто ви пишете одне і те ж. Помітили, що пишете цю фразу часто? Зробіть шаблон для швидкої копіпаст або створіть його в самому поштовому сервісі.
- Якщо пошта оброблена, а час ще є, то потрібно використовувати його раціонально. Йдемо в категорії листів № 3, 4 і 6 і наводимо там порядок.
Дана інструкція, в основі якої, як ви помітили, лежить правильна сортування, є прекрасним доповненням до більш загальних порад по роботі з поштою від головного виконавчого директора LinkedIn Джеффа Вейнера. Також не пропустіть 10 порад по роботі з поштою від Лео Бабаути. Насправді, існує безліч додаткових способів вичавити з електронної пошти максимум. Пробуйте застосовні для себе методики, аналізуйте результати і не забувайте залишати в коментарях свої власні поради щодо підвищення ефективності роботи з електронною поштою.
