Скільки разів на день ви перевіряєте свій e-mail? Скільки листів ви відправляєте кожен день? Скільки з них йдуть з позначкою «важливо» ?! І, нарешті, скільки з цих листів так і залишаються без відповіді? Писати «правильні» листи, на які людина просто не може не відповісти, потрібно вміти. Виявляється, є люди, які проводять на ці теми цілі семінари, і вони (семінари) користуються досить великим попитом.
Хочете швидко отримувати відповіді на важливі листи? Є цілих 5 перевірених способи отримати бажане.
Своїм досвідом ділиться Джеймс Кліар (James Clear), засновник passivepanda.com.
1. Пишіть короткі листи.
Люди люблять відкладати не надто важливі справи. А якщо до них на пошту прийшло ніби як важливе, але дуже довгий лист - це ще один привід відкласти відповідь. Складно швидко відповісти на довгий лист. По-перше, його треба прочитати. По-друге, усвідомити і обдумати те, що там написано. І, нарешті, по-третє, на нього потрібно написати зрозумілу відповідь. Більш того, такі довгі листи можуть часто містити в собі дуже багато питань і різних тем. А це створює додаткові труднощі з виділенням головної теми або питання, що в свою чергу знову призводить до відкладання цього листа в довгий ящик.
На короткий e-mail набагато простіше дати короткий, зрозумілу і, що найголовніше, швидку відповідь. Один лист - одна тема або питання!
Пишіть листи рідше
Якщо ви відправляєте співробітника багато листів, в кінці-кінців він просто звикає до того, що кожне вранці в його поштовій скриньці вже чекають два або три ваших листи. Ну не відповість він зараз - як різниця? Трохи пізніше ви надішлете йому ще один лист-нагадування з тим же питанням.
Чи не привчайте людей до того, що ви можете написати скільки завгодно листів в будь-який час. Навчіть людей цінувати ваші листи, надсилаючи їх тільки тоді, коли у вас є дійсно важлива і цінна інформація.
Завжди просіть відповісти на ваші листи
Звучить просто, але ми дуже часто забуваємо це робити. Ми можемо як завгодно розписувати проблему в листі і навіть накидати кілька можливих рішень, але при цьому ми часто забуваємо чітко попросити відповісти на цей e-mail. Для нас, як відправників листи, наступний крок - відповідь на нього, очевидний. Але він може бути не очевидний для одержувача. Особливо якщо лист надіслано в розпал робочого дня або в гарячу пору відповідей і всіляких дедлайнів.
Не забувайте в кінці листа завжди чемно просити відповісти на нього, тому що це важливо для вас і для одержувача.
Почніть з конкретних термінів
Ще одна причина відкладання відповідей на лист - це його не озвучена терміновість або дата, до якої потрібно дати відповідь. Система «гарячих термінів» давно прижилася у нас і як би не зволікали виконання завдання, ми все одно знаємо, що до певного числа ми просто зобов'язані його виконати. Те ж саме стосується і листів. Вкажіть в перших декількох реченнях терміни, до яких вам кров з носу потрібно отримати відповідь на цей лист.
Один лист - один одержувач
Дуже спокусливо написати лист і вказати відразу кілька одержувачів. Багато хто так і робить, правда? Не купуйтеся на легкість і швидкість. Витратьте трохи більше і відішліть листа кожному індивідуально. Ось побачите, ви отримаєте свої відповіді набагато швидше, ніж при колективної розсилці. Причина? Справа в тому, що коли людина бачить в адресному рядку кілька одержувачів, відразу спрацьовує перекладання відповідальності на когось із цього списку. Одержувач сподівається, що хтось інший зі списку відповість на поставлене запитання. У підсумку ви можете залишитися зовсім без відповіді.
Якщо ж вам все-таки потрібно відправити повідомлення групі людей, постарайтеся в листі чітко задати питання або поставити завдання кожному з перерахованих в списку. Тобто виходить загальне повідомлення з індивідуальними завданнями.
Намагайтеся бути гранично коректним в будь-яких ситуаціях (ніхто не любить грубіянів) і задавати конкретні питання з чіткими часовими рамками їх виконання.
