Новий сайт EMAIL CHARTER ділиться з нами десятьма правилами, які все ще можуть врятувати час всіх користувачів при роботі з електронною поштою, яка все більше і більше топить нас і захоплює весь вільний час. І залежить все не тільки від числа повідомлень, що падають вам. Часто проблема в тому, що люди просто не роблять прості речі, здатні заощадити годинник і роки життя людям, з якими ви працюєте.
Отже, нижче 10 пунктів / рад цієї хартії.
1. Поважайте час одержувача
Це фундаментальне правило. Як відправник, ви ПОВИННІ подумати, як мінімізувати процесинг вашого листа. Навіть якщо вам доведеться витратити більше часу на його написання.
2. Коротко - не означає грубо
Робіть відповіді в листах зрозумілими, але не займайтеся графоманством Читати будете твір чи не ви і, ймовірно, не тільки ваш одержувач.
3. Вносьте ясність
Почніть з теми повідомлення і, якщо можливо, додайте статусні теги.,,,, … Якщо в листі буде більше п'яти пропозицій, то розкрийте суть листа без хитрих оборотів. Уникайте дивних шрифтів або квітів.
4. Задавайте прості питання
Поганий манерою вважається вставка чотирьох абзаців тексту з попередньої листування і питанням «У кого які думки?» Так часто роблять, повірте. Питання краще ставити після резюме прочитаного вами і з обмеженим числом відповідей. наприклад:
Я надіслав вам Договір. Коли ви зможете його підписати:
а завтра;
б) на цьому тижні;
в) потрібні узгодження.
Так ви виключаєте часто розлогі обговорення, які можуть зародитися лише тому, що комусь нічим більше зайнятися.
5. Обережніше з CC:
Не додавайте в копію листів купу людей просто про всяк випадок. Це збільшить час відповіді, з'їсть купу часу і часто може зробити питання нерозв'язним. Всі пам'ятають легендарну переписку співробітників одного з банків?
6. Не тягніть всю переписку хвостом
Багато листування затягуються і виростають величезні хвости минулих листів. Не тягніть їх. Тільки уявіть, що належить новоприбулого в СС колезі або партнеру. Краще залиште 3-4 останніх відповіді і перекажіть своїми словами минулі домовленості.
7. Боріться з картинками
Не використовуйте графічні об'єкти в підпису, які показуються деякими програмами як вкладення. Кожен раз ви змушуєте перевіряти, що там новенького у вкладенні. І не вкладайте текстову інформацію у вигляді файлу, якщо її можна вставити текстом в лист.
8. Користуйтеся прийнятими кодами EOM або NNTR
Додаючи в тему повідомлення символи EOM (= End of message) ви говорите, що обговорення закрито. А NNTR (= No need to respond) - що відповідати не обов'язково. Це економить і одержувача і ваш час і ви не отримаєте ще одного листа з питанням на кшталт «Так, а від мене що потрібно щось?»
9. Обмежуйте відповіді
Ви не зобов'язані відповідати на будь-який лист. Особливо, якщо воно безпосередньо не адресовано вам, а ви стоїте тільки в CC. Не пишіть щось на кшталт «Спасибі за раду», «Дякуємо за допомогу» або «О, круто!» Це не реальне спілкування і тут свої правила, головне з яких - економія часу один одного.
10. відключати!
Ми всі домовилися витрачати менше часу на e-mail, ми всі хочемо отримувати менше листів. Спробуйте зарезервувати половину робочого дня і довести до колег, що вас не буде на електронній пошті. Або візьміть за правило проводити вихідні без e-mail. А ще дайте в автовідповідачі у вихідні посилання на цей пост.
Підписати хартію можна тут.
