Якщо при роботі з електронною поштою вам здається, ніби ви граєте в гру, де потрібно «наздогнати» молотком раптово вилазить то в одній, то в іншій норці крота, ви не самотні. Email за замовчуванням - головний канал бізнес-комунікацій. За оцінками Radicati Group, середньостатистичний офісний клерк отримує близько 100 електронних листів в день. Це число щорічно збільшується на 15%. У липні 2012 року консалтингова компанія McKinsey Global Institute опублікувала доповідь під назвою «Соціальна економіка: підвищення вартості і продуктивності за допомогою соціальних технологій» (The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies). У ньому сказано, що рядові співробітники проводять 28% свого робочого часу за менеджментом електронної пошти.
Вдумайтеся. Якщо у вас 50-годинний робочий тиждень, то 14 годин з них ви витрачаєте на читання і написання електронних листів. Навряд чи ви проводите стільки ж часу в Word, Excel або інших робочих програмах.
Можливо, ці цифри не були б проблемою, якби email дійсно був ефективним каналом зв'язку. Вірніше, він є таким для деяких компаній. Але в більшості випадків це не так. Зрозуміло, електронна пошта має право на існування, але не варто захоплюватися. Дослідження показують, що постійна перевірка вхідних знижує рівень IQ.
За останні роки електронна пошта стала справжнім бичем бізнес-комунікацій. Проте не варто звинувачувати її у всіх бідах. Звинувачувати технології зручно: це хороша відмазка, щоб не виглядати в дзеркало. Адже якщо ми заглянемо всередину, то зрозуміємо, що проблема не в email як такому, а в тому, як ми ним користуємося.
Суть не в тому, щоб відмовитися від електронної пошти (хоча деякі так і роблять). Суть в тому, щоб використовувати її раціонально.
З чого почати?
Зрозумійте, email ≠ бесіда
По електронній пошті можна вести діалог так само, як в реальному житті. Між листами завжди є тимчасові проміжки, і текстові послання не передбачають тісних дружніх проявів до співрозмовника. Джастін Крюгер (Justin Kruger) з Нью-Йоркського університету і Ніколас Еплі (Nicholas Epley) із Чиказького університету довели, що через відсутність невербальних сигналів люди невірно трактують електронні повідомлення.
Психологи встановили, що правильно інтерпретувати настрій в текстовому повідомленні виходить лише в половині випадків. Смайли, на жаль, не допоможуть, наприклад, відрізнити гумор від сарказму. Це часто призводить до непорозумінь. Чи готові ви кожен раз підкидати монетку в спробах вгадати, чи зрозумілий співрозмовнику ваш посил?
Дотримуйтесь правило трьох листів
Прийнявши той факт, що email не найкраще місце для задушевних бесід, переходите до дій.
Використовуйте правило трьох листів: якщо питання не вирішене за три імейл, потрібна особиста зустріч.
Воно може бути застосовано для вирішення як адміністративних завдань (наприклад, планування зборів), так і особистих. Воно збереже вам багато часу і вбереже від безлічі розчарувань. Однак подобається воно далеко не всім, будьте готові до невдоволення деяких товаришів. З розумною часткою допущення, але пора позбавлятися від установки «з усіх питань є пошта».
Чи не вирішуйте термінові справи по email
Якщо проблема дійсно важлива і вимагає негайних дій, які не вирішуйте її в електронному листуванні. Для цього є телефон. Нехай це стане правилом у вашій компанії.
Не використовуйте email для управління завданнями
Електронна пошта - це не таск-менеджер. Але багато хто використовує email саме в цій іпостасі. Не дивно, що вони постійно відволікаються. Відкрив ящик, щоб звіритися з завданнями, а на тебе обрушився потік робітників і особистих повідомлень. Легко переключитися на них, забувши, для чого ж відкривав поштовий клієнт.
Для управління завданнями є окремі програми: Todoist, DropTask, Flow і інші. Це не заміна електронної пошти, вони спрямовані на цілі, яких ви намагаєтеся досягти.
Те ж саме з управлінням проектами. Trello, Asana або Basecamp - зручні та доступні інструменти, які позбавлять вас від кілометрових ланцюжків повідомлень.
Не ставтеся до спілкування як до видобутку вугілля в шахті
Мало хто вільні в своїх трудових відносинах. Багато хто ненавидить свою роботу, в тому числі тому, що не можуть вибирати собі колег, клієнтів і партнерів. Деякі з них занадто «зайняті», щоб говорити по телефону - краще напишуть десяток повідомлень замість того, щоб за дві хвилини обговорити все на словах.
В цьому випадку потрібно звернути увагу на манеру їх спілкування (слова, обороти і так далі). Запитайте себе, чи дійсно ви хочете взаємодіяти з людьми, шарахатися від телефону і розмовної мови. Придивіться до претендентів вакантної посади у вашій компанії, потенційним клієнтам або можливим майбутнім постачальникам. Якщо вони спочатку спілкуються так, немов видобувають руду в шахті, то які шанси, що вони зміняться?
Пам'ятайте про життя поза email
Вона є! Не бійтеся закривати поштову скриньку. Світ не завалиться. Це очевидно, але для багатьох може стати одкровенням. Так, в компанії Klick Health заборонили співробітникам користуватися електронною поштою. За словами її генерального директора, email - це інструмент, який чи контроль над собою іншим людям.
А як думаєте ви: чи дійсно електронна пошта управляє людьми, нав'язуючи їм завдання і порядок їх виконання?
