Непідробний інтерес читачів Інфіяа до статті про 10 функціях Microsoft Word, які корисно застосовувати в своїй роботі, дав зрозуміти, що тему варто розвивати. Що ж, давайте продовжимо.
1. Замініть шрифт за замовчуванням
Ваші особисті переваги і стандарти корпоративного діловодства зобов'язують застосовувати деякий шрифт певного розміру, наприклад Arial, 14 пунктів. Шкода, звичайно, що Word про це не здогадується і раз по раз після запуску пропонує друкувати Calibri, 11 пунктів. Тому ви знову і знову міняєте шрифт для кожного нового документа. На це йдуть секунди, а в масштабах прожитих років - годинник. Може, пора раз і назавжди з цим розібратися?
Вкажіть шрифт і його розмір, який буде використаний за замовчуванням у всіх нових файлах.
Перейдіть у вкладку «Головна», активуйте діалогове вікно «Шрифт», задайте потрібні значення і натисніть на кнопку «За замовчуванням», розташовану в лівому нижньому кутку. Вас перепитають, чи варто зберегти зміни для поточного файлу або для всіх документів. Сміливо погоджуйтеся на друге.
2. Використовуйте базу синонімів
Звичайно, наукові посібники з точних дисциплін і юридичний документообіг з суворою лексикою не терплять підміни термінів. Але в полуделовом і повсякденному листі цілком прийнятно (а то і просто необхідно) вживати різні слова зі схожими значеннями. Так ваш текст втратить монотонність, поліпшить читаність, придбає забарвлення і в цілому виставить вас в кращому світлі. Однак як бути, якщо словниковий запас не настільки великий або голова відмовляється думати? Без кінця повзати в браузер за допомогою?
Вбудований в Word тезаурус допоможе вам без зайвого клопоту підібрати синонім.
Знайдіть часто повторюване слово і клацніть по ньому мишею з затиснутою клавішею Alt. У правій частині екрана відобразиться інформаційне вікно, внизу ви і знайдете словник синонімів.
3. Швидко рухайте елементи списку
Не секрет, що марковані й нумеровані списки полегшують сприйняття інформації. Око чіпляється за їх окремі складові і передає розібрану структуру нашого мозку, що полегшує запам'ятовування. Саме тому реклама, презентації, звіти і плани на життя дуже часто будуються за принципом списків. Все б добре, але далеко не всі хочуть з ними зв'язуватися насамперед через незручності форматування. Окремий випадок - переміщення рядків відносно один одного, яке зазвичай проходить під акомпанемент безперервного копипаста. Досить насильства над C і V.
Комбінація Alt + Shift + ↑ (↓) перемістить поточний елемент в заданому напрямку.
Втім, ці гарячі клавіші працюють і для абзаців. Ви можете вклинювати шматки тексту навіть між пунктами списку.
4. Застосовуйте нерозривні прогалини
У бухгалтерів і економістів є золоте правило: нулики і інші цифри від великих сум не повинні розноситися по різним рядкам. Приблизно така ж установка є у секретарів, на думку яких ініціали не повинні відвалюватися від прізвищ. Але Word не обтяжує себе чужими професійними звичками і без докорів сумління розлучає нерозлучні. І тут багато незміцнілі жіночі психіки починають здавати. Купи непристойностей адресуються системному адміністратору (чоловікові, клієнту, Гейтсу), після чого просто видаляються прогалини, а з ними, здається, і проблеми. «Нагорода» самообману - нерозбірливість і недоладність.
Нерозривні прогалини перешкоджають поділу рядків в зазначеному місці для більшої зручності читання. Натисніть Shift + Ctrl + «Пропуск» для вставки нерозривного пробілу.
Нерозривні прогалини корисно проставляти в скороченнях (наприклад, т. Д.), Між числами і одиницями виміру (наприклад, 100 кг), між спеціальними символами і відносяться до них числами (наприклад, № 55). У режимі відображення недрукованих знаків нерозривний пробіл виводиться у вигляді гуртка.
5. Використовуйте коди полів
Продовжимо тему магії електронних папірців і віртуальних грошей. Досвідчений працівник фінансового сектора застосовує у своїй роботі настроюються поля. Вони використовуються як наповнювачі для змінних даних в шаблонному файлі.
Робота з кодами полів може здатися вам трохи незручною, але при належній вправності в типових документах вона все ж корисна. Досить внести невелику правку в стандартний договір надання послуг, оновити поля, і вам не доведеться передруковувати купу тексту.
Наприклад, за допомогою кодів полів легко переводити шестизначні (шкода, що так мало) числа в пропис. Ця звичайна практика дозволяє уникнути непорозумінь, якщо ваш партнер захоче домалювати парочку цифр в уже роздрукований документ. Інший поширений випадок - вставка дати створення документа.
Комбінація Alt + F9 перемикає режими відображення кодів полів і їх значень.
Перейдіть на вкладку «Вставка», знайдіть «Експрес-блоки» і клікніть по «Полю». Хоча можна вчинити і простіше: натисніть Ctrl + F9. Коли з'являться фігурні дужки, введіть всередині них команду = 989152 \ * CardText. Редактор пропише вказане число як "дев'ятсот вісімдесят дев'ять тисяч сто п'ятдесят два".
З полями, їх кодами і ключами ви можете створювати набагато складніші речі. Зустрітися з цим потужним інструментом, і автоматизація вашої роботи суттєво розшириться.
6. Встановіть пароль на відкриття документа
Несанкціонований доступ до вашого комп'ютера, флешці або хмарного сховища може добряче попсувати нерви і гаманець. Гаразд, негідник прорвався в банк, але розкрити осередок йому ще належить. Спробуй, милок, 128-бітове шифрування AES, яке, між іншим, застосовується американським урядом для захисту відомостей, що становлять державну таємницю. Саме такий рівень безпеки пропонує Word своїм користувачам.
Пам'ятайте, у вас не вийде відновити втрачений пароль. Такої можливості просто немає.
Перейдіть до вкладки «Файл», змістивши вниз, до «Відомостям», клацніть по кнопці «Захистити документ» і виберіть «Зашифрувати паролем». До ваших послуг максимум з 255 символів з урахуванням регістру. Для зняття захисту відкрийте документ і просто видаліть пароль в тому ж самому місці.
7. Обмежте внесення змін
Буває, що чиясь прибирання квартири перетворює ваш рідний упорядкований хаос в чужорідний непідконтрольний порядок. Таке ж невиразне почуття подяки виникає, коли хтось намагається попрацювати над вашим невинно ідеальним текстом. Як бути, якщо цілком запароліть все ж не можна? Дозвольте «благодійнику» дивитися, але не чіпати, обмеживши внесення змін.
Обмеження форматування дозволяє внесення лише заданих вами змін або активує режим «Тільки читання».
Перейдіть до вкладки «Файл», змістивши вниз до «Відомостям», клацніть по кнопці «Захистити документ» і виберіть «Обмежити редагування». Ви можете заборонити деякі стилі, вказати частини тексту і користувачів, на яких заборони не діятимуть, а також задати типи узгоджених змін.
8. Використовуйте автозаміну
Убойная, Недооцінена, рідко використовувана функція Word, якій чомусь цураються користувачі настільних комп'ютерних систем. Дуже дивно, але ці ж люди не уявляють свого життя без режиму автозаміни на мобільному. Як на мене, причиною непорозуміння є банальне незнання, адже налаштування приховані у чорта на задвірках.
Навіщо це потрібно? Частенько буває, що ви володієте сліпим методом друку, але ваші пальці навідріз відмовляються правильно набирати певний порядок букв в певних словах. Найзапекліші випадки якраз і варто передбачити в автозаміні. Також корисно, наприклад, скоротити написання свого прізвища та ініціалів до трьох букв. Банально, але рятує час.
За допомогою автозаміни легко скоротити написання складних слів, словосполучень і навіть пропозицій за все до пари символів. Друга корисна грань - виправлення ваших особистих типових помилок і друкарських помилок.
Перейдіть до закладки «Файл», відкрийте «Параметри», виберіть «Правопис» і клацніть по «Параметри автозаміни». Заповніть графи «Замінити» і «На». Готово. Швидкість вашої друку повинна підрости.
9. Обов'язково зробіть резервні копії документа
Ймовірно, і на вашому серці є парочка шрамів, отриманих після раптового відключення електрики або ненавмисного вилучення знімного накопичувача. Такі випадки змушують користувачів купувати блоки безперебійного живлення і скорочувати інтервал автозбереження файлу. Але є і третій рубіж захисту ваших документів - створення резервної копії, яка буде корисна під час відновлення даних після непередбачених проблем.
Резервні копії файлів можна використовувати не тільки для відновлення пошкоджених файлів, але і в якості архіву попередніх версій документа.
Перейдіть до вкладки «Файл», зверніться до «Параметри», перейдіть на пункт «Додатково» і знайдіть блок «Збереження». Тут і причаїлася опція «Завжди зберігати резервну копію».
Резервне копіювання зберігає лише останній стан збереженого документа, але не містить проміжних змін.
10. Підганяйте «хвостики» сторінок
Упевнений, що і вам траплялися неслухняні тексти, «хвостики» яких підло перевалюються з однієї сторінки на іншу. І як не хочеться роздруковувати дві сторінки замість однієї! Боротьба за економію йде по всіх фронтах: видаляються рядки, зменшується відстань між буквами, урізаються поля. Але не завжди екстрені заходи дають результат, а якщо і дають, то ціною великої кількості часу. А все тому, що користувачі не знають про функції «Скоротити на сторінку».
Функція «Скоротити на сторінку» намагається стиснути текст на одну сторінку за рахунок незначного зменшення розміру і інтервалів тексту.
Перейдіть до налаштувань стрічки швидкого доступу, виберіть «Інші команди», переведіть з'явилося меню на «Всі команди», після чого перелістніте список до команди «Скоротити на сторінку» і перекиньте її в праве віконце. Тепер всього один клік відділяє «хвостик» від обрізання.
Розглянуті функції з великою часткою ймовірності присутні в Word 2007/2010 і вже точно в редакції 2013. Рекомендую оновитися до найсвіжішої версії текстового редактора, якщо ви ще цього не зробили.
